Mi az a brainstorming? Milyen helyzetekben és hogyan alkalmazhatjuk hatékonyan? Szakértő válaszol.
A brainstorming egyre elterjedtebb módszer a cégek körében, ha valamilyen problémára keresik a megoldást vagy valamilyen nem várt kihívással, lehetőséggel találkoznak, amihez ötletekre van szükségük. Ezt a csoportban alkalmazható technikát sokszor ötletelő értekezletnek is hívják, a célja pedig, hogy minél több ötletet gyűjtsünk össze minél rövidebb idő alatt. De mitől lesz hatékony egy ilyen ötletgyűjtés? Mikor érdemes alkalmazni, hogyan lehet irányítani a folyamatot és hogyan vonjuk be azokat az introvertáltabb munkatársakat, akik nem szeretnek szerepelni? Cikkünkben Ungvári Péter, az Onlife Academy egyik alapítója, és az Onlife konferencia egyik szervezője ad tippeket.
Mennyiség a minőséggel szemben
A brainstorming egy olyan tevékenység, amelyhez minimum két ember szükséges, de legtöbbször csoportokban alkalmazzák. A célja, hogy minél több ötletet összeszedjünk, legyen az jó vagy rossz ötlet – a kritikának és az értékelésnek a brainstormingban nincs helye. „Ha van tíz vagy ezer ötletünk egy probléma megoldására, nyilván az ezer ötletből szeretnénk választani, hiszen ezer lehetőségből jóval nagyobb valószínűséggel találjuk meg a megfelelő megoldást” – kezd bele a témába Péter. – „A brainstormingnak egy célja van, hogy minél több ötletünk legyen és próbáljunk meg egymásból is minél több ötletet kihozni.”
Ezt a módszert bármikor lehet alkalmazni, amikor egy problémára megoldást keresünk, vagy amikor egy eddig nem látott kihívással vagy lehetőséggel találkozunk, például egy új termék bevezetésénél. „A legelején a célunk, hogy minél tágabbra nyissuk az ajtót, itt még nem akarjuk szűkíteni a lehetőségeket.”
Minden ötletet írjunk fel
A jó brainstorming jellemzői közé tartozik, hogy laza, pörgős, vidám és kötetlen, ami tényleg egy jó buli lehet a résztvevőknek. „Itt bárki bármit mondhat, ami szerinte jó ötlet és valamilyen módon a témához kapcsolódik. Ha valaki azt mondja, hogy sajtkrém, akkor felírjuk, hogy sajtkrém. Fontos, hogy vizuálisan jegyzetelve legyen az, amit a résztvevők mondanak, mert ezekről újabb dolgok is az eszükbe juthatnak” – javasolja a szakértő.
Péter az ötletek felírásához az egyszerű sticky note-okat, azaz a ragadós cetliket javasolja akár online, akár offline történik a megbeszélés. „Ha online ötletelünk, mi a Google Jamboardot használjuk. Megosztjuk a képernyőt, egyvalaki írja az ötleteket a cetlikre, a többiek pedig csak beszélnek. Fontos, hogy ezek az ötletek ki legyenek mondva, ne csak írjon mindenki egymás mellett némán. Ha pedig offline történik a meeting, egymás mellé ragasztunk 4-5 nagy, akár a fél falat eltakaró lapot és arra kezdünk el filctollal írni. Persze ha van egy nagy táblánk vagy üvegfelületünk, amire lehet írni, az is megfelelő. Itt a mozdulatsor a lényeg, hogy felírjunk mindent; ez ad egy lendületet az egésznek és a résztvevőknek is elkezdenek az eszükbe jutni az ötletek.” Fontos megemlíteni, hogy ez nem egy komoly, nyakkendős ötletelés, ahol mindenki 10-15 percben prezentálja a mondanivalóját, hiszen ez ellentmondana annak, hogy a brainstorming lényege a mennyiségi gyűjtés.
Legyen egy vezető
Bár a brainstorming egy kötetlen folyamat, kell, hogy legyen valaki, aki a meetinget vezeti.
