Candidate experience

Rátaláltunk? Tartsuk is meg! Onboarding hatékonyan

2018. 07. 11.

A munkaadóknak hatékony, jó munkaerőre van szükségük – ez nem nagy titok, ahogyan az sem, hogy megszerzésük nem egyszerű, de számos praktika és módszer segítheti elő megatlálásukat.

Azzal azonban, hogy megtaláljuk a megfelelő munkavállalókat, még közel sem tekinthető a HR feladata befejezettnek, ugyanis a felvételi / beléptetési folyamatnak van még egy fontos eleme: az onboarding.

Szeretne többet megtudni arról, hogy hogyan épül fel az onboarding folyamat?
Töltse le a HRFeed flowchartját PDF-ben!

Adja meg nevét és e-mail cimét a PDF letöltéshez.

Ez nem jelent mást, mint az új dolgozók szervezetbe való hatékony integrálását, melynek segítségével könnyedén tudnak bekapcsolódni a munkafolyamatokba és kapcsolatot teremteni újdonsült kollégáikkal.

Megismerhetik a velük szemben támasztott elvárásokat, az adott cég működését, a szervezeti kultúrát, tehát összességében ahhoz kell, hogy gyorsan beilleszkedjenek, megtalálják a helyüket.

Az onboarding átfogó fogalom, fokozatos folyamatot takar, voltaképpen azzal veszi kezdetét, hogy valaki elfogadja a felajánlott állást, ám semmiképpen nem érhet véget az első munkanapján történő gyors bemutatással.

A dolgozónak segítségre van szüksége ahhoz, hogy szakmai és szociális, társas értelemben egyaránt alkalmazkodni tudjon a számára új helyzethez. 

Az onboarding 5 eleme, mint első benyomás, bevezetés, beilleszkedés, kihívások elé állítás és független fejlődés. Ez az öt elem, melyek angol megfelelői mind "I" betűvel kezdődnek a "5 I's of onboarding".

Az onboarding ahhoz kell, hogy minél előbb megismertessük az új munkavállalóval a szervezeti sztenderdeket, a feladatait, a beosztását, illetve a csapat működésének legfőbb ismérveit.

Könnyen lehet, hogy rövid idő alatt alkalmazkodik szakmailag az új pozícióhoz, ám ha mindeközben nem sikerül beilleszkednie a kollégák közé, az a későbbiekben problémákat okozhat.

Milyen a jó onboarding?

A jó onboarding folyamat azt hivatott elősegíteni és elérni, hogy az új munkavállalók hosszú távon is a cégnél maradjanak.  A munkavállalók új munkahelyen való gördülékeny beilleszkedéséhez nagyon fontos az első benyomás. A cégnél töltött első három hónap kritikus időszaknak számít ebből a szempontból.

Az Y generációhoz tartozó, tehát jelenleg elég nagy réteget lefedő munkavállalók hajlamosak viszonylag gyakran munkahelyet váltani, nem elhanyagolható százalékuk új munkahelyet keres már a kezdeti időszakban. Ha azonban nagyon jó az első benyomás és sikeres a beilleszkedés, könnyebben magunknál tarthatjuk a jó dolgozókat.

A munkavállalók jelentős része az első hónapban már döntést hoz arról, hogy hosszú ideig marad-e egy adott cégnél.

Az onboardingnak egy minden részletre kiterjedő, szisztematikusan felépített, hosszú távú folyamatnak kell lennie, hogy igazán hatékony legyen.

Az új munkavállalónak nem szabad rögtön túl sok információt a nyakába zúdítani, hogy ne növeljük ezzel a szorongását, ám kellő tudásanyaggal kell rendelkeznie már az első munkanapján ahhoz, hogy ne érezze magát feleslegesnek.

A jó onboarding folyamatot elősegítheti az, ha az új dolgozó kap maga mellé valakit, aki afféle mentorként segíti.

Tisztában kell lennünk a szervezet igényeivel, és nem szabad csupán a tartalomra összpontosítani a struktúra kidolgozása során. Fontos, hogy a gyakorlatba is jól átültethető lépésekből álljon a folyamat.

Előfordulhat, hogy több generáció képviselői dolgoznak egy helyen, egyre nagyobb az igény a rugalmas munkaidőre, távmunkára, az olyan eszközök pedig, mint az okostelefon, elengedhetetlen munkakelléknek számítanak.

Összhangba kell hoznunk az onboarding program különböző lépéseit a munkavállalók igényeivel, szokásaival.

Egy ilyen program hatékony megtervezéséhez és sikeres kialakításához akár külön onboarding manager munkakör létrehozását és fenntartását is érdemes megfontolni. Ha egy adott ember felelős az új munkavállaló szervezetbe való integrálását elősegítő folyamat kialakításáért, könnyebben elkerülhetőek az ilyenkor előforduló hibák.

Az onboarding folyamat hossza

Helytelen azt gondolni, hogy az onboarding folyamat csak az első pár hónapig szükséges; érdemes hosszabb távra tervezni.

Az egyesült államokbeli, kis- és középvállalkozásokra „szakosodott” technológiai cég, a BambooHR vezérigazgatója, Ben Peterson nyilatkozott az onboarding program optimális kialakításáról.

