Agilis csapatok, Scrum Masterek, változáskövető cégek – többek között ezekkel a kifejezésekkel is találkozhatunk ma már egyre több vállalat bemutatkozásában, munkájuk, csapatműködésük leírásában. De mit jelent az agilitás a HR-ben?
Egyértelmű, hogy a bizonytalanság és az összetettség által meghatározott munka világában elengedhetetlen a gyors alkalmazkodás. A HR is ugyanazzal szembesül, mint bármely másik csapat a szervezetben: a funkciók modernizálásával és digitalizálásával szükséges minél gyorsabban és hatékonyabban megoldani a problémákat. Más szóval a HR-nek is az agilis megközelítést kell(ene) alkalmaznia a munka átalakításához. De mi az agilis HR, és milyen agilis HR gyakorlatokat tudunk megvalósítani a szervezeten belül?
Jelenleg az agilis megközelítések szórványosan jelennek meg a különböző HR folyamatokban, például a toborzás vagy a teljesítményértékelés területén. Az agilis HR elsőre összetett témának tűnhet, de az alábbiakban összeszedtük a legfontosabb tudnivalókat és alapelveket a gyakorlati megvalósításhoz.
Mit jelent az agilitás, honnan ered az agilis módszertan?
Az agilis melléknévvel szótári példák alapján tettre kész, szorgalmas, serény embereket jellemeznek, a munka világában azonban ezt a szervezet, a csapat változó környezethez való gyors alkalmazkodására is használjuk.
Nézzük meg, mit is jelent az agilis módszertan: röviden összegezve ez elsősorban a projektmenedzsment és a szoftverfejlesztés ismétlődő folyamatú megközelítése, amely segít a csapatoknak gyorsabban és kevesebb nehézséggel értékes végeredményt szállítani. Ahelyett, hogy minden feladatba egyszerre belecsapva kezdenének, egy agilis csapat apró, fogyasztható lépésekben végzi a munkát. A követelményeket, terveket és eredményeket folyamatosan értékelik, így a csapatoknak egyértelmű mechanizmusuk van arra, ha gyorsan kell reagálni egy új változásra.
Az agilis módszertan hivatalosan 12 alapelvre és 4 elemből álló értékrendre épül. A négy gondolatból álló manifesztó előtérbe helyezi az egyéneket és az interakciókat a folyamatokkal és eszközökkel szemben, túldokumentált procedúrák helyett működő termékeket, alkudozás helyett együttműködést, előre megtervezett pillanatok helyett változásra és változtatásra képes csapatot preferál.
Az alapelvek egy része specifikus a fejlesztői munkakörökre, de többségük bármely szektorra lefordítható a fentiek alapján. Ilyen például:
- Motivált egyénekre építsük a projekteket. Teremtsük meg a számukra ideális munkakörnyezetet, és bízzunk bennük, hogy elvégzik a munkát,
- A leghatékonyabb és legeredményesebb módszer az információ továbbítására csapaton belül a személyes/szóbeli kommunikáció,
- A legjobb projektek, tervek, termékek önszerveződő, önálló döntéshozatali joggal rendelkező csapatok által készülnek.
Számos agilis keretrendszer létezik a projektek kezelésére, köztük itthon is népszerű például a Scrum vagy a Kanban.
Láthatjuk tehát, hogy az agilis módszertan a szoftvergyártásban kezdődött, és innen terjedt ki más területekre, mint például az építőipar, a mezőgazdaság, a kutatás vagy az orvostudomány szektorára. Valójában nem is annyira a módszertan terjedt el, hanem inkább egy agilis gondolkodásmód, amely a az eredeti tan elvein, értékein alapul. Ma már egyre több helyen a HR is elkezdte aktívan alkalmazni ezt. Azok a szervezetek, amelyek előnyben részesítik az agilis HR megközelítést, több mint valószínű, hogy jobban kezelik a változásokat, mint azok, akik nem.
Az agilis HR
Lehet, hogy az agilis módszertan HR-ben történő alkalmazása nem feltétlenül egyértelmű. Ahogy azt fentebb is említettük, inkább egy agilis gondolkodásmódról beszélhetünk itt, amelyet a HR is képes átvenni és tanulni belőle. Ez elengedhetetlen egy olyan munkahelyen, egy olyan iparágban, amely folyamatosan változik, és állandóan gyors megoldásokat igényel. Az agilis HR tehát egy, az ügyféligényekre jobban reagáló szervezetet támogató HR funkció, ami rugalmas hozzáállást nyújt a csapat tagjainak a munkaerőpiaci és szervezeten belüli változások kezelésére.
Az agilis HR a következő módokon is megváltoztathatja a HR gyakorlatok hagyományos megközelítését:Hagyományos HR
- A karrierutak előre meghatározottak és lineárisak.
- A tanulási és fejlődési kezdeményezéseket az év elején vezetik be, előre meghatározott céllal és eredménnyel.
