A jó előadó műhelytitkai

Soha nem szabad leírni egy beszédet, kivéve ha különleges okok - például bizonyos jogszabályi kötelezettség miatt - ez szükséges. Ha felolvassuk, akkor nagyon mesterkéltnek érezheti a hallgató a beszédet, hiszen pont azok a nyelvtani pontatlanságok hiányozhatnak a szövegből, ami a nyelvet élővé teszi. Másrészt túlságosan ragaszkodhatunk a leírt szöveghez, s ha éppen nem jut eszünkbe, akkor jó úton vagyunk ahhoz, hogy bakizzunk.

Soha ne memorizáljuk szóról-szóra a beszédet! Ez a legbiztosabb recept ahhoz, hogy hallgatóságunk éberségét, figyelmét eltompítsuk, vagy épp belesüljünk beszédünkbe. Érdemesebb inkább rövid jegyzetet készíteni azokról az érdekes dolgokról, melyeket említeni akarunk. A jegyzeteket akár egy ízléses kartonon időnként kézbe vehetjük, vagy az asztalon egy papírra nagy betűvel írhatjuk, amit felemelés nélkül is el tudunk olvasni, ha kell.

Sokkal többet kell tudnunk az adott témáról, mint amennyit felhasználunk a beszédéhez. Újra elővehetjük a jó jéghegy analógiát: a prezentáció csak a témával kapcsolatos ismereteink tíz százaléka legyen, a többi megmutatására például remek lehetőség a kérdezés-felelet szakasz, amikor a hallgatóságunkkal az őket leginkább érdeklő információkat oszthatjuk meg. A vizuális segédeszközök használata alátámasztja a mondanivalót, nagyban segíti a hallgatóságnak átadott információ megtapadását, ráadásul a különböző eszközök használata színesebbé teszi előadás technikánkat.

Töltsük meg beszédet illusztrációkkal és példákkal, ettől színesebb lesz, a személyes példák ráadásul emelik az előadói hitelességet, emberként is közelebb kerül az előadó a hallgatósághoz. Baráti beszélgetésekkor például igen jól lehet gyakorolni a prezentáció egy-egy részét. Jó gyakorlás lehet akár az is, ha otthon a plüss állatokat maga köré ülteti a leendő előadó, s azoknak mondja el beszédét. Ez jó lehetőség nemcsak a rendelkezésre álló idő mérésére és kontrolljára, hanem a szemkontaktus gyakorlására is.

Mindennek a lelke a bizalom

A hallgatóink iránt érzett őszinte megbecsülésünket ki kell fejezni. Ezt szavakkal és nonverbális kommunikációnkkal is megtehetjük, ám például a zsebre dugott kéz előadás közben éppen az ellenkezőjét sugallhatja. Érezzük jól magunkat beszéd közben, és beszéljünk többes szám első személyben, ne másodikban - ezzel is közösségbe foglaljuk a jelenlevőket.

Ha megemlítjük néhány ember nevét a hallgatóság közül, ez közelebb viszi az előadót a hallgatóságához. Érdemes már időben ott lenni a prezentációnk helyszínén, hogy a technikai eszközök kipróbálása után maradjon még idő arra, hogy beszélgessünk. És akár éppen ezeket a témákat is bele tudjuk szőni a prezentációnkba, mely így személyesebb, közvetlenebb lesz.

Olyan dolgokról beszéljünk, amelyek érdeklik a közönséget. Viselkedjünk szerényen, de soha ne mentegetőzzünk. A hallgatóság megbocsátó a hibákkal szemben, főleg, ha az előző pontokat figyelembe vettük.

Árulkodó arckifejezés, remegő kéz

Nagyon fontos a beszéd mellett a nonverbális kifejezésmód is. Hiszen ezek támasztják alá a mondanivalót, ettől válik valaki hitelessé. A testtartás, a mozgás, a gesztusok, az arckifejezés, illetve a szemkontaktus igen fontos.

