Miért szeretjük az egyterű irodákat? Miért? Szeretjük őket?

Az utóbbi évtizedben Magyarországon is, - követve az USA-ból indult 'open office' trendet - egyre jobban terjednek a nyitott, egy légterű irodák. A szolgáltató központok, call centerek, ügyfélszolgálatok tevékenységére remekül illeszthető ez az irodatípus. Akkor ideális, ha a munka bizonyos fokú elmélyültséget igényel, de nem jár együtt egész napos telefonálással, jövéssel-menéssel, mert így zavaró lehet a többiek számára.

Kölcsönös odafigyeléssel és a többiek érdekeinek figyelembe vételével működtethető ez az irodatípus. ha nem vagyunk tekintettel másokra, nem tiszteljük személyes terüket és azt, hogy nekik is szükséges koncentrálni a hatékony munkavégzéshez, akkor könnyen pokollá tehetjük egymás életét.

Miért lett gyorsan népszerű az egyterű iroda?

Az osztatlan irodatér előnyei nyilvánvalóak: az egyterű elrendezés gazdaságos, javítja a munkatársak közötti kommunikációt és együttműködést, növeli a produktivitást.
„Az ajtók eltűnésével jóval gyorsabban meg lehet beszélni a problémákat, nem kell telefonálni, elég odanézni, hogy a kolléga ráér-e."

Az egyterű iroda a kis hatalmi távolságot is szimbolizálja a vezető és a beosztott között. Az operatív vezetők általában a csoportjuk közvetlen közelében, míg a felsővezetők egy kisméretű üvegfalú szobácskában kapnak helyet. Fontos, hogy jó rálátásuk legyen az irányításuk alatt állókra és átlássák az egész teret.

Az 'élni és élni hagyni' elv alapján az egyterű irodákban is fontos kialakítani a szabályokat, melyek betartásával az általános zajszint csökkenthető, mindenkinek lehetősége nyílik együttműködési készségének folyamatos gyakorlására, hogy mások és saját maga számára is kedvezőbb munka körülményeket teremtsen.

Egyterű etikett:

- Mobiltelefonunkat halkítsuk le.

- Ha nem vagyunk az asztalunknál, kapcsoljuk be az üzenetrögzítőt.

- Magánbeszélgetéseinket inkább a pihenő helyiségben folytassunk, ne hozzunk másokat kellemetlen helyzetbe azzal, hogy magánéletünket ott tárgyaljuk ki, nem beszélve arról, hogy a többieket zavarjuk az elmélyült koncentrálásban.

- A munkaasztaloknál ne étkezzünk, különösen nem erős, jellegzetes illatú (curry, hagyma...) ételeket ne fogyasszunk.

- Az asztalunkon tartsunk rendet. Nem kelt jó benyomást a feljegyzésekkel és össze-visszaheverő aktákkal telezsúfolt asztal.

- A munkafolyamatot és az éppen elért részeredményünket ne kommentáljuk hangosan, lehet, hogy a többieket zavarja a munkavégzésben.

- Zenét csak fülhallgatóval hallgassunk.

- Ne tartsunk megbeszéléseket az íróasztalnál. Ha néhány percnél hosszabb ideig szeretnénk valamit megbeszélni, érdemes kimenni a pihenőterületre vagy egy kisebb tárgyalóba beülni.

- Ne sétáljunk át más munkaterületén, belegyalogolva ezzel személyes zónájába, inkább használjuk a folyosókat és előterek közlekedésre.

- Ha elkaptunk egy vírust inkább maradjunk néhány napot otthon, minthogy megfertőzzük a közelünkben ülőket.

Miért nem kedveljük?

Az egyterű irodákban az intimszférát nélkülöző kialakítás szorongást hozhat létre a munkatársakban. Általában senki sem szereti, ha ráláthatnak a monitorjára, még akkor sem, ha csak munkahelyi feladataival foglalkozik. Nem szerencsés az sem, ha valaki háttal ül a többieknek és folyamatosan érzi és hallja, de nem látja, hogy a háta mögött sétálnak el, mert kiszolgáltatott helyzetben fogja magát érezni. Fenti jelenségek mind a termelékenység csökkenéséhez vezetnek. Csakúgy, mint a gyakoribb betegállomány, hiszen a vírusok gyorsabban terjednek a nyitott térben.

A több ember szükségszerűen nagyobb munka zajjal dolgozik, több munkahelyi konfliktus (pl. a légkondicionáló szabályozása) fordulhat elő, amely irritálja az azonos térben dolgozókat.

Tanulmányok alapján az egyterű irodák kialakításával 20%-os költségcsökkentést érhetnek el a cégek, ezzel együtt a munkatársaik szociális és pszichés szükségleteit is szem előtt kell tartani a termelékenység szinten tartásához és a versenyképesség megőrzéséhez.

Személyes zóna: 120 cm

Pszichológiai kutatások szerint a személyes zóna 46 és 120 centiméter közötti, így legalább 120 centiméter távolság szükséges két munkaállomás között.
"Egyterű irodai környezetben az eltérő profilú munkacsoportok elválasztását, és a zavarások kiszűrését hangszigetelt paravánokkal, illetve kárpitozott hátú, 140-160 centiméteres szekrénysorok beállításával szokták megoldani" - állítja a szakember.

A modern egyterű irodákban külön étkező helyiség kávé - üdítő automatával és pihenő helyiség is áll a munkatársak rendelkezésére, ahol nyugodtan lazíthatnak vagy intézhetnek egy privát telefont. Megbeszélésekre tárgyalók, hivatalos telefonbeszélgetésre vagy konferencia beszélgetés lebonyolítására kis fülkék állnak rendelkezésükre.
A terek összhatása általában egységes, a céges imidzs elemei összehangoltan jelennek meg minden felületen.

Van, aki szívesebben dolgozik saját irodájában, és van, aki az egyterű irodára szavaz. Tény, aki itt kezdi alkalmazotti életét, ezt szokja meg, ez válik természetessé. Élvezni fogja, hogy közel van a munkatársaihoz, nemcsak virtuálisan alkotnak egy csapatot. Az egyterű irodánál, ahol több tucat ember dolgozik együtt, jó munka- és bármilyen más kapcsolatok is gyorsan kialakulhatnak.
A kulcs talán az egymás területének és tevékenységének tiszteletben tartása és törekvés a harmonikus együttműködésre.