Állásra jelentkezel, motivációs levelet írsz, vagy hivatalos ügyben keresnéd meg a HR-t? Ilyenkor nem elég a jó tartalom, a forma is számít. Egy jól szerkesztett és szabályosan felépített levél nemcsak a szakmai hozzáállásodat tükrözi, hanem sokszor a sikeres ügyintézés kulcsa is. Mutatjuk, hogyan épül fel a hivatalos levél, milyen a helyes megszólítás, és adunk egy letölthető hivatalos levél mintát is, amelyet bátran követhetsz.

Mikor van szükség hivatalos levélre?

A mindennapok során többféle helyzetben is szükséged lehet arra, hogy jól tudj hivatalos levelet írni.

• - Állásra való jelentkezéskor: motivációs levél vagy kísérőlevél formájában.
• - Munkahelyi kommunikációban: például a HR-rel vagy a vezetőséggel való kapcsolattartás során.
• - Panasz vagy kérvény benyújtásakor: szolgáltatóknál, iskoláknál, önkormányzatnál, NAV-nál.
• - Különféle kérelmeknél: például tanulmányi osztály, társasházi ügyintézés vagy pályázati dokumentáció esetén.

Mindezekben közös, hogy a hivatalos levél formátum betartása nélkülözhetetlen, így érdemes képben lenni az elvárásokkal.

A hivatalos levél felépítése – lépésről lépésre

Fejrész

A fejrész tartalmazza a feladó és a címzett adatait, a dátumot, valamint a tárgyat.

• - A címzettet bal oldalon tüntetjük fel (név, beosztás, cég/intézmény neve, cím).
• - A tárgy mindig rövid, lényegre törő, pl.: „Tárgy: Panasz benyújtása”.
• - Az adatokat érdemes többször ellenőrizni.

Megszólítás

A hivatalos levél megszólítása legyen mindig udvarias és a címzetthez illeszkedő!

• - Ha ismered a nevet: „Tisztelt Kovács Úr!”
• - Ha csak a titulus ismert: „Tisztelt Osztályvezető Asszony!”.
• - Ha nem tudod pontosan: „Tisztelt Hölgyem/Uram!”. Kerüld a túl személyes formákat, például a „Kedves XY”-t.

Bevezetés

Itt jelöld meg a levél célját: például állásra pályázol, vagy hivatkozol egy korábbi ügyintézésre. Legyen egyértelmű, miért írod a levelet!

Tárgyalás

Ebben a részben bontsd ki az üzenetedet: ismertesd a panaszod, írd le a kérelmed indokait, vagy mutasd be röviden a pályázati motivációdat! Legyen világos, mit vársz a címzettől!

Befejezés

Mindig fogalmazz meg egy udvarias kérést vagy záró gondolatot: „Köszönöm, hogy foglalkoznak az ügyemmel”, „Várom mielőbbi válaszát”!

Elköszönés, aláírás, mellékletek

A levél végére kerül az elköszönés („Tisztelettel”), a teljes név és beosztás, valamint a mellékletek felsorolása (pl. önéletrajz, szerződés másolat).

Gyakori hibák hivatalos levél írásakor

A hivatalos levél esetében a leggyakoribb hiba a túl közvetlen hangvétel és a tegeződés: maradj udvarias, tárgyilagos, következetesen magázó formában! Ugyanilyen problémás a helyesírási vagy nyelvtani hiba, illetve a hiányzó, pontatlan megszólítás – a név, titulus és a „Tisztelt …!” forma elírása már az elején elronthatja a rólad kialakuló első benyomást. Kerüld a körülményes mondatokat: egy gondolatot egy mondatban fogalmazz meg, világos szerkezetben! Mindig jelöld ki konkrétan, mit kérsz vagy mi a leveled célja (határidő, elvárt lépés, válasz módja), különben az üzened a levegőben fog lógni és lehet nem kapsz rá választ. Végül ne feledd a csatolmányok ellenőrzését: ami a szövegben hivatkozásként szerepel, annak ténylegesen ott kell lennie mellékletként, megfelelő fájlnévvel.

Ezek a hibák könnyen aláássák a szakmai megítélésedet, ezért a küldés előtt olvasd át többször a szöveget, nézz rá friss szemmel a tárgymezőre és a megszólításra, futtasd le helyesírás-ellenőrzőn, és győződj meg róla, hogy minden csatolmány rendben csatolva van!

Hivatalos levél minta

Feladó: Kiss László

Címzett: ABC Kft. – HR Osztály

Cím: 1111 Budapest, Példa utca 1.

Dátum: 2025. augusztus 30.

Tárgy: Munkaidő-nyilvántartással kapcsolatos probléma

Tisztelt HR Osztály!

