Ahhoz, hogy egy cég folyamatai gördülékenyen működjenek, gondos tervezésre van szükség. Különösen azokon a területeken, amelyek kulcsfontosságúak a cég eredményessége szempontjából – a HR pedig pontosan ilyen terület.

A HR szerepe azért nagyon jelentős, mert számos olyan folyamatra, és ezáltal eredményre van ráhatása, amik a cég teljesítményét alapjaiban befolyásolják. A HR tervei tehát mindenre kihatnak majd, így a jól felépített HR stratégia elengedhetetlen.

Természetesen ahhoz, hogy a stratégia megvalósítható legyen, fontos az alapos és körültekintő tervezés. Ez megint csak egy olyan pont, ami precíz munkát igényel, és igen sok tényezőre kell odafigyelni ahhoz, hogy olyan hr stratégiai tervet készítsünk, ami valóban tartható.

Figyelembe kell venni, hogy milyen esetleges problémák állnak fenn a cégnél, ezeknek a megoldására milyen lehetőségeink lennének, az adott cégnél melyek a leginkább megvalósíthatók, megvannak-e a megfelelő eszközök és a megfelelő támogatottság a vezetőség részéről.

A problémák feltérképezése az első lépés

A következő évre vonatkozó HR stratégia felépítéséhez az első lépés, hogy felmérjük, mi az, ami változtatásra szorul a cégnél. Olyan nincs, hogy „semmi”, mindenhol akadnak kisebb-nagyobb problémák, amiket a HR tud hatékonyan kezelni.

Persze ezen problémák feltárását a vezetőséggel együtt kell végezni, hiszen a két terület szorosan összekapcsolódik. Új középvezetőkre lehet szükség, és a HR-nek kell segítenie abban, hogy megtalálja a cég a megfelelő kollégákat, és segítsenek a kinevezettnek minél hamarabb felvenni a ritmust. Könnyen lehet, hogy néhány pozíció esetében cserére van szükség, ezt ugyancsak a HR intézi.

A cég arculatán szinte mindig van mit javítani, és a HR sokat tehet ezért egy megfelelő stratégiával. Az employer branding is helyet kaphat a jövő évi tervek között, hiszen a munkaerőhiány állandó probléma a cégek számára. Tehetséges, képzett és tapasztalt munkaerőt találni nem könnyű, ezért a munkáltatói márka erősítése sosem maradhat el – hogy ez mekkora hangsúlyt kap, nyilvánvalóan attól függ, miket sikerült eddig elérni.

Szükség lehet a munkatársak továbbképzésére is, esetleg a csapat összekovácsolására tréningekkel. Erre szintén konkrét tervek kellenek a lehetőségek ismeretében, de az első lépés, hogy feltérképezzük, milyen képzési igények merülhetnek fel az egyes területeken.

Ha vannak a cégnél kimondott vagy kimondatlan konfliktusok, nem maradhat le a teendőlistáról ezek rendezése. Az első lépés persze a konkrét probléma felkutatása, hiszen csak így fogjuk tudni megoldani őket.

A második lépés: a célok kitűzése

Ha összeszedtük, mik azok, amik változtatásra, fejlesztésre szorulnak, a következő pont a célok kitűzése. A céloknak pedig reálisnak kell lennie, tehát mindenképpen olyanokat fogalmazzunk meg, amik meghatározott időn belül megvalósíthatóak.

Jó taktika, ha nem a végcélt igyekszünk meghatározni, hanem részcélokat, és eszerint haladunk. Ha például konfliktus van a vezetőség és a dolgozók között, az első lépés, hogy megkeressük, hol gyökereznek ezek pontosan, és a problémás területekre keresünk külön-külön megoldást.

Kevés a fizetés, a vezetőség viszont nem akar emelni? Rendben, akkor a következő célunk, hogy kidolgozzunk egy olyan megoldási javaslatot, ami megfelelő kompromisszum lehet mindkét oldal számára. Cafetéria, prémiumok, céges utazás, laptop, telefon stb. Ha ez megtörtént, haladhatunk a következő problémaforrás felé, és megoldjuk azt.

A vége persze optimális esetben ennek az lesz, hogy helyreáll a légkör a cégnél, és számottevően nő az elégedettség, de ehhez több lépcső vezet, így önmagában nem egy jól meghatározott, megfogható, elérhetőnek érzett cél.

Ha megvan a cél, jöhet a megoldási stratégia kidolgozása

A megoldási stratégia kidolgozása ugyanakkor valójában nem egy lépcső, hanem több kicsi. Első körben fel kell tudnunk mérni, hogy milyen eszközök állnak rendelkezésünkre a célok eléréséhez. Nyilvánvalóan az elején a vezetőséggel kell egyeztetni, mert ők fogják meghatározni, hogy mennyire kapunk szabad kezet, nekik kell rábólintaniuk a javaslatainkra.

