Az új belépők sikeres beilleszkedése minden fél érdeke: a munkavállalók biztonságban szeretnék érezni magukat az új helyen, míg a szervezet akkor jár jól, ha az új kollégák gyorsan integrálódnak a csapatba.
Az onboarding folyamat egy kiváló eszköz arra, hogy segítsük az új munkatársak beilleszkedését a szervezetbe: Tengerdi Dóra HR-szakemberrel a jól megtervezett onboarding fontosságáról beszélgettünk, az elmélet mellé pedig érkezik a gyakorlat is.
Hogyan kezdjük el a nulláról?
Gyakori probléma, főleg kis és középvállalatok esetén, hogy annyira nagy falatnak tűnik az onboarding folyamat bevezetése -jobb esetben a meglévő fejlesztése-, hogy inkább el sem kezdenek foglalkozni a témával. Holott ahogy Dóra is fogalmaz, ez egy lépésről lépésre finomítható eszköztár, amelynek a végcélja az, hogy az új munkavállaló mielőbb és minél jobban beilleszkedjen az új munkahelyre.
„A legfontosabb, hogy minél gördülékenyebben beilleszkedjen az adott jelölt, és a munkavállaló végül hosszú távon megmaradjon. Az onboarding abban a pillanatban kezdődik, amikor a toborzó kiadja az ajánlatot, és egyeztetik a munkavállalóval a kezdési dátumot. A jelöltek részéről már itt felmerülnek kérdések általában, ezért a toborzónak feladata az is, hogy rálátása legyen, hogyan fog indulni az általa toborzott jelölt integrálása és betanítása.”
Sőt, ha még egyet visszalépünk, az onboarding már lényegében a toborzásnál elkezdődik, hiszen egy átgondolt rendszerben már itt informáljuk a jelentkezőket, hogyan fog kinézni a felvételi folyamat, mikor várható szerződés, mire lehet számítani az első időszakban.
A szakember szerint az aláírás után, az új munkavállaló csatlakozása előtt is tehetünk már lépéseket annak érdekében, hogy képet kapjon, hova is érkezik.
Tengerdi Dóra
HR szakember
Ajánlat elfogadás után jó ötlet lehet egy kávé személyesen a csapattal vagy a vezetőkkel, de az is egyre gyakoribb, hogy már az újoncokat is meghívják csapatépítőre. Kedves gesztus lehet egy rövid e-mail a vezetőtől arról, hogy mennyire örülnek az érkezésének. Olyat is tapasztaltam, hogy egy csomagküldő cégnél az új munkavállaló a csatlakozás előtt kapott egy csomagot, ez is egy ötletes kis meglepetés.
Az sem ritka, hogy 2-3 hónap is eltelik a szerződés és a kezdés között, ilyenkor az is fontos, hogy benne maradjon a körforgásban az új munkavállaló: „Motiváló, ha ilyenkor időnként bejelentkezünk, jelezzük, hogy bármilyen kérdése van, szóljon. Ez a csatlakozás előtti időszak nagyon fontos, és amiről itt beszélünk az nem kerül sok pénzbe, kis- és középvállalatoknál ugyanúgy kivitelezhető.”
Első munkanapok
Új munkahelyen kezdeni mindig izgalmas, sokak számára azonban feszültségekkel teli időszak is. Hiszen új csapattagként egy már meglévő rendszerben kell megtalálni a helyünket, miközben felvesszük egy új munkarend ritmusát és próbálunk az első pillanattól jól teljesíteni. Ehhez persze fontos, hogy támogató környezetbe érkezzünk, ahol pontos képet kapunk arról, hogy milyen elvárásoknak kell megfelelnünk és az ehhez szükséges eszközök is rendelkezésre állnak.
„A legtöbb munkavállaló strukturált tervet igényel: fontos, hogy az első naptól tudja, mi a feladatköre, milyen elvárások mentén kell haladnia. Alapvető az is, hogy legyen az első naptól munkaeszköze mindenkinek: legyen laptopja és hozzáférése, hiszen mindenkinek kellemetlen, ha eltelik úgy 1-2 hét, hogy nem tud belépni, nem látja az e-mailjeit.”
Ahol rendszeresen sok új belépővel kell számolni, ott Dóra szerint jó megoldás lehet, ha fix időpontokat tűzünk ki: „Például elhatározhatjuk, hogy minden hónap első hétfőjén tartunk onboarding megbeszélést, amihez 3 héttel korábban tudni kell már az új munkavállalók adatait – így strukturáltan gondolkodva készíthetjük elő a munkaeszközöket, és megelőzhetjük, hogy valaki laptop vagy hozzáférés nélkül kezdjen.”
Ugyanilyen fontos az emberi oldal is: „Ideális esetben a frissen belépő munkavállaló már talál ismerős arcokat, tud neveket, tudja, kivel menjen el kávézni. Mindenképpen kell, hogy legyen egy helyi, könnyen elérhető mentora vagy buddy-ja az új munkavállalónak, valaki, akihez fordulhat – és nem feltétlenül szakmai kérdésekben, hanem olyan ügyekben is, mint a szabadságok kiadása vagy a belső céges ügyintézés menete.”
A csapat szerepe a beilleszkedésben
Az új munkavállaló első heteinek a csapat és a társterületek megismeréséről kell szólnia: munka közben, a gyakorlatban tanulja a pozíciót és a feladatköröket, ez olyan vállalatspecifikus tudás, amit csak ilyen módon lehet elsajátítani.
„Fontos szerepe van abban a csapatnak, hogy az adott ember hogyan kerül be és hogyan teljesít: csapaton belül is tisztázni kell, hogy kinek mi a felelőssége, hogyan fog az új ember betanulni. Kapacitás és személyiségtípus függvénye is, hogy ki mennyire veszi ki a részét ebből, de egy biztos: a csapatnak türelmesnek kell lennie ebben az első időszakban, és az a legszerencsésebb, ha ki van jelölve valaki, aki átlátja a folyamatokat és bármikor lehet hozzá fordulni.
Fontos a vezető jelenléte is: az első héten minden nap legyen egy rövid bejelentkezés két percben, hogy van az új ember, mire van szüksége, van-e kérdése? Ilyenkor kérdezhetünk az első benyomásokról, sikerélményekről is.”
Ha mindezt megtesszük – és látható, hogy ez főként tervezés és kommunikáció kérdése – máris rengeteget tettünk azért, hogy az új csapattag biztonságban érezze magát a próbaidő alatt – ez pedig remek belépő a közös munka sikeréhez. Onboarding folyamatokról szóló sorozatunk második részében az online onboarding területét járjuk körbe, illetve arról is szó esik majd, milyen haladó megoldásokat rejteget még ez a témakör.
