Az email írás új hulláma: 5 perc is elég

Az időnyerő taktikák mindig jól jöhetnek, különösen a jelenlegi helyzetben, amikor az otthonlét jelentősen több feladatot ró mindannyiunkra. El kell látnunk a háztartási teendőket, meghatározott idősávokban járhatunk vásárolni, a beszerzett alapanyagokból pedig még el is kell készítenünk az ételeket.  Otthon tanulnak a gyermekeink, ha még nem iskolások, hanem kisebbek, akkor pedig talán még több odafigyelést igényelnek. A hatékony időgazdálkodásból most garantáltan nagy gyakorlatra tehetünk szert, hiszen a fentiek mellett még dolgoznunk is kell.

Jöjjön egy olyan technika, amelynek nem csak most, de később is nagy hasznát vehetjük, ha visszatérünk a régi kerékvágásba, hiszen az idő – mindentől függetlenül - az egyik legnagyobb kincsünk.

Ne bonyolítsuk, ami egyszerű is lehetne

Az emailben történő információcsere nagyban leegyszerűsíthetné a kommunikációt, azonban jellemzően sokkal több időt töltünk egy-egy levél megírásával, mint amennyi valóban szükséges lenne. Gyakran üldögélünk akár negyedórát is egy válasz felett, mire megnyomjuk végre a küldés gombot. Ha naponta tucatjával érkeznek postafiókunkba a megkeresések, belegondolni is szörnyű, hogy mennyi értékes percet vesztegetünk el, ahelyett, hogy a valóban az eredményességet szolgáló tevékenységeinkkel foglalkoznánk. 

Szabjunk határt magunknak és maximáljuk az egy-egy levél megírására fordított időt 5 percben! Ha már profin tudjuk alkalmazni az 5 perces szabályt, redukálhatjuk az időt 3 percre, vagy akár mindössze 30 másodpercre. Lássuk, hogyan!

Vigyázz, kész, rajt!

Nincs nagy titok, kezdjük azzal, hogy beállítunk egy időzítőt, ami jelzi, ha letelt a levél megválaszolására fordítható időnk! Ilyenkor akárhol is tartunk, zárjuk le a mondandónkat. Erre az esetre jól jöhetnek olyan panel mondatok, mint például ez: Most be kell fejeznem az írást, ha bármilyen kérdése felmerül, a továbbiakban is szívesen állok rendelkezésére. Ha azon kapjuk magunkat, hogy túl gyakran kell ehhez hasonló „konzerv” mondat alkalmazásához folyamodnunk, akkor tudni fogjuk, hogy még csiszolnunk kell a technikánkon.

Ha egyébként is grafománok vagyunk és nem a felesleges szöszmötölés miatt töltünk irreálisan sok időt egy email megfogalmazásával, hanem azért, mert túl hosszú leveleket írunk, jól jöhet egy olyan alkalmazás is, amely megszámolja a szavakat. Az Outlookban ez csak egy kattintás, de a Word Counter Plus Chrome-bővítménnyel a Gmail fiókunkban is élhetünk ezzel a megoldással. 

Igaz ugyan, hogy ez nem veszi el annak lehetőségét, hogy továbbra is hosszan értekezzünk, ám segíthet szigorúbb kontroll alatt tartani magunkat, és könnyebben lezárni a mondanivalónkat egy meghatározott szómennyiség elérése után – ugyanúgy, mint az időmérés esetén.

Legyünk hatékonyak

Soha nem szabad elfelejtenünk: nem csak emailt írni, de olvasni sincs túl sok időnk, se nekünk, se a címzettnek, így mindig törekedjünk arra, hogy a leveleink lényegre törőek és rövidek legyenek! Ehhez segítségül hívhatunk néhány extra megoldást, amelyek nemcsak a mi dolgunkat könnyíthetik meg, de a másik félét is. 

Ha például sok határidőt, vagy jövőbeli értekezletek dátumait sorolnánk fel egy emailben, véletlenül se gépeljük be ezeket, inkább használjunk helyette naptár alkalmazást, így mindenki egyszerűen nyomon követheti a lényeges időpontokat. 

Ha egy szöveges dokumentumot kell véleményeznünk, fűzzük a megjegyzéseinket az eredeti szöveghez a korrektúraablakban, és küldjük el mindössze egy egymondatos levéllel, hogy csatoltuk a kiegészítéseinket tartalmazó fájlt. Egy ilyen email megírása mindössze fél perc, valamint a másik fél is azonnal tudja majd értelmezni és feldolgozni a megjegyzéseinket.

Amennyiben vannak a munkánknak a fentiekhez hasonló, visszatérő elemei, vagyis gyakran kell hasonló tartalmú leveleket fogalmaznunk, akkor praktikus létrehoznunk egy-egy sablont, így csak pár kattintás és a csatolmány mellékelése után máris útjára indíthatjuk a drótpostát.

Maradjunk udvariasak

Ne aggódjunk azon, hogyan reagálnak majd az új módszereinkre a címzettek, ugyanis valószínűleg nagyon hálásak lesznek az egyszerűbb, átláthatóbb stuktúrákért. Egy fontos pontról azonban soha ne feledkezzünk el: maradjunk tisztelettudóak a legszűkszavúbb levélben is! Az első e-mailváltást illik üdvözléssel kezdeni, ahogy a kérem és köszönöm szavakat is ajánlott a tartalomba fűznünk, nehogy utasítóvá váljanak a rövid mondataink. Amikor pedig úgy érezzük, túlcsordul a postaládánk, nyugodtan jelezzük kollégáinknak, hogy időt késünk a válaszra, ugyanis ezzel hatalmas nyomástól szabadíthatjuk meg magunkat, és a figyelmünket a lényegesebb, sürgősebb teendőinkre összpontosíthatjuk. 

Amennyiben szükségünk lenne még néhány praktikus tanácsra a témában, ide kattintsunk, itt pedig akkor kaphatunk hatékony segítséget, ha a járványhelyzet miatt veszítettük el a munkánkat és szeretnénk mihamarabb elhelyezkedni. Személyes prioritásaink szerint keressünk a több ezer friss állás között is, ha pedig frissítjük önéletrajzunkat és a munkáltatók számára is láthatóvá válunk, tovább növelhetjük esélyeinket! Kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is, így biztosan nem maradunk le egyetlen munkáról sem!

Készítette: Profession.hu

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, hatékonyság, időgazdálkodás, e-mail