Így tegyük le a feladatainkat a nyaralás előtt!
Tervezés, priorizálás, delegálás – így szabaduljunk meg az extrém munkamennyiségtől utazás előtt!
Önnek ajánljuk!
Kikértük a szabadnapjainkat, kiválasztottuk a nyaralás helyszínét, megterveztünk az utazást és a programokat, és már úton is vagyunk a tökéletes szabadság és felszabadultság felé - de hiába nem dolgozunk elméletben, mégsem sikerült mindent elintéznünk időben és a kollégáink is mindig megzavarnak egy-egy fontos kérdéssel, amire ha nem válaszolunk, tudjuk, hogy miattunk fog állni a projekt. Így bár minden adott lenne ahhoz, hogy végre feltöltődjünk, fejben mégis visszahúz a munkahelyünk, nem tudunk kikapcsolni és a legkevésbé sem indul stresszmentesnek a nyaralás. Talán ismerős lehet tavalyról vagy korábbi nyaralásokról az érzés, hogy hiába mentünk szabira, tulajdonképpen végigdolgoztuk a hetet – most menjünk elébe a dolognak és ne csak az utazást tervezzük meg, hanem a távozásunkra is készüljünk fel! Tippeket hoztunk, hogyan tegyük le a feladatainkat a vakáció előtt és hogyan delegáljuk, amiket más is el tud végezni helyettünk!
Tervezzünk és priorizáljunk
A nyaralás előtti hetekben üljünk le és írjunk össze minden felmerülő feladatot, aminek el kell készülnie az indulás előtt! Rangsoroljuk őket fontossági sorrend szerint és határozzuk meg az időkereteket, amelyeket az elvégzésükre tudunk szánni! Tűzzünk ki reális határidőket minden feladatra és tartsuk is magunkat hozzá, hogy elkerüljük az utolsó pillanatra maradt kapkodást! Ha úgy látjuk, hogy vannak munkák, amelyekre már nem marad időnk, vagy a határideje belecsúszik a szabadságunkba, lehet, hogy delegálnunk kell a feladatot egy másik kollégánknak, hogy időben és megfelelő minőségben el legyen végezve a munka.
Így delegáljunk
Ha végigvettük az összes feladatot, amivel el kell készülnünk, és úgy látjuk, hogy át kell adnunk valamit egy kollégánknak, üljünk le vele beszélni már jóval a nyaralás előtt és tisztázzuk, pontosan miben szeretnénk kérni a segítségét! Sok munkahelyen alapvető, hogy ha valaki szabira megy, van egy helyettese, aki válaszol helyette az e-mailekre és a kisebb feladatokat elvégzi, máshol viszont egyáltalán nincs ennek kialakult rendszere és egymás között kell megbeszélnünk, hogy ilyen esetben mitévők legyünk. Megállapodhatunk például, hogy az egyik kollégánk kisegít minket a szabadságunk alatt, hogy ne kelljen munkával foglalkoznunk, cserébe pedig mi is a rendelkezésére állunk, amikor ő utazik el. Ha vannak olyan feladataink, amelyek időhöz vannak kötve, esetleg valaki számít a munkánkra ahhoz, hogy tovább tudjon vinni egy projektet, különösen fontos, hogy találjunk egy megoldást a helyettesítésünkre, hogy ne kelljen a nyaralásunk közepén leülnünk dolgozni. Értesítsük a munkatársainkat és ha vannak, akkor az ügyfeleinket is a közelgő távollétünkről és arról, hogy ki lesz az elérhető személy addig, amíg mi szabadságon vagyunk! A legtöbbször az e-mail fiókunkban beállított automatikus üzenet lesz a legnagyobb segítségünkre, amiben megadhatjuk a távollétünk időpontját és egyedi esetben az alternatív elérhetőségünket.
Határozzuk meg, mi számít vészhelyzetnek
A delegálás nagyon hatékony tud lenni, de csak akkor működik igazán, ha a kollégánk nem fog naponta tizenötször ránk írni chaten, hogy pontosan mit kell csinálnia egy-egy helyzetben. Tisztázzuk le vele előre, hogy mikor mit kell tennie és szabjunk meg egy határt, hogy honnantól minősül vészhelyzetnek egy adott probléma, amikor már valóban fontos, hogy elérjen minket. Mivel ez minden munkahelyen egyedi, ezért ezt nekünk kell mérlegelnünk és eldöntenünk. A nagyobb cégvezetők például, akik extrém terhelésnek vannak kitéve a munkanapjaikon, általában úgy teszik le a munkát, hogy lekapcsolódnak minden munkával kapcsolatos applikációról, a céges e-mailezésről és fel sem veszik a telefont, illetve csak olyan vészhelyzet esetén keresheti őket a kijelölt helyettesük, amikor jelentős pénzügyi problémákkal szembesül a cég és azonnal dönteni kell.
Kérjünk segítséget
Ha túl sok a teendőnk és a delegálás sem olyan egyszerű, mint ahogy hangzik, ne féljünk segítséget kérni! A legtöbbször a kommunikáció a kulcs, amivel áthidalható minden probléma. Ne feledjük, hogy senkinek sem az érdeke, hogy ne tudjuk kipihenni magunkat és ugyanolyan stresszesen érkezzünk vissza a vakációnkról, mint ahogy elmentünk, tehát biztosak lehetünk benne, hogy ha segítséget kérünk, lesznek a kollégáink között olyanok, akik nagyon szívesen beugranak helyettünk, amíg távol vagyunk. A mi elsődleges feladatunk pedig legyen az, hogy megfelelően ki tudjuk pihenni magunkat és lazítsunk, hogy aztán visszatérve újult erővel és friss motivációval vethessük bele magunkat a mindennapokba!
Nem biztos, hogy ennyi feladat mellett el tudunk menni szabadságra? Ebben és ebben a cikkünkben összeszedtük, miért fontos mégis időt szakítanunk rá.
Készítette: Kövecses Evelin
