Asszisztensnek jelentkeznénk? Így írjunk önéletrajzot!

Ez a munkakör tökéletes lehet azok számára, akik frissen végeztek az egyetemen, vagy új karriert szeretnének felépíteni. Egy adminisztratív asszisztens kulcsszereplő a cég mindennapjaiban, így kezdőként nagyon sokat tanulhatunk is ebben a pozícióban.

Szinte nem is lehet behatárolni azokat a feladat-, illetve felelősségköröket, amelyek egy adminisztratív asszisztenshez tartoznak. A cég fájlrendszerének menedzselésétől, az ebédrendeléseken és találkozó egyeztetéseken keresztül a vendégfogadásig, sok mindenért felelhetünk. Éppen ezért ez a pozíció egy remek dobbantó lehet, ha valami újba vágjuk a fejszénket, vagy teljesen kezdők vagyunk. A vállalat egész működésébe beleláthatunk, a kollégák bizalmasai és segítői lehetünk, sőt, akár a vezetőséggel is kialakíthatunk egy közvetlenebb viszonyt.

Ahhoz azonban, hogy megszerezzünk egy ilyen állást, első lépésként össze kell tudnunk állítani egy olyan önéletrajzot, ami átmegy minden rostán és felkelti a HR osztály érdeklődését. Az alapvető CV kisokoson túl az alábbi tippekkel kifejezetten erre a pozícióra alakíthatjuk jelentkezésünket!

Kulcsszavak!

Ha online jelentkezünk egy állásra, bizony belefuthatunk egy első körös, automata szűrőrendszerbe, amin megfelelő kulcsszavak híján máris kieshet az önéletrajzunk. Ügyeljünk rá, hogy az alábbiak közül lehetőleg minél több kifejezés szerepeljen a jelentkezésünkben: adminisztratív támogatás vagy adminisztráció, költségvetés, határidők, ügyfélkezelés, kiadások, Microsoft Office, recepció, lektorálás, napirend.

Fontos részletek

Bár adminisztratív asszisztensként viszonylag könnyen vándorolhatunk cégek között, ez nem azt jelenti, hogy mindenhol ugyanazt a sablon munkát kell végeznünk, sőt! Éppen ezért, azontúl, hogy mik voltak konkrét munkatapasztalataink, egy interjúztató számára az is fontos lehet, hogy egyéb részleteket is megtudjon a cég(ek)ről, ahol eddig dolgoztunk.

• Milyen típusú cégeknél szereztünk tapasztalatot? (például: gyógyszeripari, technológiai, autókereskedés, stb.)
• Mekkora cégnél dolgoztunk már? (20 fős iroda, vagy 300 fős vállalat)
• Melyik osztállyal voltunk a legszorosabb kapcsolatban? (HR, marketing, sales, stb.)

A felsorolásunk legyen minél részletesebb, és számokban gazdag!

Mivel nagyon sokrétű egy adminisztratív asszisztens munkaköre, könnyű beleesni abba a csapdába, hogy mindent csak felsorolunk. Legyünk ennél sokkal részletesebbek, ne féljünk egy kis körítést adni a legegyszerűbb feladatoknak sem.

Tegyük fel például, hogy az egyik mindennapi feladatunk az ebédrendelés volt. Ezt kétféle képpen is beleírhatjuk az önéletrajzunkba:

1. Ebédrendelés az iroda számára
2. Az iroda ebédrendelését koordináltam napi szinten, 15 fő részére, különböző ételallergiák és diéták figyelembe vételével.

Mindkettő ugyanazt jelenti, de tippeljünk, melyik kelti fel jobban egy HR-es érdeklődését!

Használjuk ezt az egyszerű formulát feladataink leírásához:

Állítmány (ige) + feladatkör + számszerűsített részletek + eredmény

Ne féljünk a számoktól! Tűzdeljük tele ezt a részt összegekkel, büdzsével, százalékokkal! Ha elakadnánk, menjünk végig ezeken a kérdéseken:

- Hány embert érintett a feladat?
- Határidőre kellett teljesítenem, vagy éppen megszabott költségvetésbe kellett beleférnem?
- Mit spóroltam meg a cégnek: időt, pénzt, kellemetlenséget?
- Milyen gyakran végeztem ezt a feladatot?

 Ne felejtsük ki a számítástechnikai ismereteinket sem!

Biztosan van egy-két olyan program, amit kellő magabiztossággal használunk. Talán kisujjból összeállítunk egy profi PowerPoint prezentációt, esetleg nincs olyan lehetetlennek tűnő feladat, amit egy képlettel ne tudnánk megoldani az Excelben, vagy éppen remekül kezelünk egy projekt management programot, aminek a segítségével egy pillanat alatt szervezünk össze egy találkozót, vagy osztunk ki feladatokat. Ne titkoljuk el ezeket a fontos szuperképességeket!

Ha mégsem lennénk benne biztosak, hogy mit is írjunk ide, nézzünk át néhány álláshirdetést, hogy mik azok a technikai ismeretek, amiket elvárásként felsorolnak.