Amikor minden sürgős

Amikor minden sürgős

Sokak számára az év utolsó munkával töltött napjai zajlanak, amikor jellemzően sokkal több a feladat, mint amennyi idő és energia a rendelkezésünkre áll. Lássuk, mit tehetünk!

Önnek ajánljuk!

Nyitott pozíciók, amik érdekesek lehetnek az Ön számára!

Az ünnepek előtti időszak éppen olyan, mint amikor a nyári szabadságra, vagy egy utazásra készülünk: az az érzés munkál bennünk, hogy mindennel kész kell lennünk, hiszen csak úgy hagyhatjuk magunk mögött az irodát, ha valamennyi feladatunkat rendben, lezártan tudjuk. „A helyzet az, hogy mindez csupán egy belső késztetés, aminek azonban nincs realitása, hiszen ahogy jellemzően számos teendő kipipálása ráér az egy-két hetes szabadságunkat követően, úgy nincs ez másképp az év végéhez közeledve sem, azzal a különbséggel, hogy az ünnepek után egy másik évszámot fogunk már írni” – vázolja a kiindulási pontot szakértőnk, Csontos Timi coach és tréner.

Az előrelátás fél siker

Bár az év végi felpörgött ritmusban már nehéz az előrelátást gyakorolnunk, különösen akkor, ha eddig nem ez volt jellemző ránk a napjaink tervezésénél, azonban a jövőben mindenképp érdemes élnünk ezzel a lehetőséggel. És mikor lehet erre igazán szükségünk? Amikor egy lélegzetvételnyi szabadidőnk sincs a megszámlálhatatlan munkahelyi és magánéleti kötelességünk között, és szinte állandóan vereségre ítélt versenyt futunk az idővel.

Senki nem szeret teljesíthetetlen feladatoknak nekikezdeni – a túlzsúfolt naptár pontosan ezt az érzést erősíti fel bennünk. Ha minden percünk be van osztva, az nem csupán nyomasztó, de azt is jelenti, hogy nem tudunk megfelelően reagálni azokra a váratlan helyzetekre, amelyek biztosan bekövetkeznek, és szintén időt, figyelmet kívánnak tőlünk. A megoldás egészen egyszerű, azonban tervezést és önfegyelmet kíván: a sokszor 110 százalék helyett mindössze 80 százalékosan töltsük fel a naptárunkat, így garantáltan maradnak üresjárataink a nem várt kérésekre, telefonhívásokra, sürgős elintézendőkre, ha pedig mégis minden az eredeti elképzelésünk szerint halad, kedvünk szerint használhatjuk fel a nyert időt” – osztja meg Tímea.

És azt is hozzáteszi, milyen egyéb pozitívummal számolhatunk, ha nem próbáljuk meg újra és újra tágítani az idő egyáltalán nem rugalmas dimenzióját: „Jelentősen csökkenthetjük a stresszszintünket, ha megkíméljük magunkat a túlterheltségtől. Az agyunk ugyanis folyamatosan dolgozik, azonban csupán az ébren töltött időnk felében működik fókuszált üzemmódan, a fennmaradó részt pedig vándorolva tölti. Alattomos módon leginkább a múltban és a jövőben szeret kalandozni, ami közel sem veszélytelen. A csapongó gondolatok gyakran a múlton való rágódásról vagy a jövővel kapcsolatos aggodalmakról szólnak, a feladatokkal telepakolt napirend pedig igazi gondolatmágnes: vajon képesek leszünk a teendőlistánk végére érni? Mennyit kell ismét túlóráznunk? Mikor fogunk pihenni? Előzzük meg a bizonytalanságokat, és azt tegyük be a naptárunkba, ami valóban fontos.

Amikor tüzet kell oltanunk

Ha a fenti tanács aktuálisan már nincs a segítségünkre, nézzünk néhány szakértői tippet, hogyan kezelhetjük hatékonyan a sokasodó sürgős kérést! „Univerzális jó megoldások természetesen nem léteznek, vagyis nekünk kell kitapasztalnunk, melyek azok a módszerek, amelyek számunkra beválnak” – hangsúlyozza elöljáróban Timi.

