Az agilis szemléletmód fontossága a munkahelyen

A mai rohanó világban folyamatosan változnak a megrendelői igények, amelyhez a cégeknek alkalmazkodniuk kell, így egyre fontosabbá válik a csapatok rugalmassága. Az agilis módszerek tulajdonképpen ezekre az igényekre reagáló eszközök, amelyek segítségével a csapatok hatékonyabban tudnak igazodni a megváltozott feltételekhez és nem akasztja meg a munkafolyamatot, ha valami nem a terv szerint történik. De mit jelent ez a gyakorlatban? A témát Csépányi Tamás segítségével boncolgattuk, aki immár 10 éve dolgozik projektvezetőként és 6 éve scrum masterként, valamint a Laba nemzetközi üzleti iskola egyik oktatójaként több kurzust is tart a témáról.

„Az agilitás mint fogalom olyan, mint szülőnek lenni”

Tamás szerint ha meg akarjuk érteni az agilitás fogalmát, akkor legegyszerűbben a szülőséghez lehet azt hasonlítani – nem lehet tökéletesen csinálni, csupán törekedni lehet rá, hogy átadjuk azt az értékrendet, ami számunkra fontos. „Van egy filozófiánk, egy beállítódásunk, amihez különböző értékek kötődnek. Például az lehet egy ilyen érték, hogy a gyerekünk ne függjön a digitális eszközöktől, ne nézzen sok tartalmat különböző kijelzőkön és digitális eszközökön. Ezt le lehet bontani egy fokkal gyakorlatiasabb, kézzelfoghatóbb alapelvre, például, hogy maximum naponta 30 percnyi digitális tartalom fogyasztását engedélyezed, majd ha még tovább bontjuk ezt, lehet hogy azt mondod: a napi 30 perc tartalomfogyasztást is csak este 6 óráig tehetjük, hogy ne zavarjuk meg az alvást. Ez már egy konkrét gyakorlat. Az agilitás is ilyen logikában működik: van egy filozófiánk, hogy szeretnénk a lehető leghatékonyabban, egy jól működő terméket, jó minőségben kiadni a kezünkből – ezt a teremtési folyamatot pedig különböző alapelvek és gyakorlatok mentén érhetjük el. Ilyen agilis gyakorlatokat fűz össze például a SCRUM, ami egy olyan agilis keretrendszer, aminek a segítségével komplex problémák megoldási folyamatát tudjuk kisebb részletekre (iterációkra) bontani, ahelyett, hogy a szokásos módon terv alapon gondolkodnánk (prediktív megvalósítás)” – magyarázza a szakértő.

Hagyományos projektvezetés vs. agilitás

A hagyományos megközelítés szerint a projekteket úgy kezdjük, hogy létrehozunk egy tervet, amihez igyekszünk tartani magunkat. „Kis túlzással, de gyakorlatilag leülünk egy asztalhoz és megtervezzük nulláról az egészet, átgondoljuk, hogy mire lesz szükség a cél megvalósítása érdekében. Milyen erőforrások állnak a rendelkezésünkre, milyen csapat, milyen technológiák. Ezeket felhasználva akár évekre előre megtervezzük, hogy mi fog történni” – sorolja Tamás. – „Ez a megközelítés azonban sokszor rugalmatlan és nem számol azzal, ha valami megváltozik menet közben. Például mi történik akkor, ha jön egy háború vagy drágább lesz a benzin? Mi lesz, ha beüt a krach? Rengeteg dolog változhat, amivel képtelenség előre számolni, a legnagyobb körültekintés és szakmai megfontoltság ellenére is, ezért a hagyományos projektvezetés az ilyen típusú problémákra nem tud jól reagálni, hiszen arról szól, hogy a tervet végre kell hajtani, a terv végrehajtása AZ érték. A terv változtatása kap egy pejoratív felhangot, hiszen a terv azért van, hogy megcsináljuk. Az agilitás ezzel szemben ad egy rugalmasságot, mert a teljes folyamatot lebontod rövidebb időszakokra és a változásokra adottságként tekintesz, amelyek elkerülhetetlenek.”

Ahelyett tehát, hogy évekre előre részletesen terveznének, az agilisabban működő projektek egy-egy rövidebb időszakra, például 2-3 hétre előre terveznek, hiszen ennyi idő alatt nem tud annyi minden megváltozni és sokkal valószínűbb, hogy ténylegesen el is jut a csapat oda, ahová szeretne. „Nem kell annyit bajlódni a kockázatok azonosításával, mert ilyen rövid idő alatt nem következhet be annyi minden, mint hosszabb távot tekintve, ugyanígy: ilyen időtávon kevésbé tudjuk túllépni a költségtervet. Ha pedig vége egy ilyen rövidebb időszaknak (iteráció vagy sprint), akkor ránézünk, hogy mit lehet majd a következőben jobban csinálni, hogy állunk a költségvetéssel, milyen a termék minősége… stb. Tulajdonképpen ezek a dolgok alkotják az alapfilozófiáját az agilitásnak” – magyarázza Tamás.

