Hogyan építsünk hatékony offboarding folyamatot?

Olvasási idő: 7 Perc
Elbocsátás
2023.08.14.

Töltse le
HR Körkép 2023 kiadványunkat!

Érdekel
Hogyan építsünk hatékony offboarding folyamatot?

Amikor egy munkavállaló távozik, a HR csapatoknak lehetőségük van arra, hogy őszinte visszajelzéseket gyűjtsenek, és olyan intézkedéseket javasoljanak, amelyek lassíthatják a fluktuációt. Cikkünkben Csikós-Nagy Katalin fluktuációkezelő szakértőt, a HR Evolution tulajdonosát kérdeztük a kilépési folyamatokról.

Mit is jelent az offboarding?

Az offboarding (kiléptetés) az a folyamat, amely a munkavállaló és a vállalat közötti hivatalos elválást eredményezi felmondás vagy nyugdíjba vonulás esetén. Magába foglalja mindazokat a döntéseket és folyamatokat, amelyek a munkavállaló távozásakor zajlanak, például:

  • a munkavállaló feladatainak átadása,
  • a hozzáférési jogok és jelszavak deaktiválása,
  • a munkaeszközök leadása,
  • kilépési interjúk lefolytatása a visszajelzések összegyűjtése érdekében.

Lényegében ez a kiléptetési folyamat biztosítja, hogy ne maradjanak elvarratlan szálak, amikor egy alkalmazott elhagyja a vállalatot.

Miért fontos a kiléptetési folyamat?

Amikor egy munkavállaló távozik, vagy a vállalatunk támogatója, vagy „ellenfele” lesz. A támogatók elismerően beszélnek rólunk és potenciális új munkatársakat küldhetnek a cégünkhöz. A negatív tapasztalattal távozók azonban nem fogják senkinek sem ajánlani a vállalatunkat, és ez hosszú távon árthat nekünk.

Egy hatékony offboarding folyamat segít csökkenteni annak az esélyét, hogy a félreértések a munkavállaló továbblépése után is fennmaradjanak. Ha időt szánunk arra, hogy megismerjük az alkalmazott tapasztalatait, akkor további (egyébként) lehetőségekkel válhatunk el egymástól a kapcsolatépítés, a fejlődés és a növekedés terén.

1.   Az offboarding építi a vállalat munkáltatói márkáját

Manapság még mindig sok szektorban beszélhetünk munkaerőhiányról, ami azt eredményezi, hogy elkötelezettség és pozitív tapasztalatok hiányában a munkavállalók gyorsan új állást fognak keresni. Ebben a keresésben nagy szerepet játszik a jelenlegi és volt alkalmazottak véleménye a cégekről.

Következetesen pozitív munkavállalói élményre van szükség a teljes munkavállalói életciklus során ahhoz, hogy később jó értékeléseket kapjunk a munkavállalóktól, és pozitív munkáltatói márkát építsünk. Az offboarding gyakorlatunk egy utolsó esélyt adhat arra, hogy demonstráljuk szervezetünk értékeit a távozó munkavállalóinknak. Ez nagyban hozzájárulhat egy olyan munkáltatói márka megteremtéséhez, amely sokkal többet ad, mint egy egyszerű marketing.

2.   A hatékony kiléptetés felszínre hozza az alkalmazottak fájdalmas pontjait

Az offboarding ritka lehetőséget kínál az alkalmazottaknak arra, hogy őszintén beszéljenek a szervezetnél szerzett jó és rossz tapasztalataikról. A munkavállalói tapasztalatok megértésére szánt idő azonban nem csak a kiléptetési folyamatra korlátozódhat, amikor (az adott személynél) már esetleg túl késő cselekedni. A munkáltató és a munkavállalók közötti kapcsolatok erősítésének folyamatos tevékenységnek kell lennie, nem pedig csak egy egyszeri feladatnak a listán.

A HR szakembereknek úgy kell tekinteniük a kolléga távozására, mint egy lehetőségre, hogy felismerjék a problémákat, segítsenek a távozó alkalmazottaknak, hogy úgy érezzék, meghallgatják őket, majd később mérhető lépéseket is kell tenniük azért, hogy érdemi változást érjenek el.

3.   Az offboarding nyitva hagyja az ajtót a visszatérő alkalmazottak számára

Az alkalmazottakkal való nyílt kommunikáció fenntartása kulcsfontosságú, amikor a szakértelmüket a szervezet igényeihez kell igazítani. Ha egy munkavállaló karrierútja más irányba vezet, mint amit mi biztosítani tudunk, a gondos és alapos kiléptetési folyamat lehetőséget adhat arra, hogy később visszatérjenek cégünkhöz. A korábbi munkatársak teljesítményével kapcsolatos információk nyomon követése segíthet a toborzóknak mérlegelni őket más jelöltekkel szemben.