Az első nap

Az első nap legfőbb célja, hogy pontosan meghatározzák az új munkavállalóval szemben támasztott elvárásokat. Az új dolgozónak kristálytiszta képet kell kapnia arról, hogy mi a feladata a vállalkozáson belül.

A munkakör mellett meg kell ismernie kollégáit is, ugyanis a szociális interakció szerepe kiemelten fontos az első napon, hiszen a cél, hogy a továbbiakban is szívesen menjen be. Az elvárások összehangolása kulcsfontosságú. 

Azok a szervezetek, ahol nem helyeznek kellő hangsúlyt az újak vállalati kultúrával való megismerkedésére, jelentős hátrányba kerülhetnek.

Az új dolgozók és a meglévő munkavállalók feladatkörét egymáshoz viszonyítottan is tisztázni kell, hogy hatékonyan dolgozhassanak együtt és ne érezzék esetleg úgy, hogy fenyegetettséget jelentenek egymás számára. 

Az első hónap

A HR-nek érdemes egy egy hónapos „beilleszkedési” időt adni az új dolgozóknak, mely alatt rendszeresen megkérdezik tőle, hogy érzi magát, milyen nehézségei, sikerélményei, észrevételei vannak, mindemellett pedig számára is visszajelzést adni a munkája kezdeti időszakáról.

Ez az egy hónap segíthet abban, hogy új dolgozónk boldognak, kiegyensúlyozottnak érezze magát, kényelmesen, fesztelenül dolgozhasson új helyén, ami növeli az esélyt az elköteleződésre.

A munkáltatónak az az érdeke, hogy az új munkavállaló minél rövidebb idő alatt belejöjjön a munkába, ám ehhez a megfelelő feltételeket, eszközöket és körülményeket neki kell biztosítania a számára.

A legnagyobb segítség ebben a mentor lehet. A már említett BambooHR felméréseiből kiderült, hogy a résztvevők több mint a fele nagyon fontosnak és hatásosnak tartotta a megfelelő beilleszkedéshez és a munkába való belerázódáshoz, hogy egy munkahelyi „barát”, mentor segítse őket az első hónapban. 

Az első év

Az alkalmazottak próbaidő után megvizsgált teljesítményéből már tökéletesen látszik, hogy mennyire voltak produktívak. Ez alapján derülhet ki, hogy sikerült-e a beilleszkedés, hogy érdemes-e őket a vállalatnál tartani. A próbaidő után adott értékeléssel körvonalazhatjuk a dolgozó számára, milyen jövőbeni lehetőségei vannak karrierje szempontjából a cégnél.

Voltaképpen az első év vége tekinthető annak a „váltásnak”, amikor is az onboarding folyamat átmegy a munkavállaló megtartásának fázisába, ahol már nem csupán kitűzött cél az elköteleződés kialakulása, hanem valóság, és ennek fenntartásáért, a dolgozó elégedettségért lehet „munkálkodni” a továbbiakban.

A Profession.hu mint vezető HR cég kíván segítséget nyújtani a kis – és középvállalkozások vezetőinek ahhoz, hogy hosszú távú sikereket érjenek el a megfelelően kialakított onboarding folyamat által, ehhez ajánljuk a következő 10 lépést.

1. Keressük meg már kezdés előtt az új munkavállalót!

Már elhibázott lépésnek számít, ha az ajánlat elfogadása és az első munkanap között nem lépünk kapcsolatba az új munkavállalóval. A kezdés előtti kapcsolatteremtés kulcsfontosságú!

Lehet ez egy barátságos, üdvözlő jellegű email a HR-től, melyben megtalálhatóak a legfontosabb információk a kezdést illetően, vagy egy közvetlen hangvételű telefonhívás az új felettestől, amelyben szó esik az első feladatokról.

Bármelyik is legyen, a legfontosabb, hogy az új dolgozó ne úgy kezdjen az első napján, hogy még nem tájékoztatták róla, mi lesz a feladata és mire számíthat. Ideális megoldás lehet egy online elérhető portál, ahol a leendő munkatárs tájékozódhat a vállalatról.

online portál, ahonnan információt gyűjthet az onboarding során

forrás - Softwareadvice

2. Tegyük emlékezetessé az első napot!

A HRDrive felmérése szerint a munkavállalók 89 %-a rendkívül fontosnak tartja, hogy felettesével már az első napon találkozzon. Az első benyomásra nagy hangsúlyt kell fektetni.

Készítsük elő az új munkavállaló asztalát, tegyünk számára elérhetővé minden szükséges eszközt és információt a munkájához, állítsunk neki össze egy csomagot új kollégái üdvözlőüzenetiből vagy kisebb ajándékaiból, szervezzünk közös ebédet munkavállalóink számára, írjunk köremailt a szervezeten belül, melyben bemutatjuk és szeretettel köszöntjük az új munkatársat. 

Ne féljünk megkérdezni frissen felvett alkalmazottunkat, hogy hogy érezte magát az első napon, mi tetszett neki és mi nem.


