automatizálás jelentősége

Automatizálás

Az automatizálás jelentősége

2017. 05. 23.

Az automatizálás jelentősége

Rengeteg cégnél jelent gondot az adminisztráció, ráadásul a helyzet idővel nemhogy jobb, inkább rosszabb lesz: ahogy nő a vállalat, úgy lesz egyre több a papírmunka. Ez nagyon leterheli a HR-eseket, és számos olyan feladattól veszi el az időt, ami fontos lenne. Éppen ezért szinte mindenhol örök problémát jelent az adminisztráció és az egyéb feladatok közötti egyensúly megtalálása.

Nagyon gyakori, hogy az adminisztráció emiatt elmarad, azonban ez közel sem ideális megoldás. Az elmaradt papírmunka ugyanis komoly büntetéseket vonhat maga után, ami súlyos anyagi terheket jelenthet a cégnek. Persze lehet plusz embereket felvenni az adminisztráció elvégzésére, ez anyagilag viszont kevésbé ideális, hiszen annyival több embert kell fizetni (és a járulékokat utánuk).

A papírmunka feltorlódása ráadásul folyamatos túlterheltséget szül, hiszen valamikor le kell dolgozni, ami viszont megfelelő kapacitás hiányában azt jelenti, hogy egy ember több munkát végez, mint kellene. Ez általános elégedetlenséghez vezet, ami szintén nem jó a cégnek – egyrészt, elégedetlen alkalmazottakkal csökken a hatékonyság, másrészt az employer brandingre is negatív hatással van, hiszen azt részben az alkalmazottak véleménye formálja.

Ki lehet szervezni a papírmunkát, de nem biztos, hogy megéri

Amikor a papírmunka olyan szintre lép, hogy már nem bírnak vele a cégnél meglévő alkalmazottakkal, újakat pedig nem akarnak felvenni, sokan élnek az outsourcing lehetőségével. Ez annyit tesz, hogy gyakorlatilag minden adminisztrációs feladatot kiszerveznek egy külső céghez. Nagyon csábítónak tűnik ez a megoldás a legtöbb HR-es számára, nem véletlenül: nincs többé papírtorony, túlterheltség, monoton adminisztráció.

Vannak azonban veszélyei a módszernek, nem is kevés. Sokan túl könnyelműen alkalmazzák ezt, mondván, a külsős cégnek ez a profilja, bizonyára értenek hozzá. Nos, nem biztos. Lehet, hogy ők hibáznak, de a „balhét” a mi cégünk viszi el, hiszen a mi papírjaink nincsenek rendben. A büntetést nem ők fogják fizetni, hanem mi (ebből a szempontból nem árt alaposan átnézni a szerződést).

Ha már az outsourcing felé kacsintgatunk, alaposan nézzünk utána a kiszemelt cégnek, az ügyfélkörének, így nyerhetünk némi betekintést abba, hogy milyen munkát végeznek. A szerződéskötéskor figyeljünk oda arra, hogy pontosan milyen munkák elvégzését vállalják, milyen feltételekkel. Fontos, hogy ne csak az ár döntsön, mindenképpen igyekezzünk minél többet megtudni az adott cég munkájáról, megbízhatóságáról.

Tudnunk kell, hogy ha külső céget bízunk meg a papírmunkával, nem dőlhetünk teljesen hátra: nem árt rendszeresen ellenőrizni, hogy minden rendben van-e, nehogy kellemetlen meglepetés érjen. Nagy hiba teljesen kiadni a kezünkből olyan munkafolyamatokat, amik ennyire közvetlenül érintik a vállalatot.

A megoldás: automatizálás

Szerencsére a XXI. században már elég sok eszköz van arra, hogy az adminisztráció terhét legalább részben levegyük az alkalmazottak válláról, így ők másra fordíthassák a figyelmüket. Több olyan szoftver is létezik ugyanis, amelyek kifejezetten a papírmunka elvégzését hivatottak segíteni azzal, hogy több lépést automatikusan megcsinálnak. Ezekre a feladatokra így értelemszerűen nem kell külön ember, a gép foglalkozik velük.

Mivel többféle szoftver létezik, nem árt egy kicsit képbe kerülni azzal kapcsolatban, hogy melyik mit tud. Persze nem lehet mindenki jártas az informatikában, ez nyilvánvaló, de némi utánajárással, segítséggel a szoftverek alapvető tulajdonságait, jellemzőit megismerhetjük, megtudhatjuk, melyik mire képes, így már el tudjuk dönteni, hogy a mi cégünk számára melyik lesz megfelelő.