Az ideges, feszült test az agyat még idegesebbé teszi. Először is meg kell tanulni, hogyan vegyünk fel egy nyugodt, laza testtartást. A továbbiakban ezt a testtartást készenléti pozíciónak nevezzük, hiszen amikor az előadó felveszi ezt a pózt, kész arra, hogy előre lépjen vagy gesztikuláljon. Álló helyzetben a készenléti pozíció a következő: a térdek lazák, a súly és energia elöl. A karok kétoldalt leeresztve, a kezek nincsenek összeszorítva, a fej felemelt és előre néz. A vállak lazán leengedve. A felsőtest egyenes, de nem merev. Ezt a készenléti pozíciót használjuk az előadás közben, amikor nem mozgunk vagy gesztikulálunk.

Az viszont rendkívül unalmas látvány lenne, ha az egész előadás alatt a készenléti pozíciót használnánk. De figyelem! Nincs zavaróbb, mint egy olyan előadó, aki úgy rója a köröket, mint egy ketrecbe zárt oroszlán, miközben kitűnő szemkontaktust tart a padlóval, a menyezettel, továbbá bármivel, ami az ablakon kívül van. Ez azt a benyomást kelti, hogy nincs is közönsége. Ahhoz, hogy a mozgás természetes és célzatos legyen, a hallgatóságot is be kell vonni. Ezt úgy érhetjük el, hogy szemkontaktust létesítünk egy személlyel és közeledünk feléje. Főszabályként elmondható: a mozgás iránya az egész termet fogja be, de ne hatoljunk be a csoportokba túl gyakran. És soha ne fordítsunk hátat a hallgatóságnak.

A legtöbb ember a kommunikációja szerves részeként használja a gesztusokat, legalábbis hétköznapi beszélgetéseiben. Azonban abban a percben, amikor közönség elé kerül, feszült lesz és eltér megszokott stílusától. Engedni kell, hogy a természetes gesztusok a felszínre kerüljenek, és azokat szándékoltan kell használni az üzenetek megerősítéséhez.

Sok előadó fél az arcát használni a hallgatóság előtt, azt hiszik, hogy ez természetellenes, ezért inkább az egész prezentációt egyetlen odavaló mosoly vagy grimasz nélkül mondják el. Egy előadónak azonban ugyanazokkal a körülményekkel kell szembenéznie, mint egy színésznek a színpadon vagy a kamera előtt. Ha nagy a közönség, nagyon nagy mosollyal kell fellépni, ha azt akarjuk, hogy ne csak az első három sor lássa. Kisebb közönség előtt az arckifejezés kisebb változásai is jól láthatóak.

A közönséggel való kapcsolat kialakításának jó módja, hogy a résztvevőkre nézünk. Ez olyan dolog, amit mindig használunk, ha szemtől-szemben beszélünk valakivel, azonban gyakran teljesen elhagyunk, ha előadást tartunk. Mintha a közönséget fenyegetésnek tekintenénk, amely arra vár, hogy negatív visszajelzést adjon, s a legjobb mód ennek elkerülésére, ha egyszerűen figyelmen kívül hagyjuk. Ahelyett, hogy a közönségre nézne, sok előadó inkább a jegyzeteit vagy a berendezési tárgyakat nézi. Ezek sohasem adnak negatív visszacsatolásokat, ám nem is sugallnak új ötleteket. Az emberek annál inkább - ha odafigyelnek rájuk.

A szemkontaktus tartásának is megvan a jól bevált módszere. Járassuk szemünket egyenletesen, és mégis véletlenszerűen a teremben, kapcsoljuk be az "árvákat", vagyis azokat, akik a széleken vagy hátul ülnek. Nem szabad azonban túl sokáig az első sorban ülő barátságos arcokra koncentrálni, mert elveszíthetjük a többieket. Ahhoz, hogy ne hasson felületesnek, 3-5 másodpercig kell tartania.

