Halogatunk, tehát vagyunk? Lehet másképp is!

Mindannyiunk számára vannak olyan teendőnk, amiket igyekszünk elodázni, legyen az egy haragos ügyfél felhívása, egy unalmas kimutatás összeállítása, az autónk kitakarítása, vagy a régóta tervezett diéta elkezdése. Hogy mi a közös ezekben? Mindegyik mögött egy negatív érzelem jelenti a visszahúzó erőt.

„Közhely, mégis igaz, hogy minden fejben dől el, vagyis ahhoz, hogy változtatni tudjunk a rossz szokásunkon, fel kell ismernünk és meg kell értenünk, milyen konkrét érzés kapcsolódik össze bennünk az adott tevékenységgel – vagy a korábban szerzett negatív tapasztalataink okán, vagy pedig azért, mert ismeretlen számunkra az adott helyzet. Mivel az agyunk minden lehetséges veszélytől igyekszik megvédeni bennünket, ezért például unalmat vagy félelmet érzékelve egy-egy feladat kapcsán, azonnal elterelő hadműveletet kezdeményez” – vezeti fel a témát Danyi István, időgazdálkodási szakember. Lássuk az öt leggyakrabban felbukkanó, cselekvéstől eltántorító érzést, és hogy hogyan szerelhetjük le azokat!

A félelem

Amikor úgy érezzük, hogy valamire nem vagyunk képesek, mert a szükséges tudásunk, vagy gyakorlatunk hiányzik, valószínűleg nem merünk majd belefogni az adott tevékenységbe. „Amikor tetten érjük magunkban az ellenállást, két lehetséges úton haladva győzhetjük le a halogatást. Az egyik megoldás, ha letisztázzuk, milyen ismeretekre lenne szükségünk, hogy zökkenőmentesen végrehajthassuk, amit ránk bíztak, például haladó szinten kellene kezelnünk az excelt, majd elkezdünk tanulni a témában, elvégzünk egy tanfolyamot, esetleg megkérünk egy hozzáértőt, hogy magyarázza el nekünk a lényeges összefüggéseket. Ha ez az út nem járható, döntenünk amellett is, hogy delegáljuk az adott feladatot egy szakértőnek, akinek a munkájáért mi vállalunk felelősséget” – osztja meg Danyi István. Kézenfekvőnek hangzik, nemde?

A bizonytalanság

A szakértő szerint a halogatás második leggyakoribb forrása a bizonytalanságból fakadó tétovaság: amikor nem látjuk a konkrét célt magunk előtt, nincs tervünk, vagy az információink hiányosak. „Ez utóbbi akár tipikus munkahelyi szituációnak is nevezhető, hiszen nem ritkán fordul elő, hogy egy probléma megoldásához mások közreműködésére van szükségünk, és amíg nem kapjuk meg az illetékesektől a hiányzó információkat, addig hajlamosak vagyunk elnapolni a feladatot – bár valószínűleg nem ez lenne a megfelelő megoldás. Várakozó álláspont helyett kapcsoljunk proaktív üzemmódba: menjünk a számunkra értékes adatok után, ne csak e-mailben kérjük azokat, emeljük fel a telefont, vagy mozgósítsunk egyéb szálakat. Sokszor a tervezés hiánya szab gátat a cselekvésnek: lássunk neki, térképezzük fel, honnan hová kell eljutnunk, ha ugyanis látjuk a számunkra lényeges mérföldköveket, könnyebb lesz elindulnunk, mi több, mérhetővé tennünk a haladásunkat” – tanácsolja interjúalanyunk.

A közöny

Szintén toplistás érzés, és valószínűleg sokak számára ismerős is: amikor motiváció hiányában nem fogunk bele egy feladatba. „A motiválatlanságunkat táplálhatja az a tudat, hogy az adott teendő nem visz minket előre, de talán ennél is gyakoribb, hogy aktuálisan nem ítéljük azt fontosnak. Itt érdemes is megállnunk, és visszanéznünk a korábban emlegetett sürgős-fontos mátrixra, amelyben minden feleadatunkat elhelyezhetjük, ez ugyanis az időgazdálkodás és a halogatás legyőzésének sarokköve. Tapasztalatom szerint a legtöbbször olyan dolgok elnapolása miatt érzünk bűntudatot, amelyeket nem is kellene éppen akkor elvégeznünk, mert nem annyira fontosak. Ilyenkor lép életbe a strukturált halogatás technikája, amikor is egy már betervezett, de nem fontos feladat helyett tudatosan egy ténylegesen fontosat veszünk előre” – emeli ki István, és felhívja a figyelmet még egy, feltehetően visszatérő esetre, amikor is a közönyünk arra vezethető vissza, hogy egy nemszeretem feladatot kellene kipipálnunk. „Valamennyi munkakörben vannak ilyen megkerülhetetlen pontok. Ilyenkor érdemes fizikailag kimozdítanunk magunkat az unalom állapotából: álljunk fel, nyújtózzunk ki, menjünk ki egy pohár vízért, majd visszaülve gondolkodás nélkül lássunk neki ennek a teendőnek, mert ez fogja megadni nekünk a hiányzó lendületet.”

