A kommunikáció vitathatatlanul fontos: a cégek mindennapjaiban és az új munkaerő megszólításában, bevonzásában egyaránt. Szerepe és hatása azonban ennél sokkal távolabbra mutató, az e-mailes, telefonos vagy személyes kommunikáció eltérő árnyalatai ugyanis a meggyőzés és elköteleződés lényeges indikátorai lehetnek, vagy akár ennek ellenkezője is előfordulhat, azaz észrevétlenül tarthatják távol a számunkra megfelelő szakembereket. „A kommunikáció rendkívüli mértékben árulkodik a vállalat kultúrájáról, hiszen a kommunikáció olajozza az együttműködést, vagy épp akadályozza az eredményes munkavégzést, ezért akár már az álláspályázat során történő első kapcsolatfelvétel is értékes üzeneteket hordoz a vállalat működéséről, értékrendjéről a jelentkező számára” – kezd bele a témába dr. Szvetelszky Zsuzsa, vállalati kommunikációs szakértő és szociálpszichológus.

A jelölt-vezérelt piacon tehát nem csupán az állásajánlatnak kell meggyőzőnek lenni, arra is komoly hangsúlyt kell fektetni, hogy a munkaadó vonzó képet sugalljon magáról a kommunikációján keresztül. „Az eredményes kommunikáció alapszabálya, hogy képesnek kell lennünk belehelyezkedni a másik fél élethelyzetébe, és ez abszolút igaz a toborzás, kiválasztás folyamatára is. Szem előtt kell tartanunk, hogy a tőlünk kapott első e-mailt mikor, hol és hány hasonló üzenet között olvassa a pályázó, ahogy az sem mindegy, milyen hosszan beszélgetünk vele telefonon. Ma ezekre a kommunikációs aktusokra egészen más szabályok vonatkoznak, mint akár csak öt-tíz évvel ezelőtt, amelyekkel ajánlott tisztában lennünk” – figyelmeztet dr. Szvetelszky Zsuzsa.

Hogy a munkaadók hol tartanak ma ebben a kérdésben, az nagyon változó a szakember szerint. „A kommunikációs folyamatok milyenségét nagyban meghatározza az a tény, hogy a toborzással, kiválasztással foglalkozók mikor kapcsolódtak be a vonatkozó eszközök használatába. Ez természetesen nem azt jelenti, hogy a fiatalabbak mindig professzionálisabban kezelik ezeket az eszközöket, hiszen gyakorlatlanabbak és tapasztalatlanabbak, viszont mivel beleszülettek a digitális korba, rendelkeznek némi előnnyel. Vállalati érdek és feladat az egységes kommunikáció megteremtése, folyamatosan frissülő e-mail-, telefon- és meeting-etikett formájában, egy ilyen szabályzattal ugyanis bárki aktualizálhatja a tudását, és felzárkózhat a legújabb kommunikációs trendekhez.”

A levél műfaja több száz évvel ezelőtt született, és napjaink elektronikus változata már aligha hasonlít valamikori elődjére, legalábbis jó esetben. „Még ma is akadnak olyanok, akik pontosan úgy írnak e-mailt, mintha tollal papírra tennék ezt: megszólítással, dátummal, terjengősen. Ez a forma már elavult, és nemcsak a terjedelem, de a szerkesztettség is lényeges szemponttá vált. Míg néhány évvel ezelőtt legfeljebb három téma említése volt javasolt az e-mailekben, ma csupán egyetlen kérdésre ajánlott fókuszálni, hiszen eszerint mentjük le a leveleinket – és ez igaz az álláskeresőre is. Ha már az e-mail első sorában képesek vagyunk összegezni a lényeges információkat, a pályázó akkor is tudni fogja, miről szól a levelünk, ha csupán a telefonján görgeti végig a bejövő üzeneteit, így megkönnyítjük számára a visszacsatolást, és időt is spórolunk neki – ez egy valódi pluszpont lehet a javunkra, a jelöltek ugyanis igen tudatosak, ami az idejüket illeti” – osztja meg interjúalanyunk.