Segédeszköz bevethető

A vizuális segédeszközök színesítik, dramatizálják a prezentációnkat, segítik a megfelelő tempó tartását, illetve a prezentáció tematikájának tartásához is nagy segítséget nyújt. Megkönnyítik az üzenet megértését, de a prezentáció középpontjában mindig az előadónak kell lennie, nem szabad engedni, hogy az eszközök "átvegyék az uralmat".

Olyan adatoknál érdemes használni, melyeket nehezen ért meg a közönség. Ha fontos egymáshoz viszonyítanunk az adatokat, és az összehasonlítás nehéz, sőt unalmas is anélkül, hogy látnánk a számokat. Ha össze kell vessük a tételeket, vagy, ha a sorrend döntő fontosságú, akkor a megtekinthetőség alapvető követelmény. Egyrészt egyértelművé teszi az adatokat, másrészt elősegíti azok utólagos felidézését.

Ezek az eszközök bonyolult folyamat elmagyarázása esetén lehetővé teszik a hallgatóság számára, hogy saját sebességüknek megfelelő tempóban kövessék az előadást. Az élmény feldolgozása nagyon fontos. A hallott információk tizedére, az olvasottak 20 százalékára, de együttesen több mint felére emlékszünk vissza azoknak, a dolgoknak, amit hallottunk és láttunk is.

Gyakorlati szabályok

Ne használjunk egy oldalon hat sornál és egy sorban hat szónál többet!

Ha grafikus ábrát és szöveget vegyesen ábrázolunk, akkor a felület kétharmadát hagyjuk üresen.

A választott betűméret hallatlanul fontos, 24-esnél kisebbet sose alkalmazzunk: a túl kicsi betűk - és ezáltal olvashatatlan szöveg - elvonja a figyelmet, és ingerülté teheti a közönséget.

Kombináljuk a nagy- és kisbetűket, tartózkodjunk kizárólag nagybetűk alkalmazásától, mert ezeket nehezebben lehet olvasni. Írott anyagaink 95 százalékát kisbetűvel írt szöveg alkossa. Érdemes kikísérletezni ki az előadásunknak legmegfelelőbb betűtípust.

A kivetített kép a szemnek sokkal természetesebb, kellemesebb, ha a rajta lévő szöveg vízszintesen (fekvőkép) és nem függőlegesen (állókép) helyezkedik el.

Sok professzionális előadó a flip chart táblát, vetítővásznat testétől a közönség nézőpontja szerinti jobb oldalra állítja. Ezzel elősegíti, hogy először az ő személyére összpontosítsanak, utána balról jobbra olvassák a szöveget. Ábrázoljuk szimmetrikusan a vizuális segédeszközök elemeit.

Használjunk fel minden olyan professzionális eszközt, felszerelést, melyhez hozzáférhetünk és kérjük szakember segítségét is, ha szükséges. Meg kell kérdeznünk magunktól, vajon az általunk választott vizuális segédeszközök alátámasztják-e, megvilágítják-e mondanivalónkat.

A leggyakoribb prezentációs hibák egyike, amikor az előadó túl sok információt akar egy diára zsúfolni. Emlékezzünk arra, hogy ezek az eszközök amennyire előnyére válhatnak előadásunknak, ugyanannyira el is vonhatják a figyelmet az üzenetéről. Még ha életünk legviccesebb ábráját mutatnánk is meg, csak akkor tegyük, ha tömören és egyszerűen domborítja ki a lényeget.

A logo feltüntetése elengedhetetlen, de a design is rendkívül fontos: a vonalak, szegélyek, négyzetek, formák mind-mind érdekesebbé, megragadóvá, vonzóvá tehetik a szemléltetőeszközt, ám nem szabad túlzásba vinni ezeket, mert zavaró, megtévesztő lehet, és amatőr hatást kelthet a közönségben. Az emberek könnyen véleményt formálnak az előadóról, győződjünk meg előzetesen arról, hogy kialakított ábrázolásaink pontosan azt a hatást váltják ki, amelyet megterveztünk. Kérjük ki egy tárgyilagos kívülálló személy véleményét, mielőtt "élesben" alkalmaznánk a választott vizuális segédeszközt. Tartsuk szem előtt, hogy a vetítővásznon megjelenő kép is része a rólunk alkotott képnek, így egy helyesírási hiba is alááshatja egyébként kiváló teljesítményünket.