1. Alkudozzunk

Amikor olyan feladatról van szó, amelyben más is érintett, vagyis egy kollégánk vagy a főnökünk vár tőlünk valamit, próbáljunk meg kialkudni egy új határidőt. Sokszor ugyanis csak némi racionalizálásra van szükség ahhoz, hogy belássuk, az ünnep utánra is ráér majd egy kimutatás, egy prezentáció vagy egy szerződésmódosítás. Minél több fronton sikerül új határidőt kapnunk, annál inkább fellélegezhetünk a mostani hajrában” – mutat rá egy lényeges pontra interjúalanyunk.

2. Kérjünk segítséget

Sokszor elfelejtjük, hogy nem szükséges egyedül megoldanunk a munkahelyi vagy magánéleti helyzeteket, másokat is bevonhatunk a teendőkbe. Legyen szó például ajándékvásárlásról, vagy egy fontos céges dokumentum összeállításáról, ha kérünk, valószínűleg kapunk is segítséget, de mint ismeretes, néma gyereknek anyja se érti a szavát” – figyelmeztet a coach.

Pályamódosítás

3. Mondjunk nemet

Amennyiben az említett két út nem járható, a szakember szerint elkerülhetetlen, hogy bizonyos kérésekre nemet mondjunk. „Van, amikor nincs más választásunk, döntenünk kell, mi fér bele az időnkbe, és mi nem. Ilyenkor érdemes aszerint mérlegelnünk, hogy minek mekkora a jelentősége, mi az, ami számítani fog egy év múlva is. Például nem biztos, hogy három főétellel kell készülnünk karácsony estére, csak azért, hogy mindenki kedvébe járjunk, hiszen valószínűleg már néhány hónap múlva sem fog emlékezni a fogásokra a családunk. Hasonlóan érdemes eljárnunk a munkahelyünkön is, és amikor csak lehet, a kisebb veszteség irányába haladnunk.

4. Kérdezzünk

Nem ritka, hogy a túl sok ránk zúduló feladat oka, hogy több felettesünk is van, ilyenkor azonban fontos tudatosítanunk magunkban, hogy ennek következményeivel nem csak nekünk kell számolnunk, a mi felelősségünk viszont abban áll, hogy beszéljünk az esetleges nehézségekről az illetékesekkel:

Egyáltalán nem biztos, hogy a vezetők tisztán látják, mi minden tartozik a munkakörünkbe, és hogy több a sürgős teendőnk, mint amennyit teljesíteni tudunk. Kommunikáljunk nyíltan erről, ha szükséges, listázzuk ki a ránk bízott feladatokat, és tegyük fel a kérdést, mi az, ami ténylegesen prioritást élvez. A helyzet ilyen módon jellemzően meg is oldódik” – vallja Timi.

5. Menedzseljük az elvárásokat

Mivel az ünnepet megelőző napok, hetek munkatársainkat és családtagjainkat is kihívások elé állítják, számíthatunk az empátiánkra alapozó kérésekre is, amikor is a feladó abban bízva fordul hozzánk segítségért, hogy a köztünk lévő jó kapcsolat okán nem utasítjuk majd vissza. „Legyünk résen, mit is ígérünk az ilyen szituációkban. A legjobb stratégia, ha a feladatra nemet, míg az emberre igent mondunk, vagyis például jelezzük, hogy bár mi most nem tudunk segíteni, de igyekszünk alternatív megoldást találni. Minden esetben jelezzük, mikor és mennyi időt tudunk a kérésre fordítani, ezzel elkerülhetjük a csalódásokat, sőt még az is előfordulhat, hogy végül a feladatot sem nekünk kell elvégeznünk” – részletezi a szakember.

Próbáljuk ki a fentieket akár már ma, és ne feledjük: a priorizálás nem egy egyszemélyes matematikai feladvány, vagyis bátran éljünk a kommunikáció adta alternatív útvonalakkal is! Ha pedig úgy érezzük, minden törekvésünk hiábavaló, és kérdéseink, visszajelzéseink süket fülekre találnak, miközben összeroppanunk a munkánk súlya alatt, ideje váltanunk! Ez akár a jövő évi első célunkis lehet! Nézzünk szét a legfrissebb állások között, vagy keressünk személyre szabott beállításainkszerint. Legyünk naprakészek, kérjünk hírleveletés Facebook értesítéstis!

 

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, feladat, határidő, priorizálás, kommunikáció

További cikkek a karrierépítésről