A tökéletes kísérőlevél 5 titka

Létezik 5 aranyszabály, amelyet mindenképp érdemes követnünk, ha kísérőlevelet írunk. Ha megfogadjuk őket, hamarabb juthatunk új álláshoz, mint gondolnánk.

1. szabály: kutatás és vizsgálódás

Amikor olyan állásra jelentkezünk, amelyet meghirdettek, akkor a jelentkezésünk megírása előtt alaposan vegyük szemügyre a szöveget. Elemezzük ki a tartalmat, a mondatok sorrendjét és szerkezetét!

Próbáljunk meg a sorok között olvasni, és igyekezzünk ráérezni, milyen ember írhatta a hirdetést, és milyen lehet a cég gondolkodásmódja! Milyen személyes és szakmai jellemzők lehetnek fontosak a munkáltató számára? Milyen embert keresnek? Melyek a minimális elvárások, ha végzettségről és tapasztalatról van szó? Mely tulajdonságok jelentenek előnyt? Mennyire illik ránk a leírás? Mely erősségeinket érdemes különösen kiemelni a jelentkezésünkben?

2. szabály: nyelvezet és stílus kiválasztása

Soha ne feledjük, a kísérőlevél és az önéletrajz kizárólag egyetlen célt szolgál: hogy bejuttasson bennünket az állásinterjúra. Kizárólag ezek segítségével mutatkozhatunk be a meghallgatás előtt, úgyhogy gondosan szerkesszük meg őket!

A kísérőlevélben kerüljük például az elcsépelt frázisokat és az unalmas közhelyeket! A nyelvezete legyen élettel teli, könnyed, gördülékeny, hogy fel tudja kelteni és meg tudja tartani az olvasó figyelmét! A helyesírási, nyelvtani és mondatszerkesztési hibák súlyos bűnnek számítanak, és szinte biztos, hogy a kukába juttatják a jelentkezésünket. Sokat segít éppen ezért, hogyha egy ismerősünkkel átolvastatjuk az anyagunkat, és az őszinte visszajelzése alapján javítunk rajta.

3. szabály: külalak

Ügyeljünk arra, hogy szép legyen a kísérőlevelünk kinézete is! Gondosan válasszuk ki a betűtípust, a formázást, és bánjunk a színekkel óvatosan (vagy legjobb, ha nem is használunk színes karaktereket). Könnyen olvasható betűtípust válasszunk, olvasható méretben. Kerüljük a túlságosan hivalkodó megjelenést is, és igyekezzünk maximum kétféle stílust használni: egyet a fejlécek, egyet a bekezdések számára!

A dőlt és vastag betűs kiemelést azonban bátran alkalmazhatjuk olyan tények és eredmények kiemelésére, amelyeket hangsúlyozni szeretnénk. És még egy fontos tanács: ha nyomtatott verzióban is elküldjük jelentkezési anyagunkat (ami a kísérőlevelet és az önéletrajzot is jelenti), akkor kizárólag jó minőségű nyomtatót, normál fehér papírlapot használjunk, ne felejtsük el aláírni, és összehajtás nélkül, A4-es borítékban adjuk fel.

4. szabály: nyomon követés

Jegyezzük fel azt a dátumot, amikor elküldtük jelentkezésünket! Ez azért is hasznos, mert így jobban nyomon tudjuk követni az összes pályázatunk útját. Érdemes egy hét elteltével telefonálni a címzettnek és érdeklődni, hogy megérkezett-e az anyagunk. Semmit se bízzunk a véletlenre!

Óriási előny, ha megmutatjuk az illetőnek, mennyire fontos számunkra ez a pályázat, és nem csak szőnyegbombázás címén küldözgetjük mindenfelé a jelentkezésünket. Tudakoljuk meg, hogy mennyi ideig tart a második fordulóra bejutott jelentkezők kiválogatása, hogy felkészülhessünk az interjúra, ha bekerülünk! Készítsünk tervet arra vonatkozóan, hogyan haladunk tovább a kiválasztási folyamatban, és tartsuk is magunkat az elképzeléseinkhez!

5. szabály: a módszer

Van néhány alapvető és jól bevált módszer, amelyek segítségével a lehetséges munkáltató kezébe juttathatjuk a jelentkezésünket. Ez manapság általában e-mailen keresztül történik. Éppen ezért még kevesebb idő és figyelem juthat a pályázatunkra, mintha postán küldött levélről lenne szó. A jelentkezésünknek ezért ki kell tűnnie a fentiekben ismertetetteken túl, de legalább is küszöböljük azokat a hibákat, amelyek rossz fényt vethetnek rá. Vagyis mellékelt anyagainkon állítsuk be a nyomtatási nézetet, oldaltörést gondosan, illetve a leginkább használt szövegszerkesztő programban írjuk, amit nagy eséllyel mindenki meg tud nyitni a gépén.

Az aranyszabályok ismertetése után közreadunk két mintalevelet is. Nézzük először a rossz példát!

Ilyen kísérőlevelet NE írjunk!

Tisztelt uram!

Nagy érdeklődéssel olvastam a www.profession.hu oldalon megjelent hirdetését, és jelentkezni szeretnék a szenior értékesítői pozícióra. Én most már több mint hét éve dolgozom hasonló területen, és pozitív változást jelentene, ha egy olyan jól menő vállalathoz csatlakozhatnék, mint az Önöké.

Habár műszaki végzettséggel én nem rendelkezem, biztosra veszem, hogy a hirdetésben megjelölt feladatokat különösebb gond nélkül el tudnám végezni. Mivel a Mérleg jegyében születtem, kellemes személyiségem és irodai népszerűségem messze kárpótolná a műszaki végzettségem hiányáért.