A jól megválasztott grafika hatása tartós, emléke hosszú ideig megmarad a közönségben. Ez is azzal a ténnyel függ össze, hogy az emberek sokkal inkább képekben, mint szavakban gondolkodnak. Számos tudományos vizsgálat bizonyítja, hogy a színek használata elősegíti az emlékezést és fokozza a szemléltetés hatását. Amennyiben a terem világos, a legjobb megoldás a világos háttér sötét szöveggel kombinálva. Ha világos van a teremben és a viszonylag kevés a hallgatóság, a közepesen sötét színárnyalat, sötét szöveggel figyelemfelkeltő választás. Ha viszont sötét van a teremben, nagy számú közönség előtt prezentálunk, sötét háttér világos szöveggel a legjobb.

Ha az általunk közölni kívánt információ nem jól látható, az tapintatlanság részünkről, és ellenszenvet ébreszt a hallgatóságban. A méretet úgy válasszuk meg, hogy elég nagy legyen a közönségnek, és a legtávolabb ülő is láthassa. Ellenőrizzük a világítást, és ha lehetséges, tompított fényt alkalmazzunk, de vigyázzunk a túlzott elsötétítéssel, mert megakadályozhatja a közönséget a jegyzetelésben. Sötét teremben csökkenhet a résztvevők aktivitása és lelkesedése.

Mitől jó egy előadó?

- Alaposan felkészült, mély ismeretei vannak a témát illetően.
- Ismeri közönségét, a prezentációt az ő szükségleteik szerint állítja össze.
- Megfelelő sebességgel beszél, a fontosabb részeknél hatásszünetet tart.
- Soha nem memorizálja szóról szóra a prezentáció szövegét, s nem olvassa jegyzeteit.
- Bizonyítékok használatával teremti meg hitelességét.
- Szenvedéllyel közelít a témához, s vágyat érez arra, hogy megossza a témát hallgatóságával.
- Személyes történeteket, anekdotákat használ.
- Lelép az emelvényről, s bevonja közönségét.
- Megragadja a hallgatóság figyelmét már a prezentáció legelején, világosan közli gondolatait, majd erőteljesen lezárja a prezentációt.
- Szavai és gesztusai kongruensek.
- Magabiztos, mégis szerény.
- Nyugodt, társalgó stílusú, őszinte és megközelíthető.

Madai Krisztina, business coach 8 tippje a lámpaláz ellen

1. Nemcsak a prezentációra kell felkészülni, hanem arra is, hogy kiknek tart előadást, meg kell ismernie a hallgatóságot.

2. Soha nem szabad megtanulni a tervezett szöveget, ugyanis így könnyen belesülhet.

3. Érdemes sokkal jobban belemélyedni a témába, mint amit el szeretne mondani, ez nagy segítség lehet, ha váratlan helyzetbe kerül (például technikai probléma van a szemléltető eszközzel vagy a közönség soraiból valaki kényes kérdést tesz fel).

4. Az előadás előtt érdemes gyakorolni - nemcsak az eszközök használatát, hanem magát a prezentációt is.

5. Fontos a magabiztos fellépés, azt kell sugároznia a közönség felé, hogy Ön a legnagyobb szaktekintély a témában.

6. Ne játsszon szerepet, mert ezt a nonverbális jelei könnyen elárulhatják. Ha a fellépése hiteltelenné válik, akkor azt sem fogadják be a hallgatói, amit mond.

7. Egy mély levegővétel gyakran segít a lámpaláz kordában tartásában.

8. Sugározza azt, hogy jól érzi magát a bőrében!