A kiléptetés legfontosabb eleme: az exit interjú

A kilépés okait feltérképező beszélgetéshez szükséges a bizalom a két fél között, ez azonban nem mindig adott, főleg egy többszöri sérelmeket átélt munkavállalónál. Csikós-Nagy Katalin, a HR Evolution tulajdonos-ügyvezetője szerint a ki-hol-hogy kérdések mentén érdemes átgondolni az exit interjú szituációját:

Csikós-Nagy Katalin

Csikós-Nagy Katalin

a HR Evolution tulajdonos-ügyvezetője

Nem mindegy, hogy ki látja el az exit interjút. Az az ideális, ha minél függetlenebb személy beszélget a kilépőkkel, annak érdekében, hogy el merje mondani őszintén a sérelmeit, csalódásait. Kutatásunk alapján a munkavállalók nem vállalják véleményüket munkaadójuk felé és mást mondanak a kilépés valódi okáról. Minden második munkavállaló nem mondja meg a valós okot, ebből következik, hogy csak egy független fél, interjúztató ad értékelhető, igaz eredményt, amiből hatékony intézkedéseket hozhatunk. A függetlenségen túl az interjúztató empátia készségének szükségességét emelném ki, és persze a szakmai felkészültség sem elhanyagolható. Nem feltétlenül kell személyesen beszélni, telefonon is működik, de akkor is fontos, hogy mindkét fél zavartalan körülmények között legyen. Érdemes előre kialakított struktúrát, kérdősort használni az összehasonlítás, elemzés érdekében. Ne hanyagoljuk el a bevezetőt, a korrekt tájékoztatást az interjút céljáról.


Jogosan gondolhatjuk viszont, hogy a munkavállalónak már nem érdeke a tapasztalatairól őszintén beszélni és adott esetben újra feltépni a sebeket. Ilyen esetben azt javasolja Katalin, hogy kezdjük azzal a beszélgetést, hogy számunkra nagyon fontos a kilépő visszajelzése, véleménye, tájékoztassuk a beszélgetés céljáról és korrekten ismertessük, hogy fogjuk a válaszokat feldolgozni, milyen riport lesz belőle. Álljunk hozzá úgy, hogy akár a döntését is megváltoztathatja, azaz lehet, hogy befolyásolhatjuk, visszafordíthatjuk még a választását. Vagy ha azt már nem is, akkor – ha jó kolléga – emlékeztessük, hogy később visszavárjuk. Egy ilyen munkaerőpiaci helyzetben érdemes számon tartanunk azokat a kilépő kollégákat, akik nyitottak arra, hogy később visszajöjjenek hozzánk. Ezért erre feltétlenül kérdezzünk is rá a beszélgetés során konkrétan.

És hogy milyen szempontok alapján érdemes összeállítani a beszélgetés struktúráját és kérdéseit? A fluktuációkezelő szakértő szerint: „A legfontosabb, hogy legyen objektív és szubjektív része is. Adjunk lehetőséget arra, hogy indokolja, mit miért értékelt az adott pontszámra. Konkrétan kérdezzünk rá, mi vezetett a döntéséhez. Mikor jött először a gondolat, hogy felmond? Milyen csalódások, milyen hatások érték, hogy ezt a döntést hozta? Mi volt a fő oka? A lent felsorolt témakörök mentén jól csoportosíthatjuk a főbb kérdéseinket.”

Kilépés okai: A legalapvetőbb téma, ami egy exit interjúban felmerülhet az a munkavállaló kilépésének oka. Kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy a valódi okokat keressük és ne pedig következményeket tekintsünk oknak.

Elégedettség: Sok esetben a munkavállaló sincs tisztában azzal, hogy pontosan mik járultak hozzá ahhoz, hogy a kilépés mellett döntött. Iránymutatást adhat számunkra, ha tematikusan megkérdezzük, hogy mennyire volt elégedett a munkaviszony különböző aspektusaival.

Hátráltató, visszafordító tényezők: Sokszor idő telik el a döntés és a felmondás tényleges beadása között. Ez akár heteket, hónapokat is jelenthet, amikor a folyamat még visszafordítható lett volna. Ha megismerjük ezeket a tényezőket az segíthet abban, hogy a jövőben elejét a nem kívánt folyamatoknak.

Hova tovább? Ismerjük meg a versenytársainkat a munkaerőpiacon. Tudjuk meg, hogy munkavállalóink hova vándorolnak el, szükség esetén végezzünk összehasonlító elemzést a szóban forgó vállalatokkal és tudjuk meg, miben tudnak többet nyújtani nálunk.

Erősségek: Kérdezzük meg, mi volt az amit szeretett a munkahelyében, így képet kaphatunk arról, hogy mire építhetünk a toborzás és a megtartás során.

Fontos, hogy a hatékony offboarding folyamatnak nincs vége azzal, hogy lezajlanak a beszélgetések. Az itt megszerzett visszajelzéseket be kell építeni, forgatni a vállalat működésébe, ezért a HR-nek kiemelt feladata, hogy javaslatokat hozzon arra, hol és min szükséges változtatni azért, hogy hosszú távon elkötelezett és pozitív élményekkel gazdagodó munkavállalókat foglalkoztassanak. Így csökkenthetjük a fluktuációt, valamint távozás esetén sem kell aggódnunk a negatív visszajelzések és a munkáltatói márka sérülése miatt.

Készítette: Varsányi Zsófi

Ne felejtsd el megosztani a cikket!

X

Töltse le
HR Körkép 2023 kiadványunkat!

Adja meg az adatait a letöltéshez

Érdekel

Profession
Backstage podcast

A munkaerőpiac színfalai mögött

Meghallgatom!
X