Önnek ajánljuk!

Nyitott pozíciók, amik érdekesek lehetnek az Ön számára!

Munkakörtől függően megszámlálhatatlanul sok levelet kaphatunk nap, mint nap. Ezek egy része értékes információkat tartalmaz, nagy számuk csupán visszajelzés egy korábbi válaszunkra, és bőven akadnak hírlevelek, értesítések is. Valószínűleg sokak számára ismerős a gyakorlat, amikor épp csak rápillantunk a frissen érkezett üzenetre, majd olvasatlanként jelöljük, miközben arra gondolunk, hogy majd később visszatérünk rá. És vajon tényleg így teszünk? Lehetséges, de elképzelhető, hogy nemcsak órákig, hanem napokig, sőt akár hetekig is toljuk magunk előtt ezeket az elintézendőket, és a megválaszolatlan levelek számával a belső feszültségünk is egyre csak nő. Vessünk véget ennek!

Álljunk neki ma!

Mindegy, aktuálisan hány levél várakozik az inboxunkban, kezdjük el kialakítani azt az új módszert, amelynek segítségével elérhető közelségbe kerül a vágyott állapot, amikor bizony nullát mutat a ma még könyörtelen számláló. Természetesen ennek eléréséhez több időre lesz szükségünk, ha hónapok óta gyűjtögetjük a leveleket, de a helyzet akkor sem reménytelen, csak kövessük a következő négy egyszerű lépést!

  • Minden e-mailt csupán egyszer nyissunk meg: válaszoljuk meg, töröljük, archiváljuk vagy jelöljünk egy vonatkozó feladatot a naptárunkban, de ne kerüljön vissza az olvasatlanok közé!
  • Ha egy levél feldolgozása csupán két percet vesz igénybe, intézzük is el!
  • Amennyiben egy üzenet megválaszolása több időt és figyelmet igényel, vegyük fel a teendőlistánkra (vagy írjuk fel a naptárunkba), a vonatkozó határidővel együtt. Az aznapi feladatokat érdemes egy azonos nevű mappában összegyűjtenünk a postafiókunkon felül, így biztosan nem maradnak el.
  • A lényegtelen leveleket azonnal töröljük!

Bejövő e-mailek száma: 0 - munka, kommunikáció, szervezettség

Rendszerezzünk

Egy átlátható mappastruktúra a leveleink számára már rövidtávon is hatalmas segítségünkre lehet, hosszútávon pedig igazán hálásak leszünk magunknak, hogy nem nehezítjük a saját munkánkat. Különösen az archiválás rendjére érdemes kiemelt hangsúlyt fektetnünk, ugyanis bizonyos témák, e-mailváltások akár hónapokkal vagy évekkel később is fontosak lehetnek, és elő kell vennünk őket. Rendszerezhetünk projektek, dátum vagy feladó szerint, a lényeg, hogy maradjunk következetesek, és számunkra legyen logikus a struktúra.

Iratkozzunk le

Ha túl sok e-mailt kapunk egy nap, ajánlott felülvizsgálnunk a hírleveleket és a közösségi oldalakról érkező értesítéseket.  Tegyük a szívünkre a kezünket: melyek azok a hangzatos hírlevelek, amelyeket soha nem szoktunk elolvasni? Feltehetően jó néhány akad majd, ezekről iratkozzunk le mihamarabb. Tegyük ezt meg a felesleges értesítésekről is: nem szükséges például e-mailben értesítőt kapnunk, ha a facebookon üzenetünk érkezett, viszont hasznos lehet, ha értesülünk arról, hogy milyen újdonság történt a LinkedIn profilunkban, ez ugyanis akár a pályánkra, szakmai kapcsolatainkra is hatással lehet. Garantáltan meg fogunk könnyebbülni, ha nem zúdul ránk naponta az a rengeteg információ, és így arra is nagyobb az esély, hogy a lényeges anyagokat tényleg el fogjuk olvasni.

Hagyjunk időt

Sokan esnek abba a hibába a munkájuk során, hogy a levelezéssel töltött időt nem kalkulálják be a feladataikat tervezve, hiszen úgy vannak vele, hogy csak átfutják az éppen érkezett e-mailt, ami csak néhány percet vesz igénybe. A valóság azonban az, hogy így akár több órát is eltöltünk, ami gyakran ellenőrizetlenül folyik ki a kezünk közül, ráadásul újra és újra megszakítva azt a munkafolyamatot, amelyben épp benne vagyunk. Kezeljük tudatosabban a levelezést: dedikáljunk időt az e-mailezésre a napunk folyamán, keretet adva ezzel a tevékenységnek. Szánjunk például egy-egy órát délelőtt és délután a levelek feldolgozására, vagy beiktathatunk többször fél órás e-mail intervallumokat is, a munkánknak megfelelően, de ezeket soha ne lépjük túl.

Bár elsőre talán nehéznek tűnhet bevezetnünk a fenti újításokat, ha megtesszük, hatékonyságunk garantáltan nőni fog. Ha viszont törekvéseink ellenére sem tudunk változtatni a helyzeten,  és folyamatosan elárasztanak bennünket feladatokkal, amelyeknek soha nem tudunk a végére érni: ne habozzunk, váltsunk munkahelyet! Lehetőségeink száma szinte végtelen, aktuálisan közel 13.000 állás közül válogathatunk. Váljunk láthatóvá a munkáltatók számára is, frissítsük önéletrajzunkat, és töltsük fel ide. Ha pedig nem akarunk lemaradni egyetlen munkáról sem, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is.

 

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, karrier, kommunikáció, e-mail, szervezettség