Lényeges megjegyeznünk, hogy ha nem pusztán egyes feladatainkkal, hanem a munkánk egészével kapcsolatban motiválatlanok vagyunk, szinte soha nem élünk meg jóleső flow-t, és a sikerélményeink is elmaradnak, néhány praktika nem fog kiemelni minket a letargiából! Ahogy arról már írtunk, gyakran ősszel érik meg bennünk a gondolat, hogy valami nincs rendben: ne hagyjuk annyiban a hetekig, hónapokig is elhúzódó kedvetlenséget, nézzünk körül cégen belül, vagy akár azon kívül is, hogy egy számunkra testhezálló munkakörben újra rálelhessünk a belső hajtóerőnkre.

Az ellenszenv

Az ellenszenv nagyon hasonlatos a közönyhöz, azzal a különbséggel, hogy ezt akár emberekkel, így például a főnökünkkel vagy egy kollégánkkal szemben is érezhetjük, és előfordul, hogy ha egy nem túl szimpatikus munkatárstól érkezik hozzánk egy kérés, bizony nem vetjük rá azonnal magunkat, de hasonlót élhetünk meg a monoton, de muszáj típusú, például adminisztratív jellegű kötelességeink esetén is. „Ha ilyenek várnak ránk, a legjobb, ha ezekkel indítjuk a napunkat, és mielőbb túlesünk rajtuk, vagy ahogy Mark Twain mondta, ha meg kell enned két békát, kezd a rondábbikkal. Próbáljuk ki, és tapasztalni fogjuk, hogy ez hihetetlen felszabadító erővel bír, és hatalmas energialöketet ad a nap hátralévő részére” – tudjuk meg a szakértőtől.

Egy másik bevethető, sokak által kedvelt technika István szerint Mel Robbins öt másodperces szabálya, amellyel az agyunk, bevezetőben bemutatott védelmi mechanizmusát kapcsolhatjuk ki. „Ha például fel kell hívnunk egy számunkra nagyon ellenszenves ügyfelet, keressük ki a számát a telefonunkban, majd számoljunk vissza öttől, és amikor a nullához érünk, nyomjuk le a hívás gombot – amíg ugyanis számolunk, az agyunk nem képes kifogást találni a feladattal szemben, hiszen egyszerre csak egyetlen dologra tud fókuszálni.”

Az elégedetlenség

Amikor úgy érezzük, nem sikerült megfelelően teljesítenünk egy feladatot, például még nem megfelelő a prezentációs technikánk, vagy angolul nem tudunk hibátlanul üzleti leveleket írni, a bennünk motoszkáló elégedetlenség könnyen átcsaphat perfekcionizmusba, ami talán meglepő, de sokkal inkább gátja, mint segítője a hatékony munkavégzésnek. „Alapszabályként azt mondhatnánk, hogy minden feladatunkat elegendő lenne nyolcvan százalékosan elkészítenünk, és ha marad még időnk, akkor foglalkozhatunk a tökéletesítésével. Amit tehetünk: kérjünk visszajelzést, ezekből ugyanis pontosan látni fogjuk, mi az, amin még dolgoznunk kell. A prezentációs példánál maradva, kiderülhet, hogy a szóbeli kommunikációnk már nagyon jó, de a slide-ok még nem a lényeget összegzik, ezért azokon még érdemes csiszolnunk” – szemlélteti interjúalanyunk, aki azt is elárulta, hogy a magunknak támasztott szűk határidőkkel is keretek közé szoríthatjuk elhatalmasodó maximalizmusunkat.

„Parkinson törvénye óta tudjuk, hogy a munka mindig kitölti a rendelkezésünkre álló időt. Tehát ha egy hetet hagyunk a prezentáció elkészítésére, jó eséllyel csak az utolsó napokon állunk majd neki. Ezzel szemben, ha a másnap délutánt adjuk meg céldátumnak, valószínűleg addigra szinte el is készülünk vele, majd pedig lesz még közel hat napunk, hogy szükség esetén finomítsunk rajta.”

Fogadjuk meg a szakember tanácsait, és vegyük elejét a halogatásnak. Bár eleinte nem lesz könnyű dolgunk, de gyakorlással képesek leszünk új szokásokat kialakítani, amihez következő időgazdálkodási cikkünkben további nagyon hasznos tippeket hozunk majd. Amennyiben pedig most tudatosodott bennünk, hogy nem azzal foglalkozunk, amivel szeretnénk, tegyünk a változásért, és válogassunk a több ezer lehetőség közül.

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, halogatás, tudatosság, hatékonyság, időgazdálkodás