A 80-20 szabály az időmenedzsmentben
Ha ismerjük a 80-20 szabályt, sokkal könnyebben maximalizálhatjuk a teljesítményünket rövidebb idő alatt.
Önnek ajánljuk!
Szeretnénk hatékonyabban beosztani az időnket és kevesebb energiabefektetéssel nagyobb hasznot elérni a munkánkban? A 80-20 elvet az időmenedzsmentben is használják, és ha megpróbáljuk mi is beépíteni a mindennapjainkba, drasztikusan átalakulhatnak a napi teendőink. De mégis mi az a 80-20 szabály és hogyan alkalmazzuk?
A Pareto-elv
Eredetileg Vilfredo Pareto olasz közgazdász alkotta meg azt a matematikai képletet, amellyel az egyenlőtlen vagyonelosztást írta le: megfigyelései alapján arra jutott, hogy a megtermelt javak 80%-a a társadalom 20%-ához kerül. Később Dr. Joseph Juran is hasonló megállapításra jutott, csak ő a minőségügy területén. Az ő állítása szerint a bekövetkező problémák 80%-át az elkövetett hibák 20%-a okozza. A közgazdaságtan és a menedzsmenttudomány területén széles körben megfigyelt és tudatosan alkalmazott elv szerint egy működő vállalat bevételének 80%-át a vevők 20%-a termeli ki, illetve a tevékenységeink 20%-a hozza a jövedelmünk 80%-át. Tehát kijelenthetjük, hogy a 80-20 szabály alapján számos jelenség esetén a következmények 80%-a az okok 20%-ára vezethető vissza, amelynek ismerete segíti a döntéshozatalt és a hatékonyabb időmenedzsmentet. De hogyan néz ki ez a gyakorlatban?
Ismerjük fel a 20%-unkat
Ha tudatosan állunk a témához és megpróbáljuk a 80-20 szabályt a saját életünkre levetíteni, felismerhetjük, hogy a befektetett munkánk a legtöbb esetben a legkevésbé sem arányos azzal, amit nyerünk vele. Legtöbbször órákat tudunk eltölteni olyan feladatokkal, amelyek nem igényelnek semmilyen kreativitást, csak kötelező körök – például a végeláthatatlan adminisztráció –, és sokszor kevés időnk marad azokra a projektekre, amelyekkel ténylegesen értéket teremtünk, nem csak magunknak, hanem a cégnek is. Adminisztrációra persze ettől függetlenül szükség van, de ha felismerjük, hogy az erőfeszítéseink mely 20%-a hozza a nagy eredményeket, már tudjuk, hogy mire kell koncentrálnunk a lehető legnagyobb arányban és melyek azok a feladatok, amelyeket megpróbálhatunk delegálni vagy hátrébb szorítani a napi munkavégzés során. Üljünk le és nézzünk jól körül: melyek azok a részei a munkánknak, amelyekre érdemes összpontosítanunk, mert hasznot termelnek? Mit akarunk valójában kezdeni az időnkkel és az életünkkel és ez összefüggésben van-e a munkánkkal?
Szelektáljunk
Ha sikerült összegezni, hogy melyek a nélkülözhetetlen és legtöbb hasznot hozó feladataink, próbáljunk meg ezen kívül minél több dolgot kiszelektálni! Ez különösen igaz azokra a tevékenységekre, amelyeket bár munkaidőben, a munkahelyünkön csinálunk, de nem kapcsolódnak közvetlenül a munkához: például döntsük el, hogy az általunk olvasott hírportálok közül melyik az a 20%, amit hasznosnak tartunk, és a többit kövessük ki, dobjuk ki, ne töltsünk időt vele!
A 80, vagy a 20%-ban vagyunk?
De honnan tudhatjuk, hogy sikerül-e betartanunk a szabályt és valóban úgy töltjük-e az időnket, ahogy az a leghatékonyabb? Általánosságban elmondható, hogy a 80%-ba tartozunk, ha rendszeresen olyan feladatokon dolgozunk, amelyeket nem mi szeretnénk, hanem mások kérnek meg rá, ha gyakran foglalkozunk sürgős feladatokkal, és ha olyan dolgokkal töltjük az időnk nagy részét, amelyekben nem vagyunk jók és így sokkal tovább is tartanak, mint amire számítunk. Emiatt sokat panaszkodunk és alapvetően nem vagyunk elégedettek. A 20%-ba tartozunk és jó úton haladunk, ha olyan tevékenységekben veszünk részt, amelyek elősegítik az általános életcéljainkat, és olyan feladataink vannak, amelyeket szívesen csinálunk. Előfordulhat, hogy olyan dolgokat kell csinálnunk, amelyeket nem szeretünk, de tudjuk, hogy a nagy képhez szükségesek. Ha inkább az előbbi csoporthoz tartozunk, csupán egy kis tudatosságra van szükségünk ahhoz, hogy felismerjük, melyek azok a dolgok, amelyek létfontosságúak az életünk és a munkánk szempontjából. Bármibe is kezdjünk bele, mindig igyekezzünk szem előtt tartani a 80-20 elvet és egy idő után automatikusan rááll az agyunk, hogy miket kell kiszelektálnunk, hogy hatékonyabbak legyünk.
Úgy érezzük, a munkahelyünkön kizárólag olyan feladatokkal kell időt töltenünk, amelyek egyáltalán nem segítik az általános céljainkat? Ne féljünk váltani: böngésszünk az aktuális állásajánlatok között!
Készítette: Kövecses Evelin