Számtalan apró jel olvasható ki már egy e-mailből (vagy annak a hiányából) is, amelyek alapján a munkavállalók nem feltétlenül tudatosan, de kialakítják azt a bizonyos egy első benyomást a munkaadóról. „Egészen mást üzen egy személytelen automatikus üzenet, mint egy személyre szabott tartalom, ami esetén azzal is jó tisztában lennünk, mit közvetít a tisztelt vagy a kedves kezdetű megszólítás. A stílust, a hangvételt, a mondatszerkesztést tekintve egészen más az elfogadott egy startup vagy egy pénzintézet esetén, ami az egyikben idegenül és furcsán hat, a másiknál természetes, vagyis a levél írójának ismernie kell a szektor jellemző kommunikációs szabályait is. Amennyiben hosszabb tartalmat kell elektronikus formában elküldenünk, kiemeléssel, aláhúzással, színekkel irányítsuk a figyelmet a kulcsszavakra, így például egy állásajánlat esetén a jelölt azonnal látni fogja, egyeznek-e az elképzelések a lényeges pontokon, vagy sem” – sorolja Zsuzsa, aki szerint kerüljük a nagyméretű csatolmányokat is, ugyanakkor a levél végén az aláírás formula ajánlott, lehetővé téve az akár azonnali visszajelzést. 

A telefonos interjúk korát éljük, de a munkaerőpiaccal együtt ennek keretei is átalakultak. "A lassú, ráérős, céltalan, akár órás telefonbeszélgetések felett eljárt az idő! A gyorsaság és hatékonyság munkavállalói elvárás, aki ezt nem veszi figyelembe, az azt sugallja, hogy nem tiszteli a pályázót, és még azelőtt elveszítette, hogy élt volna az interjú adta lehetőséggel. Kölcsönös érdek, hogy minél hamarabb szűrjük azokat a szempontokat, amelyek döntőek az együttműködés vonatkozásában, és amelyek különbözősége esetén akár meg is szakíthatjuk a beszélgetést – az egyet nem értés nem jelent problémát, az udvarias időhúzás viszont biztosan rossz színben tünteti fel a munkaadót" – hangsúlyozza a szakember.

Az X, Y, Z generáció is érzékeny a sorok közötti üzenetekre, vagyis nem mindegy a bemutatkozás, a tempó, és a hangnem sem. „Nagy a különbség a ’Nem hívlak rosszkor?’, illetve az ’Alkalmas most a beszélgetés?’ felütések között: a pozitív kommunikáció jelentőségét ma már a legtöbb cégnél felismerték, és érdemes is élni ezzel az eszközzel, a pozitív hangvételű szavakra, mondatokra ugyanis az agyunk tudattalanul is pozitívan reagál, ami akár a jelölt elköteleződéshez is hozzájárulhat” – fejti ki interjúalanyunk.

Ha sikerült jó első benyomást tennünk a jelentkezőre, a személyes bemutatkozás is ebben a mederben haladhat tovább, de az is előfordulhat, hogy egy vesztes csatát kell átfordítanunk: felkészüléssel és az előbb említett pozitív, tudatos és célratörő kommunikációval erre jó esélyünk lehet. „Azzal is számolnunk kell, ha a jól sikerült beszélgetés ellenére, például az időbeosztás vagy a munkavégzés helye miatt mégsem valósulhat meg az együttműködés. Ilyenkor törekedjünk a szép búcsúra, vagyis úgy varrjuk el a szálakat, hogy egy későbbi nyitott pozíció esetén újra felvehessük azokat” – tanácsolja Zsuzsa.

Nem kérdés: a kommunikáció valódi employer branding eszközként értelmezhető, meggyőző hatással éppúgy bírhat, ahogy akár egyetlen hiba is eltántoríthatja a jelentkezőt. Amennyiben úgy érezzük, van még tennivalónk a témában, érdemes a gyökerekhez visszanyúlnunk: ha a vállalati értékrend hatja át a belső és a jelöltek felé mutató kommunikációt, akkor a megvalósuló egységesség különösen vonzó lesz a munkavállalók szemében, azonban az eredményességhez elengedhetetlen, hogy a vezetőség elköteleződjön a kommunikáció fontossága mellett.