Ha a toborzási-kiválasztási folyamat közepén eltűnnek, nem reagálnak többet a jelöltjeink, miben keressük a hibát elsőként? Sajnos elég nagy esély van arra, hogy részben a folyamatainkban keresendő a probléma, ami – ha nem foglalkozunk vele – egyre több ghostoló tehetséghez vezethet. Marázi Judit szabadúszó HR szakértőt és Révész Tímea HR Managert kérdeztük.

Mit jelent a ghostolás/ghosting?

A ghostolás, vagyis a szó nélküli eltűnés nem csak a magánéletünkben, de a munka világában is gyakori jelenség. Legtöbbször a munkáltatók kapcsán kerül említésre, amikor például egy-egy interjú után nem értesítik az álláskeresőket az elutasításról, de gyakran hallgatunk a jelöltek eltűnéséről is.

Az álláskeresők manapság már egyértelmű párhuzamot vonnak a felvételi folyamat során tapasztalt bánásmód, és a későbbi munkakörülmények között: szerintük ahogyan az interjúkon bánnak velük a HR-esek, vezetők, a napi munka során is ugyanúgy viselkednek a munkavállalókkal. Azok a tehetségek, akik nem érzik magukat megbecsültnek a kiválasztási folyamatban vagy nem látják maguk előtt a pozitív vállalati kultúrát, a lehető legkorábbi ponton kiállnak majd a sorból és inkább szó nélkül hagyják a munkáltató további megkereséseit.

Miért kerülhetünk ilyen helyzetbe munkáltatóként?

Számos oka lehet annak, hogy a jelöltek miért vonják ki magukat a felvételi folyamatból. Marázi Judit HR szakértő, szervezetfejlesztési tanácsadó szerint a jelöltek és a munkáltatók oldaláról is meg kell vizsgálnunk a kérdést: “A jelöltek szempontjából feltűnő, hogy a kétségbeesés miatt sok olyan állást pályáznak meg, ami nem az ő profiljuk. Nem célzottan keresnek állást, hanem mindenhová elküldik az önéletrajzukat, ezt követően azonban nem jut idejük elmenni az interjúkra. Sokan a visszahívások elmaradása miatt lesznek csalódottak. Szintén jellemző, hogy az első telefonbeszélgetést vagy az első találkozót követően nem veszik fel a telefont, vagy nem válaszolnak a megkeresésre a jelöltek. Ezek oka, hogy nincs meg a „kémia”, szimpátia a cég felé, vagy olyan benyomás éri a jelöltet, ami miatt úgy dönt, hogy nem szeretne ott dolgozni.  De mivel ezt nem tudja (nincs rá megtanítva) vagy nem meri elmondani az interjúztatónak, ezért megszakítja a kapcsolatot és eltűnik.”

Hozzátette, hogy a cégek nem megfelelő jelöltkezelési gyakorlata is hátráltató tényező lehet, hiszen az automatizmusok (szoftverek) megjelenésével személytelenebbé vált a kiválasztás első lépése, az önéletrajzok szűrése, ami a második lépésre, a behívásokra is hatással van. 

Tímea szerint, ha a munkáltatói oldalt vizsgáljuk, akkor többek között problémát okoz a túl hosszú, elnyúló kiválasztási folyamat, vagy akár a több körös meghallgatás, továbbá számos esetben az is, ha az interjú alkalmával nem a releváns interjúztatóval találkozik a jelölt. Szintén gyakori probléma a nem megfelelő kiválasztási eszközök használata, valamint a felkészületlenség a munkáltatói oldalon. A pályázóban hagyott nyitott kérdések, az átszervezett interjúidőpontok, ezek mind-mind elbizonytalanítják a pályázót. 

Ezek mellett más olyan lehetőségek is felmerülhetnek a jelöltekben, amik okot adhatnak arra, hogy távol maradjanak a kiválasztási folyamat további lépéseitől. Például, ha túl szigorú menetrendet tartunk. Ebben az esetben gyakori, hogy nem elég rugalmasak az interjúidőpontok és kevés lehetőségük marad a jelölteknek arra, hogy felszabadítsák az idejüket vagy felkészüljenek az interjúkra. Emellett a sokszor szélsőséges véleményeket kiváltó próbafeladat is negatív tényező lehet: ha túlságosan komplex interjúkérdésekkel vagy nagy súlyú próbafeladatokkal teszteljük a jelölteket, amelyek túlzottan magas elvárások elé állítják őket és előre nem tervezhető kognitív munkát követelnek meg tőlük, akkor gyakran a képességeik alatt teljesítenek, ami elveszi a motivációjukat, és ezt a negatív érzést kapcsolják a vállalathoz. Emellett azt is szem előtt kell tartanunk, hogy ha egy komplex, akár több órát is igénybe vevő feladat elvégzését kérjük, az (bár ebbe sokan nem gondolnak bele) előnyben részesíti azokat, akiknek több szabadidejük van erre. Ezzel szinte automatikusan elveszítjük azokat, akiknek bár affinitása lenne, de élethelyzete miatt nem tud túljutni ezen a szűrőn.