Én egy izgalmas, kihívásokat jelentő pozíciót szeretnék betölteni egy műszaki vagy építőipari területen dolgozó, nagyobb tanácsadó cégnél, ahol nem kell utazgatnom és rendszeresen túlóráznom. Nemrég mentem férjhez, és nemsokára babát tervezünk. Az átköltözést fontolóra venném, amennyiben vonzó juttatásokat ajánlanak fel, elsősorban az egészségbiztosítás terén.

Jelenleg állást keresek, és ezt az időt arra használtam fel, hogy megtanuljak franciául, ezzel is növelve a karrierlehetőségeimet.

Az önéletrajzomat és a végzettségemet igazoló dokumentumokat csatoltam. Amennyiben további információra lenne szüksége, szívesen fogadom hívását. Ha úgy érzik, hogy végzettségem és munkatapasztalatom megfelelne erre az állásra, örömmel megjelennék az interjún.

Köszönöm figyelmét!
Üdvözlettel: ...

Nézzük, milyen hibákat követnénk el egy ilyen kísérőlevéllel!

Általános megszólítás helyett ("Tisztelt uram!") mindig a konkrét személy nevét használjuk!
Sok mondatban szerepel az "én" szó. Amennyire csak lehet, kerüljük ezt! A kísérőlevélnek nem arról kell szólnia, hogy mire vágyunk, hanem arról, hogy mit tehetünk a munkáltatóért!
Azt a tényt, hogy jelenleg nincs munkánk, ne írjuk be a jelentkezési anyagunkba. Hátrányos helyzetet teremt, és ha úgy érezzük, majd az interjú alkalmával tisztázzuk, amennyiben szóba kerül.
A második bekezdés műszaki végzettség hiányáról szóló rész egyértelműen negatív színben tüntetne fel bennünket: ne hívjuk fel a figyelmet arra, ha valamihez nem értünk, és nevetségesnek hat a horoszkópunkra utalva jellemünket bemutatni.
A harmadik bekezdés egy olyan embert vetít az olvasó elé, aki csak a szabadidejével, a magánéletével és a juttatásokkal törődik. Ezen a ponton már biztosan a kukában landol a jelentkezés.
A záró bekezdés alaphangja kételkedő. Maga a jelentkező sem biztos benne, hogy a képzettsége és a tapasztalatai megfelelnek az állás elvárásainak. Ebben az esetben a címzettre bízza a kérdés eldöntését, ahelyett, hogy magabiztosan előretörne, és kijelentené, hogy "Örömömre szolgálna, ha felfedezhetném, mi módon járulhatnék hozzá az Önök cégének folyamatos sikereihez." Mennyivel másképp hangzik így, igaz?

Végezetül nézzünk egy jó példát a kísérőlevélre!

Tisztelt Kovács úr!

A www.profession.hu oldalon 2014.08.18-án megjelent hirdetésére hivatkozva szeretnék jelentkezni a szenior értékesítői állásra. Hét évet töltöttem különböző értékesítői pozíciókban. Biztosra veszem, hogy az önök műszaki vállalata is sokat profitálhat a tanulmányaim során, a projekt menedzsmentben, az üzletkötésben és a szerződésadminisztrációban szerzett elméleti és gyakorlati tudásomból és tapasztalataimból. Készen állok az újabb kihívásokra.

Erős analitikus és műszaki készségemnek köszönhetően, valamint azon képességemnek, hogy remekül együtt tudok dolgozni másokkal kiválóan meg tudom oldani a sürgős, komoly kihívást jelentő feladatokat is a lehető legrövidebb idő alatt. Jelentős tapasztalatokat szereztem az ügyfelekkel, eladókkal, kormányzati és törvényhozó szervekkel való kapcsolattartásban, valamint a költségvetés előkészítése, a költségellenőrzés, a tervezés, a koordinálás, a jelentések és prezentációk megírása terén is.

A jelenlegi gazdasági környezet kezdeményező és ésszerű megközelítést kíván meg a projekt menedzsmentben és általában a műszaki területen dolgozóktól. Tökéletesen tisztában vagyok az ügyfélszolgálat, a megbízhatóság és a műszaki területek biztonsági szempontjainak minden kívánalmával, valamint a teljes körű minőségellenőrzési módszerek alkalmazásával. Ami ennél is fontosabb, megértő vagyok az emberekkel, és kiválóan együtt tudok működni velük eredményorientált csapatmunkában.

Az önéletrajzomat és a végzettségemet bemutató dokumentumokat csatoltam. Amennyiben további információra lenne szüksége, bármikor szívesen fogadom hívását. Örömömre szolgálna, ha találkozhatnék Önnel, hogy részletesebben megbeszélhessük a pozíciót és a hátteremet, és felfedezzük, mi módon járulhatnék hozzá az Önök cégének folyamatos sikereihez.

Köszönöm figyelmét, és várom szíves visszajelzését.

Üdvözlettel:...

Ne felejtsük el, jelentkezésünk egy állásra éppen olyan, mint egy szerelmi hódítás! Csak a legjobbak nyerhetik el a jutalmat, ám ez a saját kezünkben van, és egyenes út vezet a nyeréshez, ha odatesszük magunkat!

A Profession.hu kísérőlevél mintái itt találhatók!

Forrás: Igor S. Popovic: A tökéletes állásinterjú, Akadémiai kiadó.

Készítette: S. G.

Címkék: álláskeresés, kísérőlevél