- A HR rendszereket hosszú ideig fejlesztik, és csak akkor vezetik be, ha mindent teszteltek és minden 100 százalékosan működik.
- A tehetséggondozás éves folyamatként működik, a munkatársakat különféle „kategóriákba” helyezik, majd ez alapján különféle képzéseket biztosítanak.
- A toborzás az igények alapján történik. Amint egy állás megüresedik, a felvételi folyamat megkezdődik, amíg meg nem találják a jelöltet.
Agilis HR
- A karrierutak dinamikusak, az alkalmazottak több irányba is elindulhatnak.
- A továbbképzéseket a megfelelő időben hirdetik ki, és ez egy folyamatosan elérhető kezdeményezés, nem pedig egyszeri erőfeszítés.
- A HR rendszereket kis léptékben, gyors átfutási idővel fejlesztik. A visszajelzések is gyorsan érkeznek arról, hogy a rendszert tovább kell-e fejleszteni vagy sem.
- A HR felhatalmazza a vezetőket és az alkalmazottakat, hogy magukévá tegyék a tehetség menedzsmentet. A HR biztosítja az eszközöket és a támogatást bármilyen fejlesztő tevékenység elősegítéséhez.
- A munkaadók folyamatosan fejlesztik jelenlétüket az összes platformon, és adatbázist hoznak létre a tehetséges egyénekről a jövőbeli igények kielégítésére.
Agilis alapelvek a HR-ben
Az agilis módszertan nem csupán a különböző HR folyamatok eltérő megközelítése, hanem más gondolkodásmód elfogadására is készteti a HR szakembereket. Ilyen szemléletmódbeli változások az alábbiak:
Elkülönülő csapatok helyett együttműködés
Túl gyakran a HR csapat maga is különböző divíziókban dolgozik (pl. toborzás, kiválasztás, tehetség menedzsment, adminisztráció), anélkül, hogy erőfeszítést tennének az együttműködésre. Ezenkívül a vállalaton belül a HR-t gyakran kivonják az üzleti döntésekből is.
A HR agilis megközelítése szükségessé teszi, hogy a csapatok többféle szaktudással, készséggel rendelkezzenek. Példa erre, hogy egy HR szakember ülhet egy tárgyalóban az ügyvezetővel, a befektetővel és a marketingigazgatóval is, hogy a munkavállalók viselt dolgairól egyeztessenek. Képzeljük el, hogy ez a csapat dolgozik egy olyan ügyön, mint például a vállalati kultúra. Sokkal hatékonyabb és holisztikusabb megoldásokat adna, mint egy hagyományos megközelítés, ahol csak HR-esek dolgoznának ezen. Ez ösztönzi a közös alkotást, amely sokkal innovatívabb megoldásokat kínál, mint a divíziókra, szétaprózott csapatokra osztott megközelítés.
Fogadjuk el, hogy nem lehet mindent megjavítani, néha hibás dolgok is születnek
Az agilis HR megközelítés egyik legerőteljesebb aspektusa az a gyorsaság, amellyel lehetővé tesszük a folyamatok fejlesztését. Ez az esetleges hibás döntések növekedését is jelentheti, ami nem rossz dolog. Ez csak azt jelenti, hogy a folyamatok, változások gyorsabban beépülnek, és sokkal hatékonyabban lehet megoldást találni egy problémára. A hagyományos HR-nek „hibajavító”, tökéletességre törekvő megközelítése lenne, ahol a változás nem elfogadható, és mindent hibátlan, 110 százalékos hatékonysággal kell elvégezni.
Ez a szemléletváltás az innovatív rendszerek bevezetését is ösztönzi, ami jelen esetben azt jelenti, hogy a HR szakemberek kísérletezhetnek, feltérképezhetik és kutathatják például a legjobb toborzó vagy értékelő módszereket, rendszereket.
Évről évre helyett napról napra
A HR sok szervezetben a hagyományos éves ciklust követi, amely a különböző folyamatokat a naptári évhez viszonyítja. A javadalmazást, a teljesítménymenedzsmentet, a tehetséggondozást és az egyéb HR folyamatokat jellemzően csak évente vizsgálják felül.
Az agilis HR szemlélet azonban minden nap felméri a körülményeket, majd a megfelelő módszereket követi a pillanatnyi megoldások kidolgozása érdekében. Ez lehetővé teszi a HR számára, hogy információkat kapjon a közvetlen környezettől, és rövid határidővel végrehajtsa azokat.
Az agilis módszertan elemeinek átvétele tehát segíthet a HR csapatnak az együttműködés javításában, valamint a hatékonyabb és eredményesebb munkavégzésben is. Ezért ösztönzzünk mindenkit arra, hogy igyekezzünk megérteni, csapatunk mely agilis gyakorlatokból profitálhat, és lépésenként kezdjük el ezeket alkalmazni, figyelve a kollégák reakcióit és a folyamataink változásait.
Készítette: Varsányi Zsófi
