Önnek ajánljuk!

Nyitott pozíciók, amik érdekesek lehetnek az Ön számára!

Munkahelyi kontextusban gyakran hallhatjuk a „Nem volt időm” szófordulatot – ami tulajdonképpen annyit jelent, hogy az illető nem szánt időt az adott feladat elvégzésére. Az idő, vagy épp annak hiánya többek között azért sem tehető felelőssé egy-egy teendőnk elmulasztásáért, mert mindannyian ugyanannyi idővel gazdálkodunk – egy napra 24 óra jut, amelyet mi töltünk meg tartalommal. Ha rendszeresen azon kapjuk magunkat, hogy a fenti mondattal mentegetőzünk, és csak tologatjuk magunk előtt az egyre tornyosuló feladatokat, ideje új mederbe terelnünk az idővel való kapcsolatunkat. Danyi István időgazdálkodási szakértő tippjei következnek.   

Felelősségvállalás mindenek előtt

A „nincs időm” frázis gyakori használata arra utal, hogy nem a mi kezünkben van a kontroll. Bizonyos esetekben, amikor újabb és újabb feladatok árasztanak el minket, teljesen érthető, ha ez a benyomásunk, ám a feltételezés, hogy semmit sem tehetünk azért, hogy időt nyerjünk, rendszerint téves. „Jó, ha megjegyezzük: arra kell, hogy időnk legyen, ami a legfontosabb. Azok a feladatok élveznek prioritást, amelyekkel értéket teremtünk. Arról viszont, hogy 4-5, számunkra egyaránt fontosnak tetsző teendő közül melyik a legkritikusabb, nem egyedül kell döntenünk – az ilyen kérdések tisztázásában a felettesünk tud segíteni” – világít rá István, aki szerint az, ha rendszeresen túlvállaljuk magunkat, paradox módon éppen a felelősségvállalás hiányát jelezheti. 

„A legtöbben itt rontjuk el – mindent kérdés és előzetes időfelmérés nélkül elvállalunk, mindent magunkra veszünk, és jellemzően csak akkor tekintünk rá a naptárunkra, valamint az időbeosztásukra, miután már ígéretet tettünk valamennyi sürgős teendő elvégzésére. Ebből két dolog sülhet ki: vagy halálra dolgozzuk és túlórázzuk magunkat, hogy mindennel időben végezzünk, vagy pedig miután beszorítunk a napba annyi feladatot, amennyit csak tudunk, a maradékot egészen egyszerűen figyelmen kívül hagyjuk, és – nem törődve ennek következményeivel – átütemezzük egy későbbi időpontra. Egyik forgatókönyv sem ideális – az első ismétlődése kimerüléshez és kiégéshez vezethet, míg a második gyakori előfordulása hitelességünkön, szavahihetőségünkön ejthet súlyos csorbát” – magyarázza a szakértő, aki szerint a megoldás a tervezésben, teljesítőképességünk határainak megismerésében, valamint a kommunikációban gyökeredzik.

Lássuk, mit tehetünk! 

Tervezzünk pesszimistán! 

Elterjedt probléma, hogy általában optimális időbecsléseket használunk – vagyis rendkívül optimistán becsüljük meg egy adott feladatunk, kötelességünk teljesítéséhez szükséges időt. „Egy amerikai kutatás 2 fókuszcsoport segítségével vizsgálta ezt a jelenséget: ugyanabban a városban dolgozó, külterületen élő emberek 2 csoportját kérdezték meg, mennyi idő alatt érnek be reggelente a munkahelyükre. Az egyik csoport kérdését kiegészítették azzal a tényezővel, hogy minden tökéletes – tehát sem dugó, sem közlekedési baleset, sem más negatív tényező nem növeli az útvonal megtételéhez szükséges időt. A két csoport meglepő módon közel azonos válaszokat adott” – meséli interjúalanyunk, majd folytatja: 

„Ez is bizonyítja, hogy jellemzően figyelmen kívül hagyjuk mindazon, rajtunk kívül álló tényezőket, amelyek a mindennapi életünk elkerülhetetlen velejárói – egy kolléga hozzánk intézett sürgős kérése, egy váratlan internetkimaradás, vagy akár pusztán a fáradtságból eredő lassabb munkavégzés is befolyásolhatja, hogy mikorra végzünk a feladatainkkal. Érdemes ezért minden negatív eshetőséggel, zavaró körülménnyel kalkulálni, és ezekre időt hagyva elkészíteni az időbeosztásunkat – javasolja István.