Ungvári Péter
az Onlife Academy alapítója
Nem moderátornak, inkább facilitátornak nevezém. Van egy pár dolog, amit nem szabad csinálni, és ilyenkor a facilitátor szól, de olyan módon, hogy ne rontsa el a hangulatot. Az egyik ilyen a negatív visszajelzés vagy a kritika. Már a brainstorming elején jelezni kell, hogy kritikának nincs helye, hiszen nem szűkíteni, hanem tágítani szeretnénk a lehetőségeket. A másik, hogy nincs helye hosszú monológoknak vagy prezentációknak, nem kezdhet el senki a saját megoldása mellett érvelni.
A facilitátor feladata emellett az is, hogy pörgesse a folyamatot: ha nincs ötlet, ő maga is mondjon párat, vagy mutasson rá személyekre, hogy mondjanak még valamit. „Fontos, hogy ő sem minősítheti az ötleteket, mindent fel kell írnia, ami elhangzik.”
Vonjuk be az introvertált résztvevőket is
Vannak, akik élvezik a hasonló helyzeteket és nem félnek őrültebbnél őrültebb ötletekkel előrukkolni. Vannak viszont olyanok, akik kényelmetlenül érzik magukat egy ilyen szituációban és nehezen nyílnak meg, nehezen kommunikálják a gondolataikat. A brainstorming folyamatába őket is be kell vonni, amelyre léteznek bizonyos megoldások. „Fontos, hogy tiszteletben tartsuk, hogy vannak kicsit zárkózottabb személyiségtípusok, akik kevésbé extrovertáltak és félhetnek attól, hogy egy ilyen helyzetben butaságot mondanak. Azt szoktuk javasolni, hogy azoknak a csapattagoknak, akik szeretnek mindent átgondolni, jelezzük előre egy e-mailben, hogy pár nap múlva brainstorming lesz, gondolkozzanak rajta és készüljenek fel” – mutat rá a szakértő. – „A másik lehetőség, hogy a brainstorming végén jelezzük a résztvevőknek, hogy még további 3-4 ötletet várunk a nap folyamán e-mailben. Így visszamenőleg és előre is megnyújtottuk ezt a folyamatot. Ettől függetlenül fontos, hogy ott helyben se maradjon ki senki és kérjük őket is, hogy szólaljanak meg.”
A kiértékelést válasszuk le a brainstormingról
Fontos szem előtt tartanunk, hogy a brainstormingnak nem célja az ötletek kiértékelése, így ne kezdjünk bele azonnal! „Egészen más gondolkodásra van szükség, amikor analizáljuk a lehetőségeket, mint amikor kreatívak vagyunk, merünk hibázni és nem mérlegelünk, csak mondjuk, ami az eszünkbe jut. Ha ezt megpróbáljuk összemosni és a brainstorming végén azonnal ki akarjuk választani, hogy melyik a jó megoldás, akkor kicsit azt kockáztatjuk, hogy az ötletelés alatt is ebben az állapotban leszünk” – magyarázza Péter. A döntéshozatalnak számtalan módja van, de érdemes leválasztani a brainstorming folyamatáról. „Javaslom, hogy időben ezt a kettőt válasszuk el egymástól és a kiértékelést delegáljuk valakinek. Ha mi vagyunk a facilitátorok, az is rendben van, de ki is adhatjuk valakinek, hogy mondjuk gyúrjon nekünk össze három javaslatot.”
Végül a döntéshozatalra többféle lehetőségünk is van. „Elkezdhetjük csoportosítani különböző módon ezeket az ötleteket: például ha egy új termék fejlesztésénél jön egy csomó ötlet, ami a kiegészítő szolgáltatásokra vonatkozik és egy csomó másik, ami a gyártásra vonatkozik, ezeket tudjuk csoportosítani. Kategóriák szerint is összerakhatjuk az ötleteket, hogy például azok egy prémium irányba vagy egy belépő szintű termék irányába mutatnak. Meg kell nézni, hogy az összegyűlt ötletek közül mi az, ami erősen összekapcsolódik a többivel, később ezeket kell elkezdeni kiértékelni, elemezni és megnézni, hogy megvalósíthatók-e. Ha nem, vagy ha kiegészítésre szorulnak, akkor pedig vissza kell menni az eredeti ötlethalmazhoz és elölről kezdeni a folyamatot az ötletmorzsáktól” – összegi Péter.
Készítette: Kövecses Evelin