Ha szükségünk van bizonyos eszközökre a kitűzött célok eléréséhez, ezek beszerzésében is a vezetőség lesz a kulcs. Nem árt, ha több terven is gondolkodunk legalább vázlat szintjén, hogy rugalmasak tudjunk lenni, ha esetleg mégsem állna minden rendelkezésre, ami kellene. Magyarán mindig legyen B terv.

Végleges és részletesebb HR stratégiát akkor készítsünk, ha már látjuk, milyen eszközök vannak a kezünkben, mert így tudunk igazán részletesen tervezni. Érdemes ilyenkor is többféle verzióval készülni, ugyanis ha menet közben esetleg azt látjuk, hogy a stratégiánk valamiért nem hozza a várt eredményeket, tudnunk kell megállni egy pillanatra, és gyorsan váltani valami másra.

Hogyan tervezzünk időben?

A tervek megvalósulása során az idő mindig fontos tényező. Határidőket kell megadnunk magunknak, hogy hatékonyan haladjanak a projektek, ne tudjuk őket halogatni. Ugyanakkor ez is egyfajta mérőeszköze az eredményességnek, hiszen ha rendszeresen kifutunk az időből, akkor vagy az ütemezés nem jó, vagy a terv nem működik.

Mivel senki sem szereti a problémákat, és minél előbb maga mögött akarja tudni őket, nagy a nyomás, hogy minél rövidebb idő alatt tudjuk le a feladatok megoldását. Az a tény azonban, hogy hamar túl akarunk lenni rajta, nem segít abban, hogy valóban gyorsabbak legyünk. Legfeljebb olyan határidők vállalására sarkall, amik eleve tarthatatlanok, így viszont minden borul, amit szeretnénk a jövő évben megvalósítani. Emellett előfordulhat, hogy a megoldásra szoruló problémát csak felületesen kezeljük az idő szűke miatt.

Kulcsfontosságú tehát, hogy vállalható határidőket adjunk meg. Valószínűleg már tudjuk tapasztalatból, hogy egy-egy folyamatnak mennyi az átfutása, mikor válnak valamelyest kézzelfoghatóvá az eredmények. Nos, ehhez még adjunk hozzá egy kicsit, hogy ha bármilyen oknál fogva (sürgős projekt stb.) csúszunk, ne tolódjon minden. A jó időbeosztás titka nem a szorosság, épp ellenkezőleg: a rugalmasság. Ez a kulcsa annak, hogy ne boruljon minden, ha valamilyen azonnal megoldandó eset adódik.

A szerepkörök tisztázása

Lényeges kérdés a célok sikeres megvalósításával kapcsolatosan, hogy mekkora mozgásteret kap a HR. Ezt a vezetőséggel egyeztetve, előre lehet tisztázni, és fontos, hogy mindenki tartsa is magát a megbeszéltekhez. Azaz, ha valamiben szabad kezet kapunk, akkor a vezetőség ne akarjon mégis megálljt parancsolni a folyamat közepén, mert ezzel teljesen megakaszthatják a folyamatokat.

A jó vezetőség tudja, hogy vannak olyan kérdések, amikben a HR kompetens – éppen ezért tartanak fenn HR-osztályt. Ahhoz azonban, hogy a HR is be tudja váltani a hozzá fűzött reményeket, meg kell kapnia a megfelelő mértékű szabadságot a stratégiák kidolgozása során. Ez nem azt jelenti, hogy a vezetőséggel nem kell egyeztetni, csupán azt, hogy kapunk egyfajta bizalmat, ami nagyobb mozgásteret tesz lehetővé, és nem kell minden lépésért megharcolni.

Mi történik, ha nem működik a stratégiánk?

A legfontosabb, hogy sosem szabad a végletekig ragaszkodni az előre kitalált HR stratégiánkhoz, ha közben az eredmények nem árulkodnak túlzottan nagy sikerről. A futó folyamatokat állandóan figyelni kell, és ha azt látjuk, hogy nem nagyon közelítjük a célokat, meg kell állnunk egy pillanatra, és végiggondolni, hogy min változtathatunk.

Ezért említettük már korábban is, hogy szükség van minimum egy B tervre. Nemcsak azért, mert esetleg nem kapjuk meg a szükséges eszközöket a megvalósításhoz, hanem azért is, mert bárki tévedhet. Ha a bombabiztosnak hitt stratégiánk nem működik, elő kell állnunk valami mással, mégpedig gyorsan. Ezért jó, ha eleve van egyéb ötlet is, amihez ilyen esetekben lehet nyúlni.