3. Legyen strukturált a friss munkaerő beosztása!

Az új alkalmazottal pontos beosztást és a feladatokat közölni több szempontból is előnyös. Elkerülhetjük vele a kezdeti bizonytalan időszakot, amikor egy új dolgozó nem tudja eleinte, mi a feladata, ezen kívül pedig igen pozitív üzenetet is közvetítünk ezzel.

Azt érzi ettől a frissen kezdett munkavállaló, hogy a szervezet olajozottan működik, jó helyre került. Idővel természetesen a munkavállaló igényei szerint is alakulhat, ám a kezdeti jól strukturált beosztás kiemelten fontos.

4. Az onboarding-csapat több különböző részleg dolgozóiból álljon!

Minden vállalati részleg a neki megfelelő terület működéséért felel, mindenkinek megvan a maga feladata, ami biztosítja a sikeres együttműködést. Ha az onboardingért felelős csapat összetétele lefedi a vállalkozás különböző részlegeit, olyan tájékoztatást és kezdeti segítséget kaphat az új alkalmazott, amelynek során minden felmerülő kérdését meg tudják válaszolni.

5. Az elején igyekezzünk minél inkább csökkenteni a papírmunka mennyiségét!

A túlzott mértékű papírmunka hamar kedvét szegheti az újoncoknak, akik már az elején túlterheltnek érezhetik ezért magukat. 

Amit csak lehet, bonyolítsunk online, hogy ne terítse be az új munkavállaló asztalát a rengeteg szükséges formanyomtatvány, emellett érdemes valamelyest szabad kezet is adni a papírokkal kapcsolatos határidőket illetően a kezdeti időben.

6. Az egész cég vegyen részt az onboarding folyamatban!

Egy 70 különböző tanulmány bevonásával készült felmérés szerint a társasan konstruált elfogadottság kulcsfontosságú az új alkalmazottak sikeres beilleszkedésében. Ahhoz, hogy megfelelően integráljuk az új alkalmazottat a szervezetbe, az egész vállalatra szükség van.

Hatásos lehet, ha a „régi” dolgozók és az újak minél több közös feladatot kapnak az elején, így mindenki számára kirajzolódhatnak a munkakörhöz tartozó feladatok, és az új munkavállaló is gyorsabban illeszkedik majd be. Ha hasznosnak érzi magát és jól telnek az első hetek, nagyobb eséllyel válik belőle elköteleződésre hajlandó, jó munkaerő.

7. Már az elején fektessük le az elvárásokat!

A pontosan meghatározott – és valósággal összeegyeztetett – rövid és hosszú távú célok új alkalmazottunkkal való megismertetése megalapozza a hatékony együttműködést.

Tűzzük ki a feladatokat rövid és hosszú távon egyaránt, majd ezek rendszeres ellenőrzésével és az elvégzésükre adott konstruktív visszacsatolással könnyítsük meg új munkavállalónk dolgát.

8. Kérjünk visszajelzést!

Ne féljünk véleményt kérni az új dolgozóktól munkájukat illetően. Egy névtelenül beadható visszajelzés mindenki számára hasznosnak bizonyulhat: a munkáltató megtudhatja, mit csinál jól és mit rosszul, min érdemes esetleg változtatnia, az új munkavállaló pedig már az elején azt érezheti, hogy számít a véleménye.

9. Hangsúlyozzuk gyakran a szervezeti kultúra legfőbb pontjait!

Már a kiválasztás során is figyelni kell rá, hogy a jelöltek illeszkednek-e a szervezeti kultúrába, ám felvételük után is tájékoztatni kell őket a cég működésének legfontosabb tulajdonságairól. Ha az új alkalmazott többször is találkozik a céges kultúrához tartozó legjellemzőbb szabályokkal és szokásokkal, gyorsabban tud alkalmazkodni hozzájuk.

10. Ne terheljük túl az új alkalmazottat!

A hosszú távon sikeres onboarding időt és türelmet igénylő folyamat. A megfelelő ütemezés és a kellő információk biztosítása éppen annyira fontos, mint a támogatás. 

Ha az új dolgozó nem érzi úgy, hogy túl sok minden zúdul rá az első időszakban, könnyebben tanul bele a szervezeti kultúrába és sikeresebben illeszkedik majd be.

Az onboarding folyamat kellő odafigyeléssel való megtervezése és kivitelezése a munkáltató és a munkavállaló érdeke is.

Ha azt szeretnénk, hogy könnyedén beilleszkedjenek cégünkbe az újoncok, nyitottnak és türelmesnek kell lennünk. A kiegyensúlyozott hangulatú munkavállaló, akinek lehetősége nyílik kapcsolatot teremteni munkatársaival és visszajelzéseket adni első tapasztalatairól, könnyebben veti meg a lábát az új helyen.

Ha munkavállalóink első benyomása pozitív, a kezdeti időszakban is nagyobb eséllyel szerezhetnek jó élményeket, az elégedett munkavállaló pedig nem akarja elhagyni a „fedélzetet”: így mindenki jól jár.

1 csillag2 csillag3 csillag4 csillag5 csillag - Még nincs értékelve
Betöltés...

Kapcsolódó cikkek