Íme a gyors munkavégzés 3 alaptörvénye

A kiemelkedően teljesítő munkavállalók egyik legfontosabb ismertetőjele a gyors munkavégzés. Lehetünk intelligensek, motiváltak vagy tapasztaltak, ha lassan dolgozunk, nem tudjuk a maximumot kihozni magunkból. A gyors munka tanulható, mégis elég kevesen fektetnek energiát ennek a "készségnek" az elsajátításába. 

A Forbes szakértői cikkében 3 egyszerű, de rendkívül hatékony módszert mutat be, amellyel hihetetlenül felgyorsíthatjuk munkatempónkat. 

1. A 80 százalékos szabály

A jól ismert kanadai üzleti tréner, Dan Sullivan által kitalált módszer alapja, hogy a ránk bízott aktuális feladatot a kiválósági szint 80 százalékáig végezzük el, majd lépjünk át a következő elvégzendő teendőre.

Ez a módszer a szakértő szerint rendkívül hatékony, ugyanis a tapasztalat azt mutatja, hogy gyakran egy feladat 100 százalékos kiválósági szinten való elvégzésekor az utolsó 20 százalék emészti fel a legtöbb időt és energiát. Ráadásul nagy valószínűséggel azt a 20 százalékos többletet sem kollégáink, sem főnökünk nem fogja különösebben értékelni, illetve a feladat megoldása szempontjából sincs akkora jelentősége.

Az elmélet természetesen nem arról szól, hogy hagyjuk a dolgokat befejezetlenül, inkább arra buzdít, hogy álljunk meg a 80 százalékos kiválósági szinten. A maximalizmus ugyanis az egyik legnagyobb ellensége a gyorsaságnak és a termelékenységnek - véli a szakértő. 

2. Siessünk a jelentéktelen teendőkkel!

Tudomásul kell vennünk, egy nap nem elég arra, hogy mindennek a végére járjunk, ami elénk kerül, de erre nincs is szükség. Kutatások szerint kétszer annyi munkát el tudunk végezni, ha a nem fontos teendőket siettetjük. Ha jobban belegondolunk, rendkívül sok olyan apró feladat van, amely igazán nem fontos, a munkavállalók többsége azonban hajlamos a jelentéktelen dolgoknak is ugyanannyi figyelmet és időt szentelni, mint a valóban jelentőseknek.

Ennek a hozzáállásnak jellemzően az lesz a vége, hogy a nap végén rájönnek, hogy már nem maradt elég idő a fontos teendőkre, a munkanap ugyanis jelentéktelen vagy közepesen jelentős dolgok hajszolásával telt el. Válasszuk ki azt a 2 feladatot, amelyek a legfontosabbak, a többit pedig rendezzük le minél gyorsabban.

3. Csukjuk be az ajtót!

Bizonyára hallottunk már a "nyitott ajtók" elméletéről, vagyis arról, hogy ajtónknak mindig nyitva kell állnia a kollégák előtt, ezzel is elősegítve a nyitott kommunikációt és a csapatmunkát. A Forbes szakértője szerint ez az elmélet több elvesztegetett időért felelős, mint az összes időrabló tevékenység együttesen.

A javaslat szerint lehetőleg tartsuk csukva az ajtót egész nap, a félbeszakítások ugyanis a magas minőségű és gyors munka legnagyobb ellenségei. Nemcsak arról a kieső időről van szó, amit a bejövő kollégákkal való beszélgetés vagy a beszűrődő zajok és beszélgetésfoszlányok miatti pillanatnyi koncentrációzavar okoz. Az az idő, amit azzal töltünk, hogy egy-egy ilyen megszakítás után újra teljes mértékben a feladatra koncentráljunk, igen jelentős lehet. 

Ha tudatjuk munkatársainkkal, hogy a napnak csak bizonyos részében vagyunk elérhetők, úgy fogják igazítani beosztásukat, hogy az általunk megadott időpontban keressenek meg. A nap többi része teljes mértékben a rendelkezésünkre áll a hatékony munkavégzésre.

A Forbes szakértője szerint, ha a fenti 3 alapelvet már ma elkezdjük alkalmazni, 10 nap múlva jelentős hatékonyságot könyvelhetünk el, és stressz-szintünk is csökkenni fog.

Címkék: munkavégzés, gyorsaság, termelékenység, kollégák, főnök

Szemlézte: Fogas Krisztina