Hogyan tegyük jobbá a folyamatainkat 2024-ben?

Ahhoz, hogy megtaláljuk a legjobb jelölteket, fontos hogy már a folyamat kezdetén elkötelezzük az álláskeresőket. Ezzel elkerülhetjük, hogy a tehetségek szó nélkül eltűnjenek a kiválasztás közepén.

A kommunikáció mellett és azon belül is számos eszköz is rendelkezésünkre áll, amit a folyamat különböző lépéseiben alkalmazhatunk:

• Csökkentsük a súrlódást: Egy 2023-as jelöltélmény kutatásból kiderült, hogy a legfontosabb okok, amiért végül nem mentek végig egy felvételi folyamaton a kiválasztás idejének hossza és komplexitása volt, valamint az, hogy az idejüket nem tartották tiszteletben a toborzók. A kutatók javaslata erre, hogy időről időre teszteljük a folyamatainkat egy próbajelentkezéssel. Nézzük meg, hol lehetnek súrlódási pontok, milyen automatikus leveleket küldünk, milyen gyorsan érkezik válasz valós, a cégünknél dolgozó személytől. Egy másik lehetőség a kiválasztási folyamat felesleges lépéseinek eltávolítása: vizsgáljuk meg például, hogy szükség van-e az önéletrajz feltöltése mellett az adatok manuális begépelésére is.
• Készítsük fel a jelölteket: A fent említett tanulmányban azok a jelöltek, akik ötcsillagos értékelést adtak egy közelmúltbeli toborzási élményükre, azt mondták, hogy felkészülten és nyugodtabban érkezhettek az interjúra, hiszen megkapták az interjúztatók nevét, pozícióját, részletes listát kaptak a találkozó menetrendjéről, valamint egy rövid, személyes üdvözlést is olvashattak egy automatikus e-mail helyett. 
• Lazítsunk a körülményeken: Sok álláskereső nem tud interjúzni vagy próbafeladatot készíteni a hagyományos munkaidőben, mert például dolgozik. Próbáljunk meg akár munka előtti vagy utáni idősávokat beiktatni, hogy a jelöltek minél hamarabb tudjanak időt szakítani a felvételi folyamat befejezésére és ne kelljen szabadságkéréssel bajlódniuk jelenlegi munkahelyükön.
• Adjunk gyors visszajelzést – akár vizuálisan is: Az említett kutatás szerint azok a jelöltek, akik gyors visszajelzést kapnak – akár arról, hogyan ment az interjú, akár arról, hogy mire számíthatnak a következőkben, hol tartanak a folyamatban – elkötelezettek maradnak. A felmérésben megkérdezett, ötcsillagos tapasztalatokkal rendelkező jelöltek 52 százaléka tudta folyamatosan figyelemmel követni a státuszát, az összes jelöltnek azonban csak 4 százaléka mondta, hogy a jelentkezés után kapott egy linket a folyamat előrehaladásának ellenőrzésére. Mivel manapság még kevésbé elterjedt ez a módszer, ezért egy ilyen extra vizuális funkcióval könnyen ki is tűnhetünk a munkáltatók közül.

Tímea összefoglalása szerint Magyarországon csaknem teljes a foglalkoztatottság jelenleg, így nincs könnyű dolga a munkáltatónak, ugyanis még állásban lévő jelöltekkel dolgozik, akik váltási szándékát kell felébreszteni, észszerű de mégis vonzó, elérhető elvárásokkal. “Fontos, hogy mérjük hatékonyágunkat a kiválasztási folyamatban: a munkakört határozzuk meg megfelelően, a kiválasztási folyamatnak legyen felelőse, a szakemberek legyenek felkészültek a kiválasztási módszerekben és eszközökben, és magabiztosan alkalmazzák azokat. Ne sablon módszerekkel dolgozzunk, a pozíció kapja meg a megfelelő kiválasztási eszközt, legyen az interjú típus vagy teszt. Építsünk be kockázatelemző kérdéseket az esetleges jelöltvesztés megelőzésére vonatkozóan. A pozíció betöltésére szánt idő legyen világosan meghatározott, valamint építsünk be jelöltélményt a folyamatunkba, ez a vállalati imidzsünknek is jót tesz.”

A tapasztalatok és szakértőink véleménye alapján meghatározott irányok együtt egyértelmű képet mutatnak: ha nagyobb hangsúlyt helyezünk a kommunikációra, folyamatosan tájékoztatjuk jelölteinket az előrehaladásukról, megfelelő részletességű információt biztosítunk számukra a folyamat lépéseiről, és részletesen megvizsgáljuk a jelenlegi kiválasztási folyamatunk lépéseit, jelentős és valóban hatásos javulást érhetünk el. Így pedig mi is több időt spórolhatunk meg, valamint megakadályozhatunk, hogy az igazán tehetséges álláskeresők eltűnjenek a látókörünkből.

Készítette: Varsányi Zsófi