Ezúton szeretném jelezni, hogy a júliusi munkaidő-nyilvántartásomban hibásan szerepel a ledolgozott óráim száma. A nyilvántartás 150 órát tüntet fel, míg a saját feljegyzéseim és a jelenléti ívek alapján összesen 168 órát teljesítettem.

Kérem, hogy szíveskedjenek a hibát ellenőrizni és a szükséges javítást elvégezni, mivel a helytelen adat a bérszámfejtést is érintheti. Amennyiben szükséges, a pontosított jelenléti ívet mellékletként csatoltam a levélhez.

Segítségüket és mielőbbi visszajelzésüket előre is köszönöm!

Tisztelettel: 

Kiss László 

Telefon: +36 XX XXX XXXX 

E-mail: kiss.laszlo@email.hu 

Melléklet: pontosított jelenléti ív

Ez a hivatalos levél minta magyar nyelvtan és formátum alapján hibátlan, és könnyen testreszabható más ügyekhez is. A mintát egy kattintással le is töltheted innen: Hivatalos levél minta.

Tippek a tökéletes hivatalos levélhez

Ahhoz, hogy a hivatalos levél valóban professzionális hatást keltsen, érdemes néhány alapelvet követni. A legfontosabb, hogy mindig rövid és tömör mondatokat használj, hiszen a túl hosszú körmondatok könnyen elveszik az olvasó figyelmét. Ha ismered a címzett nevét vagy beosztását, mindenképpen személyre szabottan szólítsd meg, hiszen ez bizalmat és figyelmességet sugall. A szövegben alkalmazz udvarias fordulatokat, például „Ezúton szeretném jelezni” vagy „Válaszát előre is köszönöm”, mert ezek segítenek a hivatalos, de barátságos hangnem megtartásában. Mielőtt elküldöd a levelet, mindenképpen ellenőrizd a helyesírást, a nyelvtant, valamint azt is, hogy minden csatolmány ténylegesen mellékelve van; ezzel elkerülheted a kellemetlen félreértéseket, és biztos lehetsz benne, hogy leveled hibátlanul érkezik meg a címzetthez.

Gyakori kérdések

Milyen betűtípust használjak hivatalos levélben?
A legjobb választás a Times New Roman vagy az Arial, 12-es betűméretben.

Kell-e tárgymező e-mailes hivatalos levélben is?
Igen, a tárgymező az e-mailnél is kötelező, pl. „Pályázat – asszisztens pozíció”.

Hogyan kell aláírni egy hivatalos levelet e-mailben?
Elektronikus levél esetén elegendő a teljes név megadása a végén, beosztással vagy elérhetőséggel kiegészítve. Például: Tisztelettel: Kiss Anna, marketing asszisztens, +36 XX XXX XXXX

Milyen hosszú legyen egy hivatalos levél?
Ideális esetben 1 oldalban el kell férnie. Ha e-mailt írsz, a levél törzse maximum 4-5 rövid bekezdés legyen, a lényeg a világos cél és tömör megfogalmazás.

Lehet tegeződve írni hivatalos levelet?
Nem, a hivatalos levél megszólítás és stílus mindig magázódó. Kivételt jelenthet ez alól, ha a címzett kifejezetten jelzi, hogy a tegeződést részesíti előnyben.

Használhatok emoji-kat vagy színes betűtípust?
Nem ajánlott, a hivatalos levél formátum a letisztult, klasszikus betűtípusokra és egyszerű fekete szövegre épül.

Mi a különbség a hivatalos levél és az üzleti e-mail között?
A hivatalos levél kötöttebb formátumot követ, gyakran tartalmaz tárgymezőt, dátumot, aláírást és mellékleteket. Az üzleti e-mail lehet rövidebb, de az alapvető udvariassági szabályokat ott is be kell tartani.

Hogyan kezdjek bele, ha nem tudom pontosan, ki a címzett?
Ilyenkor a legjobb választás a „Tisztelt Hölgyem/Uram!”, amely általánosan elfogadott formula.

Mellékleteket hogyan jelezzek a hivatalos levélben?
A levél végén, külön sorban tüntesd fel: Melléklet: önéletrajz, diplomamásolat. Ha több fájlt küldesz, érdemes számozni is.

Mennyire kell hivatalosnak lennem, ha motivációs levelet írok HR-nek?
Itt is a hivatalos forma az alap, de megengedett a személyesebb hangvétel, amennyiben udvarias és szakmai keretek között marad.

A hivatalos levél írása nem ördöngösség, de odafigyelést igényel. Ha követed a cikkben bemutatott lépéseket, betartod a hivatalos levél formátum szabályait, és felhasználod a bemutatott hivatalos levél mintát, magabiztosan intézheted HR-es, céges és hatósági ügyeidet.

Még nem találtad meg a számodra ideális állást? Böngéssz az aktuális álláslehetőségek között!

Készítette: Kövecses Evelin

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala