Év végi káosz - hogyan kezeljük az ad hoc ránk zúduló feladatokat?
Itt az év végi hajrá és még a semmiből előbukkanó, apró-cseprő feladatokkal is bombáznak? Ezt tehetjük!
Önnek ajánljuk!
Az év végi hajrában gyakran előfordulhat, hogy az egyébként is tetemes mennyiségű munkánkon kívül rendre bombáznak minket ad hoc feladatokkal is, amelyeknek lehetőleg minél hamarabb kész kell lenniük. Ha sokszor kapunk hirtelen, szinte a semmiből jövő új kéréseket, az minden alkalommal kizökkenthet és elvonhatja a figyelmünket a munkánkról, hiszen az előző pillanatban még egy teljesen más folyamatban voltunk benne, a következőben pedig megint valami mással kellene foglalkoznunk. A gyakori kontextusváltás során nem mindig könnyű fókuszban maradni és hatékonyan dolgozni, ezért cikkünkben összegyűjtöttünk pár hasznos tippet, ami segíthet ezekben a stresszes időszakokban.
Mik azok az ad hoc kérések?
Ad hoc kéréseknek azokat az egyszeri feladatokat nevezzük, amelyek nem illeszkednek a napi prioritásunkba, nem szerepelnek a munkaköri leírásunkban, és jellemzően nem ismétlődnek meg a jövőben. Ilyen például, ha megkér minket az egyik kollégánk, hogy keressünk meg egy régi fájlt, helyettesítsünk valakit egy órára, tartsunk prezentációt egy tőlünk szokatlan témában, vagy segítsünk be egy olyan projektben, ami nem kapcsolódik közvetlenül a felelősségi körünkbe. Ad hoc feladat tehát bármi lehet, ami azt igényli, hogy szakítsuk meg a jelenlegi munkafolyamatunkat és foglalkozzunk egy olyan dologgal, amivel egyébként nem szoktunk. Az év vége és az ünnepek felé közeledve egyre gyakoribbak lehetnek ezek a kérések, hiszen rengeteg projektet be kell fejezni december végéig és a legtöbbször ebben az időszakban tartják a céges csapatépítőket és karácsonyi partikat is, így nem csoda, ha néha úgy érezzük, hogy összecsapnak a fejünk felett a hullámok. Ha naponta többször is félbe kell szakítanunk a munkánkat és ugrálnunk kell a feladataink között, sokkal több időt fog elvenni tőlünk a fókusz váltogatása és a munkára oda-vissza hangolódás, mint maga a tényleges feladatmegoldás, így sokkal tovább fog tartani a dolgaink végére érni. Ezért fontos, hogy megtanuljuk őket kezelni, miközben hatékonyak is maradunk.
Priorizáljunk
Ha ad hoc feladatot kapunk, az első és legfontosabb dolgunk, hogy priorizáljunk, azaz mérjük fel a feladat sürgősségét és fontosságát. A megfelelő rangsoroláshoz rendelkezésünkre állhatnak különböző task manager applikációk, de akár egy darab papíron is összeírhatjuk a feladatainkat; a lényeg az, hogy mi tudjuk használni és ne felejtsünk el semmit.
Ha nagyon sürgős és nagyon fontos
Ha úgy ítéljük meg, hogy nagyon sürgős és nagyon fontos is az ad hoc feladat, mérjük fel, hogy beleférne-e az időnkbe, ha most azonnal mindent félbe kellene hagynunk! Időben végeznénk azokkal a feladatokkal is, amikre korábban már igent mondtunk? Ha igen, akkor kezdjünk bele azonnal, ha viszont nem, akkor próbáljunk meg valaki mást megkérni a feladatra, akinek épp van szabad kapacitása!
Ha nem sürgős, de nagyon fontos
Ha az ad hoc feladat nem sürgős, de nagyon fontos, akkor gondoljuk át, hogy mi vagyunk-e a legalkalmasabbak az elvégzésére vagy van olyan kollégánk, aki kompetensebb a témában! Ha nekünk kell megcsinálnunk, jelöljünk ki egy idősávot, amikor tudunk vele foglalkozni, de ne dobjunk el minden mást azonnal!
Ha nagyon sürgős, de nem fontos
Ebben az esetben, ha nincs ennyi időnk, megpróbálhatjuk valaki másnak delegálni a feladatot. Ha a feladat abszolút nem illeszkedik a munkakörünkbe és egyébként is el vagyunk havazva, mindenki jobban jár, ha nem vesszük még ezt is a saját nyakunkba, hiszen azzal más feladatoktól vesszük el az időt.
Ha nem sürgős és nem fontos
Hacsak nem az minden vágyunk, hogy rendszerezzük a fiókokat és ABC sorrendbe tegyük az aktákat, a nem sürgős és nem fontos feladatokra bátran mondhatunk nemet.
Húzzunk határokat
A munkaidőnk és a munkabírásunk véges, és senkinek nem segít, ha folyamatosan a kiégés szélén lavírozunk, mert mindig túlvállaljuk magunkat és minden túlórára igent mondunk. Szabjunk reális határokat és ha már nem fér bele egy plusz projekt a napunkba, kérjük meg a kollégánkat, hogy adja valaki másnak a feladatot vagy kérdezzünk rá, hogy lehet-e bárki a csapatban, akinek lenne rá kapacitása! Az is lehet, hogy van valaki, akinek az érdeklődési körébe esik az adott feladat, vagy aki egyébként is ezen a területen szeretne fejlődni és tapasztalatot szerezni, így érdemes ezt először felmérni.
Új munkahelyen kezdenénk az újévet? Böngésszünk az aktuális állásajánlatok között!
Készítette: Kövecses Evelin