A bőröndbe is agilisan pakolunk be

Felmerülhet a kérdés, hogy milyen területeken érdemes használni ezt a megközelítést, hiszen főként az IT-val kapcsolatban lehet róla hallani. „Az, hogy mit csinálunk, szinte mindegy az agilitás szempontjából: lehet ez egy szoftver fejlesztése, de akár egy kreatív mű megalkotása is, mondjuk egy zeneszám megírása. Főként az IT világában használják az agilitást és agilis gyakorlatokat tudatosan, de szerintem más munkakörökben is csinálják, csak nem feltétlenül tudnak róla” – Tamás szerint a leghétköznapibb dolgokat is agilisan végezzük el anélkül, hogy a tudatában lennénk. Például egy bőröndbe is agilisan pakolunk be: „Van előtted egy cél, egy érték, hogy bele kell férnie a ruháidnak az adott bőröndbe. Elkezdesz próbálkozni, hogy mi fér bele, átgondolod közben, hogy mire van szükséged, beteszel szinte mindent, de aztán lehet, hogy rájössz, hogy kéne még egy esernyő vagy esőkabát, ezért kiveszel valamit helyette, hogy beférjen az esőkabát. Átgondolod, hogy mi az, ami kevésbé fontos neked és lehet, hogy kiveszed a kisestélyit, amire nem is biztos, hogy szükséged lesz. Tehát priorizálsz, értéket növelsz ez esetben saját magad számára és mindezt iterációkban, apró ciklusokban teszed, mert minden alkalommal, amikor kiveszel valamit, átvariálod a bőrönd berendezését, miközben egyre okosabb és okosabb leszel. Így rugalmasan megtanulod, hogy mi fér az adott keretek közé. Tulajdonképpen ez egy hétköznapi értelemben vett agilis gondolkodás és viselkedés.”

Az agilis csapatokban nincs hierarchia

Az agilis megközelítés másik sarkalatos pontja, hogy a csapatokban nincs hierarchia, ehelyett minden csapattagnak megvan a szerepe és értéke a csapatban. Továbbá a hagyományos funkcionális „szerepkörök” helyett különböző perspektívákban gondolkodnak:„Az ügyfél perspektíváját például általában a Product Owner képviseli, ami tükörfordításban terméktulajdonost jelent, de inkább csak PO-nak szoktuk rövidíteni. Ez a szerepkör például azért felelős, hogy meghallgassa az ügyféligényeket és harmonizálja azokat, tehát ellentmondásoktól mentesítse, továbbá lefordítsa a csapat számára érthető igényekké, és menet közben meghozza a megfelelő döntéseket. Így a csapatnak nem 13 helyről hallott, 13 féle információt/igényt kell valahogy megértenie és kiszálaznia, hanem a PO összefésüli az igényeket és egységbe foglalja. A csapat szerepköre pedig, hogy kitalálja, hogy ezt hogyan csinálja meg jól” – fejtegeti a szakértő.

„A csapat teljes autonómiát kap, mindenkinek egy szavazata van függetlenül attól, hogy milyen pozícióban dolgozik. Simán lehet jó ötlete bárkinek, ennélfogva nincs klasszikus hierarchia a csapatban. Ebben a megközelítésben a csapatok számára egy biztonságos, megtartó közeget teremtünk, ahol nem kell attól félni, hogy mit és hogyan mondhatnak, mikor szólalhatnak fel és mikor nem, mert egy biztonságos zónában vannak. Egy olyan zónában, ahol a kudarcokat lehetőségnek tekintjük, amiből lehet tanulni – nem pedig hibának, amit büntetni kell. Ha például én egy junior fejlesztő vagyok és 20 napja dolgozom a szakmában, de tegnap pont olvastam egy jó cikket, ami segíthet a projektnek, behozhatom és hatással lehetek a csapatmunkára. Nem az van, hogy leírok valamit egy ötletládába és talán 3 év múlva lesz belőle valami, hanem már akár holnap működhet az ötletem. Ez a fajta önállóságérzés, a kompetencia alapú döntések pedig motivációt adnak a csapattagoknak és általában sokkal szívesebben dolgoznak ilyen közegben.”

A kihívások

Az agilis működés egyik hátránya lehet, ha valaki terv alapú munkahelyeken szocializálódott, vagy olyan projekteken dolgozik, ahol valójában nincs szükség agilis elemekre, így nehezen tudja megszokni, hogy folyamatosan, időről-időre terveznie kell; ekkora bizonytalanságtűrése nem mindenkinek van. Emellett mivel nincsen hierarchia és a munkatársak bíznak egymás munkájában, könnyen visszaélhet ezzel valaki, akinek nincs motivációja a csapattal együtt dolgozni. „Az agilis környezet a melegágya lehet a potyautas magatartásnak, ha rosszul kivitelezik. Gondoljunk csak bele: nincs hierarchia, nincs ez a viszonyrendszer, hogy valaki megmondja, hogy mit kell csinálni, hanem hagynak mindenkit dolgozni. Ha valaki nem akar ebben részt venni, akkor könnyen elbújhat és lehet, hogy senki nem fogja megkérdőjelezni, hogy mit csinál valójában a projekt előrelendítése érdekében” – magyarázza az agilitás kihívásait a szakértő. – „Illetve vannak olyan közegek, ahol az agilitás szimplán nem logikus, és muszáj parancselvűen működni. Ilyen lehet például a katonaság vagy a veszélyes munkák, ahol muszáj parancsot követni és nem szabad ennyi szabadságot adni a munkát közvetlenül végző kollégáknak, mert akár emberéletek múlhatnak rajta vagy potenciálisan közvetlen káresemények adódhatnak belőle.”

Szívesen dolgoznánk egy agilisabb környezetben? Járjunk nyitott szemmel! Böngésszünk az aktuális állásajánlatok között és iratkozzunk fel az állásértesítőre!

Készítette: Kövecses Evelin

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala