E-mailezés: így tegyük hatékonnyá!

Az e-mail az egyik leggyorsabb és legegyszerűbb módja az információcserének, ha helyesen használjuk. Akinek azonban naponta több tucat levél is landol a postafiókjában, jól ismeri a műfaj árnyoldalait is: a nagyszámú, terjengős, vagy épp csak mutatóba továbbított e-mail feldolgozása rendkívül időigényes, sőt gyakran többet kell foglalkozni a levelezéssel, mint a valós feladatokkal. 3+1 azonnal bevethető tanács következik, amelyekkel kollégáink dolgát megkönnyíthetjük – és remélhetőleg ők is viszonozzák majd ezt a fontos gesztust!

1. Adjunk meg pontosan a tárgyat

Talán a leggyakoribb hiba, ha azt írjuk a tárgyba, hogy kérdés, kérés, de hasonlóan semmitmondó a számla, a meeting, vagy a prezentáció megjelölés is. Törekedjünk rá, hogy a tárgyat elolvasva ténylegesen beazonosítható legyen levelünk tartalma – ez ugyanis nemcsak a válaszadást könnyíti meg a másik félnek, de kollégánk vagy üzleti partnerünk azonnal el tudja majd helyezni az azzal kapcsolatos teendőt a prioritási sorában is. Néhány jó példa: számlajóváhagyás – hirdetések, megbeszélés – villamossági tender szeptember, szerződésmódosítás 2 – irodabérlet. A kevesebb több elvet bátran mellőzhetjük tehát, inkább szerepeljen több releváns információ is az arra megjelölt sorban, minthogy félreértéseket generáljunk, már az e-mail megnyitása előtt.

2. Fogalmazzunk konkrétan

Ahogy a tárgyat megfelelően kell megjelölnünk, úgy igaz ez a levél tartalmának egészére. Minél egyértelműbben fogalmazunk, annál kevésbé áll fenn a veszélye, hogy levelünk, vagy a közölni kívánt információnk homályba vész. Mivel e-mailezéskor csupán a szavainkkal kommunikálhatunk, mindazt tudnunk kell ily módon kifejezni, amit egyébként a hangunkkal, a testbeszédünkkel vagy a mimikánkkal teszünk meg. Emeljük ki a legfontosabb közlendőnket, legyen az egy kérdés vagy egy felszólítás. Adjunk meg pontos határidőket, akár a visszajelzésről, akár valamilyen elintézendőről van szó. Ha több címzettnek írunk, konkretizáljunk, kitől mit várunk. Ahhoz, hogy levelünk átlátható és könnyen olvasható legyen, írjunk rövid, lényegre törő mondatokat és tagoljuk a szöveget.

3. Annak címezzük, akinek valóban szól

Elsősorban multi környezetben jellemző, hogy egy-egy e-mailt az összes kollégának el kell küldeni, aki bármilyen ponton is kapcsolódik az adott témához. A gyakorlat általában nem is csak néhány projektre szorítkozik, hanem szinte az összes levélre. Bár ez kényelmes megoldás, hiszen biztos akad majd valaki, aki válaszol vagy intézkedik, azonban sokszor pont ebből a felfogásból adódik, hogy a e-mailben foglaltakat senki nem érzi igazán magáénak, ráadásul az olvasandó levelek száma is csak folyamatosan nő. Gondoljuk át, kinek szól valójában az információ, és kik azok, akiket elegendő másolatként megjelölnünk, hogy értesüljenek az aktualitásokról, ugyanakkor azzal is tisztában legyenek, hogy nincs tennivalójuk levelünkkel.

+1 Mindig a kérdésre válaszoljunk

Amikor hozzánk érkezik egy kérdés, vagy tőlünk kérnek egy dokumentumot, minden esetben arra reagáljunk, amire a levél vonatkozik. Ha valami nem világos számunkra, röviden kérdezzünk vissza. Válaszunkba ne fűzzünk bele egy újabb témát, mert nagy esély van rá, hogy címzettünk átsiklik majd felette, és a nem releváns tárgy sem fog támpontot adni a későbbi visszakeresésnél. Ez a stratégia átláthatatlanná teszi a levelezést, az e-mailek rendszerezését is megnehezíti, és garantáltan pluszmunkával jár újra megfogalmaznunk, amit egyszer már leírtunk. 

Kövessük a fentieket, és azonnal tapasztalni fogjuk, hogy minél körültekintőbben írjuk leveleinket, a válaszok is annál hasznosabbak lesznek, vagyis felesleges köröket spórolhatunk, az idegeskedésről nem is beszélve. Amennyiben épp álláskeresésben vagyunk, nézzünk szét a legfrissebb álláslehetőségek között, vagy keressünk személyre szabott beállításaink alapján. Frissítsük önéletrajzunkat, és töltsük fel ide, hogy a munkaadók ránk találhassanak. Legyünk naprakészek, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is!

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: álláskeresés, munka, karrier, kommunikáció, e-mail