Ha pedig a napunk megtervezése közben rájövünk, hogy egyes feladatokat el kell halasztanunk, át kell ütemeznünk, mindenképpen kommunikáljuk a késést a feladatot kiadó munkatársunk vagy felettesünk felé. „Egyeztessünk, ne tényként közöljük, hogy ez ma nem fér bele. Kérdezzük meg, problémát jelentene-e a késés, és ha igenlő választ kapunk, kezdeményezzünk további párbeszédet az egyéb feladatok gazdáival – így átszervezhetjük a kevésbé sürgős intéznivalókat, és elkerülhetjük, hogy szétszórt, megbízhatatlan benyomást keltsünk” – világít rá a szakértő. 

Feladatok vagy szükségletek?

Gyakori szarvashiba az is, hogy a to-do listánk összeállításakor nem számolunk az olyan, magától értetődő szükségleteinkkel, mint az ebéd, a frissítő hatású kávészünet, vagy épp a mosdóhasználat. Az otthoni munkavégzés során előfordulhat, hogy néhány óránként a háziállataink, vagy gyermekeink is igénylik a figyelmünket. „Erre megoldást jelenthet, ha blokkoljuk a napjainkat, és (a korábban említett pesszimista becslést használva) minden egyes teendőnkre – kapcsolódjon az akár a konkrét munkafeladathoz, akár valamely szükségletünk kielégítéséhez – külön időt ütemezünk be”– tanácsolja interjúalanyunk. 

„Ha azt vesszük észre, hogy hirtelen a nap 12 órája foglalt lett, kezdődhet a sakkozás! Bármennyire fontosak is a feladataink, a fiziológiai szükségleteinket nem ignorálhatjuk – időről-időre szükségünk van néhány percnyi megállásra, hogy produktívan tudjunk tovább tevékenykedni. Ennek érdekében lefaraghatunk az egyes, könnyebb, ismétlődő tennivalókra szánt időből, elnapolhatjuk a legkevésbé sürgőseket, vagy élhetünk a hatékonyságnövelés eszközével is – ilyenkor a már rutinná vált cselekvések elvégzési idejét igyekszünk csökkenteni. Ne feledjük továbbá azt sem, hogy az egyes feladatokon, kihívásokon és problémákon való gondolkodás, vagyis a mentális munkavégzés is ugyanúgy időigényes, mint az aktív tevékenységek – hagyjunk ezekre is elegendő időt” – javasolja István.   

Nem akarásnak… 

Sokunknak ismerős lehet a humoros mém, amelynek egyik felében a „Holnap produktívan, korán kezdem a napot” felütés, a másik felén pedig egy kialvatlan, kócos, szundigombot nyomogató illető szerepel – akivel könnyen azonosulunk. Az efféle halogatás, illetve a magunknak tett ígéreteink megszegése mögött a legtöbb esetben a motiváció hiánya áll. 

„Mindenkinek az egyéni motivációja és céljai mentén érdemes célokat kitűznie. Fontos, hogy tisztában legyünk azzal is, hogy ha csak és kizárólag a pénz, a fizetés tartja bennünk a lelket egy egyébként régóta kedvetlenül végzett feladatkörben, akkor nem lesz energiánk az ideális, idilli, korán induló reggelekre. Az akaraterőnk ugyanis véges, és ha nem szeretjük a munkánkat, ha nem lelünk örömet abban, amit csinálunk, akkor az akaraterőnk javarészét arra használjuk majd, hogy rávegyük magunkat a felkelésre, a munkába indulásra, így pedig nem lesz elegendő a plusz energiák mozgósítására. Míg ha tudjuk, miért csinálunk valamit, és szívvel-lélekkel végezzük a dolgunkat, akkor a motivációnk erőlködés nélkül is vezet majd minket” – hangsúlyozza interjúalanyunk. 

Most, hogy megértettük, miért olyan élhetetlenek túlzsúfolt munkanapjaink, fogadjuk meg a szakértő tanácsait, és vegyük át az irányítást időnk és feladataink felett! Ha a hatékonyságunk azonban azért csökken, mert egy ideje már más feladatokra, új kihívásokra vágyunk, adjunk esélyt magunknak! Frissítsük vagy egészítsük ki önéletrajzunkat, majd töltsük fel ide, hogy személyre szabottan válogathassunk az álláslehetőségek között! Maradjunk mindig naprakészek, kérjünk  hírlevelet és Facebook értesítést is!

 

 

Készítette: Profession.hu

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, karrier, időszervezés, időbeosztás, hatékonyság