Időgazdálkodás otthon: így lesz hatékony

Most, hogy a napi rutinunk megváltozott, és magánéletünk, valamint a munkánk tere szorosan összefonódik, fontos, hogy jól megtervezzük a munkanapjainkat. Danyi István időgazdálkodási szakember elmondja, mi mindent tehetünk az eredményesség érdekében.

Adjunk időt magunknak

Mivel számos nehézséget hordoz magában az aktuális szituáció, István legelőször a türelem fontosságára hívja fel a figyelmet. „Ha eddig bejártunk munkahelyünkre, most viszont hirtelen huzamosabb ideig otthonról végezzük a munkánkat, akkor a kezdeti időszakban ne támasszunk túl magas elvárásokat magunkkal szemben. Fogadjuk el, ha átmenetileg esetleg nem tudjuk a tőlünk megszokott teljesítményt nyújtani, ugyanis időre van szükségünk, hogy hozzászokjunk az új körülményekhez” – mondja a szakértő. Kiváltképp lényeges ez abban az esetben, ha a családunk többi tagja is velünk, a négy fal között tölti mindennapjait – ekkor valószínűleg még több időbe telik majd, hogy alkalmazkodjunk a megváltozott körülményekhez.” Legyünk tehát elnézőek magunkkal, és érdemes megfogadnunk a szakértő alábbi tanácsait is. 

Ne mondjunk le a napi rutinról 

Bár az új felállásban könnyen okafogyottnak tűnhet a korábbi reggeli rituálénk követése, interjúalanyunk szerint érdemes legalább néhány megszokott napindító tevékenységünket megtartanunk, ahelyett, hogy az ágyból épphogy csak kikelve, pizsamában ugranánk fejest a teendőinkbe. 

„Szánjunk időt az ébredésre, a készülődésre, a reggelire vagy egy kávéra, attól függően, hogyan telik számunkra a helyzethez képest a legkellemesebben a reggel. Annak, aki eddig a munkába menet tervezte meg a napját, és készült fel a munkavégzésre, ajánlott otthon is legalább fél órát szánnia az átállásra. Ugyanez vonatkozik a munkaidő végére is – biztosítsunk magunknak időt és lehetőséget a mentális „hazaérkezésre”, a feladatainktól való eltávolodásra, hogy pihenőidőnk alatt már ne az aznapi események, nehézségek uralják a gondolatainkat” – javasolja István. 

Mindent a maga helyén

Nagy kihívást jelent, hogy a jelenlegi helyzetben feloldjuk az otthonunk és a munka közötti ellentmondást – általában ugyanis az otthon az a hely, ahol nem dolgozunk, hanem kikapcsolódunk. Így kezdetben kifejezetten nehezünkre eshet az aktív, koncentrált otthoni munkavégzés, egyúttal feladataink gyors és hatékony elvégzése is. „Lehetőségeinkhez mérten alakítsunk ki egy munkasarkot, ahol zavartalanul tudunk dolgozni. Az ágyból való munkavégzést azért sem javaslom, mert agyunk hosszú-hosszú éveken át arra kondicionálódott, hogy amikor ott vagyunk, pihenünk, ez a beépült szabály pedig kihat a produktivitásunkra is. A választott dolgozósarok, szék és asztal legyen az az állandó pontja a térnek, ahová leülünk elvégezni a munkánkat, és ahonnan felállunk, elsétálunk, ha készen vagyunk” – tanácsolja a szakértő.  

Fontosság szerint

Amikor a kialakított munkaállomásunktól csupán néhány lépés a mosókonyha vagy a rumlis gyerekszoba, erős lehet a kísértés, hogy „ezt gyorsan elintézem” jeligére megszakítsuk a munkavégzést, és kipipáljunk néhány tételt az otthoni teendőink listáján. Bár megvan rá a lehetőségünk, hogy az egyébként, munkahelyünkön is beiktatott pár perces szüneteket kihasználjuk, fontos tisztában lennünk a prioritásokkal. 

„Ha kötnek minket a határidők, és fennáll akár csak a minimális kockázata annak, hogy valamely feladatunkkal a házimunka vagy egy kávészünet miatt nem készülünk el időben, akkor ne engedjünk a kísértésnek! Tudjuk le a kötelező köröket, és ütemezzük a munkaidő utánra a magánéleti teendőinket” – hangsúlyozza a szakember.     

Rendelkezzünk az időnkkel

Az otthoni munkavégzést a kollégák közti interakció hiánya is megnehezíti: mivel nincs módunk gyorsan, akár szemtől szemben egy-egy kérdés megbeszélésére, jellemző, hogy a megszaporodó telefonhívások és chatüzenetek miatt egyre kevesebb időt tudunk megszakítás nélkül egy feladatra szánni. Amennyiben azt észleljük, hogy a munkaidőnk fele a másoktól érkező kérdések megválaszolásával telik, vegyük kezünkbe az irányítást, hogy saját teendőink elvégzésére is maradjon időnk. „Erre jó megoldás lehet, hogy időben ismétlődő megbeszéléseket ütemezünk be azokkal a munkatársakkal, akikkel valóban szükséges például hetente értekeznünk. A többiekkel pedig fektessük le a kommunikációs szabályokat; egyezzünk meg abban, kivel, miről, milyen gyakran milyen kommunikációs csatornán beszélünk, és tisztázzuk azt is, milyen gyors válaszadásra számítunk, mondjuk egy emailben küldött kérésünk esetén” – mondja interjúalanyunk. 

Ismerjük meg magunkat

István szerint segítségünkre lehet az is, ha kiismerjük a bioritmusunkat, és megfigyeljük, a nap mely szakaszában van több energiánk – ha van lehetőségünk rá, érdemes ekkorra időzítenünk a fokozott összpontosítást, figyelmet vagy éppen a kreativitást igénylő feladatokat. Az ismétlődő, például helyzetjelentésre korlátozódó megbeszélések ellenben történhetnek egy alacsonyabb energiaszintű időszakban, például ebéd után is.  

Maradjunk közel egymáshoz

Végezetül pedig a szakértő azt javasolja, ne szigetelődjünk el teljesen: nemcsak lelkiállapotunkra, de közvetve időgazdálkodási képességeinkre is pozitív hatást gyakorol, ha rendszeresen kapcsolódunk munkatársainkkal. Szervezzünk videokonferenciát, amely keretében láthatjuk egymást, és kötetlenül beszélgethetünk. „A munkaidőben, közvetlen kollégáinkkal töltött idő gyakorlatilag a mindennapjaink egy harmada. Az ott kialakult kötődéseink életünk szerves részeként előbb-utóbb hiányozni fognak nekünk, amikor távol vagyunk egymástól. Ne szakítsuk meg tehát a kapcsolatot, figyeljünk egymásra a virtuális térben is. A jelenlegi helyzet mindannyiunkat megviseli, együtt azonban könnyebben átvészelhetjük ezt az átmeneti, bonyolult időszakot.”   

A hatékony otthoni munkavégzéshez itt olvashatunk további tippeket. Ha pedig a járvány miatt most veszítettük el az állásunkat, ide kattintsunk a hatékony segítségért. Keressünk a több ezer friss állás között is, személyes prioritásaink szerint. Maradjunk naprakészek, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is, hogy mielőbb sikeresen elhelyezkedhessünk.  

Készítette: Profession.hu

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, otthoni munka, távmunka, időbeosztás, tudatosság