Azért is jó megoldás automatizálni, amit lehet, mert ezzel rengeteget tudunk spórolni, mind pénzben, mind időben, energiában. Nem kell új embert alkalmazni, ami máris jelentős megtakarítás, ugyanakkor a meglévő emberek tudnak más, fontosabb feladatokra koncentrálni, mert nem köti le őket állandóan a papírmunka. Ez pedig nagymértékben előrébb viheti a céget, növelheti a hatékonyságot.

Okozhat fennakadásokat az átállás

Nem árt tisztában lenni vele, hogy az átállás azért nem szokott zökkenőmentes lenni. Tény, hogy időbe telik, mire mindenki, aki érintett, megtanulja az új szoftver használatát, és tudatosítja, hogy mi az, amit ezentúl elvégezhet helyette a gép. Lesz olyan, hogy valaki nem jól csinál valamit, és olyan is, hogy valamit összekeverünk. Ez sajnos ezzel jár, rá kell szánni az időt arra, hogy mindenki megszokja az új rendszert.

A kezdeti nehézségek után ugyanakkor valószínűleg mindenki szeretni fogja az újításokat, hiszen hamar világossá válik, mennyi terhet vesz le a szoftver a HR-esek válláról, és ezáltal mennyivel gyorsabban és hatékonyabban tudnak ellátni más feladatokat. A cégnél gördülékenyebben megy majd a munka, ugyanakkor senki nem érzi majd magát túlterhelve a végeláthatatlan adminisztráció miatt. Rá kell szánni az időt az átállásra, de nagyon megéri.

Igényel beruházást, de hamar megtérül

Gyakori probléma, hogy az automatizálás azért nem történik meg, mert bizony pénzbe kerül a szoftver, a rendszergazda, a betanítás, és erre a cégek nem akarnak áldozni. Az a helyzet, hogy sokkal többe kerül egy új alkalmazott, vagy éppen a büntetés, ha a papírmunka nincs kész időben, vagy valami nincs vele rendben.

A szoftvert megvenni egyszer kell, esetleg később, bizonyos időközönként az újabb verziókért kell fizetni, de ez sem biztos, van, ahol ez ingyenes. A betanítás is egyszer kerül pénzbe, a rendszergazdának pedig közel sem kell annyit fizetni, mint pár új alkalmazottnak. Összességében tehát a kezdeti befektetéseket követően igen költséghatékony megoldás az adminisztrációs feladatok automatizálása. Ha azt is hozzávesszük, hogy az így felszabadított idő mennyi más feladat elvégzését teszi lehetővé, még nagyobb a haszon, amit hoz.

Komolyabb benyomást kelt

Kevésbé egyértelmű előny, de valós, hogy egy olyan cég, ahol élnek a technika adta lehetőségekkel, és korszerű eszközökkel dolgoznak, sokkal komolyabb benyomást kelt, mint ami még mindig teli van „aktatologatókkal”. Ez utóbbi jól ismert kifejezés a fölösleges munkát végző alkalmazottakra, és valljuk be, a mai számítógépes technika mellett sok papírmunka létjogosultsága megkérdőjelezhető. Ahelyett, hogy az emberek értelmetlen, időrabló feladatokat végeznének, csinálhatnának hasznosakat is. Az automatizálás erre maximálisan megadja a lehetőséget.

Egy példa kicsiben: ha bemegyünk egy irodába, ami teli van ezeréves számítógépekkel, amik folyton lefagynak, a fénymásoló nem működik, emiatt az alkalmazottak folyton idegesek és frusztráltak, nem lesz éppen pozitív a kép, ami a cégről kialakul a fejünkben. Sem potenciális ügyfélként, sem potenciális alkalmazottként. Ügyfélként nem biztos, hogy olyan céggel akarunk kapcsolatba kerülni, ami ennyire le van maradva, alkalmazottként pedig nincs szükségünk a plusz stresszre amiatt, hogy semmi nem működik.

Valami ilyesmi jelentősége van az automatizálásnak is. Ügyfélként is jobb azt látni, hogy ami mehet magától, az megy magától, a cég ismeri a korszerű technikákat, és alkalmazza is őket. Ha pedig egy állásra jelentkezünk, vonzó lehet, hogy nem fölösleges és monoton feladatok rabolják az időnket, hanem olyasmivel foglalkozhatunk, ami kihívást jelent és érdekes. Ezeket a szempontokat is érdemes figyelembe venni, amikor az automatizáláson gondolkodunk.

1 csillag2 csillag3 csillag4 csillag5 csillag - Még nincs értékelve
Betöltés...

Kapcsolódó cikkek