Bár a megbeszélések sok cég működésének alapkövei, ez mégsem jelenti feltétlenül azt, hogy jól is csinálják. Hibákról és megoldásokról szól a mai posztunk.

A meeting fogalmát és gyakorlatát a multinacionális vállalatok és nemzetközi piacok hatásaként üdvözölhettük jó néhány évvel ezelőtt, aztán szépen lassan hozzászoktunk, ma pedig már a mindennapok gyakran megkerülhetetlen elemei. „Hogy hogyan zajlanak az élő megbeszélések, annak már valamennyi cégnél kialakultak a protokolljai, majd ebbe robbant be egyik napról a másikra a járványhelyzet, és a folyamatok, valamint a kommunikáció is hirtelen az online térbe költözött. Nem volt idő beleszokni, hiszen pénteken még az ismerős keretek voltak érvényben, hétfőn pedig már egy újban kellett folytatni a munkát” – vezeti fel a témát Mezriczky László, az Ispiro Consulting ügyvezetője.

A cél szentesíti az eszközt

A meetingelés számos vállalatnál életforma: sok munkavállaló korábban nap mint nap élőben sétált egyik tárgyalóból a másikba, laptopjával a hóna alatt, most pedig gyakran ugyanez zajlik, csak az érintettek az egyik virtuális szobából lépnek át a másikba, és nem ritkán órákig fel sem állnak a gép elől. Mindez jellemzően sem online, sem offline nem tartható sokáig.

Ha akár a vezetők, akár a beosztottak olyan megbeszélésekkel töltik az idejüket, amelyek számukra nem relevánsak, az többszörösen is pazarlás: az illető kiesik a saját munkájából, nem tesz hozzá a meetinghez sem, ráadásul a folyamatos, kötelező jelenlét, különösen online, a kiégéséhez is hozzájárulhat.

„Online és offline egyaránt érvényes, hogy megbeszélést kizárólag konkrét céllal ajánlott szervezni, mégpedig csak akkor, csak azokkal, és csak addig, amíg és akik részvételével az ténylegesen indokolt. A cél lehet döntéshozatal, brainstorming, egy konkrét kérdés megvitatása, a kereteket azonban mindig érdemes szem előtt tartani. Ez nem pusztán tehermentesíti a munkavállalókat, de magát a meetinget is hatékonyabbá teszi” – fejti ki a szakember.

Egyezség szerint

Hogy melyek az online meetingelés szabályai, azt a legtöbb vállalatnál homály fedi, vagyis sokszor az ’ahogy alakul’ elv válik irányadóvá. „Tapasztalatom szerint számos cégnél egyáltalán nem létezik kommunikációs szabályzat, de még a sok oldalas etikai kódex sem tér ki a kommunikációs normákra, legyen szó az elvárható válaszidőkről, arról, hogy hogyan néznek ki az adott vállalat kommunikációs felületei vagy mit szükséges tudni az online meetingekről. Ezeket ajánlott mihamarabb lefektetni, és tudatni is a munkatársakkal, nekik ugyanis általában nagyon kevés információjuk van arról, hogyan is kell jól kommunikálni” – vallja interjúalanyunk.

László szerint mindenekelőtt érdemes átgondolni a megbeszélések időzítését: „A gyakorlat azt mutatja, hogy jellemzően egész órakor kezdődnek és zárulnak a meetingek, egyik szorosan követi a másikat, ami oda vezet, hogy a résztvevők egyre fáradtabbak, egyre kevésbé produktívak. Egyszerű változtatás, mégis látványos eredményt hozhat, ha a megbeszélések időtartamát 50 percben maximalizálja a vezetőség, így a kollégák két megbeszélés között kapnak egy kis szünetet, ami jótékonyan hat a figyelmükre, a teljesítményükre.”

Az sem mindegy, mikor kapcsolódik be a vezető az adott megbeszélésbe, vagy másképp fogalmazva, ad-e néhány percet a munkatársaknak egy kis kötetlen, folyosói hangulatot idéző beszélgetésre. „A dolgozók számára általában a meetinget megelőző öt-tíz perc a legérdekesebb, amikor válthatnak egymással néhány szót, még a vezető jelenléte nélkül. Az informális, és némiképp spontán kapcsolódásra különösen nagy szükség van jelenleg, hiszen ebből van most a legkevesebb, és jó, ha erre a vezetők is tekintettel vannak, a csapat érdekében” – hangsúlyozza a szakember.

Természetesen minden vállalat megalkothatja a céljait támogató és az értékeivel összecsengő saját szabályrendszerét. „Olyan részletekre mindenképp érdemes kitérni, hogy kameraképpel vagy anélkül vannak-e jelen a résztvevők (mindannyian!) az adott megbeszélésen, vagy milyen módon jelezhetik, ha szeretnének hozzászólni a témához, anélkül, hogy egymás szavába vágnának. A lényeg a konszenzus, és annak betartása” – teszi hozzá a fentiekhez László.

Hiányzó elemek

Az online megbeszélések, az egyeztetett keretek ellenére sem lesznek soha egyenértékűek a valós meetingekkel, ugyanis a virtuális térben a kommunikáció számos, igen fontos eleme egyszerűen kiesik: a gesztusok szinte teljesen hiányoznak az információátadásból, ahogy a kép és hang csúszása miatt sokszor a mimikát is nélkülözni kell, ahogy a hangsúlyok vagy a hanglejtés is csak nyomokban érzékelhető.

„A metakommunikációs elemek hiánya miatt a résztvevők gyakran nem tudják, kinél van épp a szó, ki szeretne a kérdéshez hozzáfűzni valamit, ki az, aki különösen lelkesedik a témáért, vagy kit hagy teljesen hidegen. Ezeket a rejtett dimenziókat elengedhetetlen pótolni, amelynek hatékony eszköze a célzott és határozott moderáció” – tudjuk meg interjúalanyunktól.

A moderátor szerepe tehát kulcsfontosságú, ez azonban nem jelenthet erőfitogtatást – vagyis, ha több, egyenrangú vezető vesz részt egy adott meetingen, az nem lehet a versengés terepe. „Hogy ki lesz egy megbeszélés moderátora, azt ajánlott előre tisztázni, majd ezt a résztvevők tudtára is hozni. A moderálás nem a vezető pozíciójának demonstrálásáról szól, hanem a beszélgetés határozott kereteinek kijelöléséről, a téma mederben tartásáról és a cél felé tereléséről. A moderátor követi nyomon a résztvevők aktivitását és figyel arra, hogy a témában érintettek ténylegesen szót kapjanak, ahogy neki kell gondoskodnia arról is, hogy az üres monológokat időben leállítsa, és a fókuszt a lényeges kérdésekre irányítsa” – részletezi László.

A megoldások karnyújtásnyira vannak ugyan, nehezítő tényező azonban, hogy a legtöbb vezetőnek nincs gyakorlata a fentiekben. A változáshoz tudatos vezetőfejlesztésre, a megfelelő készségek elsajátítására van szükség, mi több, a vezetői szerep újraértelmezése sem várhat sokáig, ugyanis a helyzet adott, ahogy az egyéni és csapatszinten jelentkező kihívások is. A téma messzire visz, és hamarosan fel is dolgozzuk egy következő bejegyzésben!

Készítette: Istók Nikoletta