Félreértések az ATS kapcsán
Amikor egy cég új alkalmazottat vesz fel, az rengeteg (plusz) feladat elé állítja a HR-t, legalábbis, ha olyat akar felvenni, aki valóban jó és hatékony munkaerő lehet. Ebből ugyanis kevés van, köszönhetően annak, hogy az utóbbi években némileg átrendeződött a munkaerőpiac. Még mindig több jelentkezés fut be egy-egy állásajánlatra, esetenként sokkal több, ugyanakkor a jelentkezők összetétele jóval hígabb, így pedig nem könnyű köztük az igazán tehetségeseket megtalálni.
Ha ezt vesszük alapul, logikus, hogy minél több a jelentkező, annál nehezebb a helyzet: mintha tűt keresnénk a szénakazalban. Ezzel az a fő probléma, hogy nagyon sok időbe telik mire a rengeteg önéletrajzon átverekedjük magunkat, ráadásul fölöslegesen, mert a nagy része nem is releváns a kiírt állás szempontjából. Nem beszélve arról, hogy az employer brandinget szem előtt tartva kommunikálni is kell a jelentkezőkkel, még akkor is, ha az első pillanatban nyilvánvaló, hogy nem fogjuk őket felvenni.
Szerencsére a számítógépek világában már van olyan program, ami segíthet meggyorsítani a felvételi folyamatot. A szoftver neve ATS (applicant tracking system), ami teljes mértékben képes elvégezni a felvételiztetéshez tartozó, automatizálható feladatokat. Nem fog a HR-es helyett végleges döntést hozni, de segít abban, hogy előre megszűri a jelentkezőket, így jóval kevesebb önéletrajzot kell átnézni, illetve automatikusan kiküld sablonleveleket a jelentkezőknek. Tény, hogy nem ezek a legnehezebb feladatok a kiválasztási folyamatban, ugyanakkor ezekkel megy el a legtöbb idő.
Magyarországon még kevésbé elterjedt
Külföldön már teljesen természetes és magától értetődő az ATS használata, különösen a nagyobb cégeknél, ahol egy-egy álláshirdetésre számos, akár több száz munkavállaló jelentkezik. El lehet képzelni, ekkora létszámnál milyen mennyiségű munkát, és milyen hatalmas terhet jelent a HR-nek minden egyes pályázatot egyenként elolvasni és szelektálni. Ez az, amit az ATS képes helyettük megtenni előre beállított szempontok alapján, így nekünk már tényleg csak azokat kell átnézni, amik valóban érdekesek lehetnek.
Hasznossága ellenére az ATS Magyarországon még nem igazán elterjedt, bár ez azért egyre inkább változóban van, már csak azért is, mert a megváltozott munkaerő-piaci helyzet miatt nagyobb a cégeknél a fluktuáció: az alkalmazottak váltanak, ha jobb lehetőséget kapnak, kevésbé félnek attól, hogy két szék közül a padlóra esnek. Ezzel az átlagosnál valamivel gyakrabban van szükség felvételiztetésre, ami gyakorlatilag folyamatosan terheli le annyira a HR-t, hogy problémát jelenthet az állandó feladatok elvégzése.
A nagyobb cégek ezért, még ha nem is vezették be az ATS használatát, ismerkednek a lehetőséggel, és valószínűleg csak idő kérdése, hogy Magyarországon is elterjedjen. A kisebb cégeknél is hasznos lehet, de mivel ott azért ritkább a felvétel, valószínűleg először a nagyvállalatok körében fog megjelenni.
Sokan félreértik az előnyöket
Az ATS tehát számos előnyt rejt magában, ugyanakkor sokan félreértik, hogy mire is jó, mivel is tudja előrevinni a céget. Sokan azt hiszik, ezzel elfelejthetik a felvételiztetéssel kapcsolatos gondokat, aztán amikor rájönnek, hogy azért ez nem így van, mert teljesen nem iktatható ki a személyes jelenlét, csalódottan legyintenek, hogy akkor nincs rá szükségük. Pedig, ahogy említettük, az ATS nagyon sokat tud segíteni, de azért a helyén kell kezelni a technikát, és nem árt, ha tudjuk, mire számíthatunk tőle.
Ezeket értik félre a leggyakrabban az ATS-sel kapcsolatban
A rendszer elvégzi helyettünk a kiválasztást. Ez nem teljesen hamis állítás, de csak részben igaz. A kiválasztási folyamat egyes részeit valóban elvégzi helyettünk, egészen pontosan azt a részét, hogy előszűri az önéletrajzokat. De nem a végtelenségig! Azt megteheti az ATS, hogy azokat a CV-ket, amik szóba sem jöhetnek, kiszórja, így megnéznünk sem kell őket. Ezzel adott esetben napokat spórol meg nekünk a rendszer.
Amira viszont nem képes az ATS, az az állásinterjúk lebonyolítása. Mégpedig azért nem működik ez a része, mert itt már valóban emberi tényezők is számítanak, és személyes jelenlétre van szükség ahhoz, hogy megítéljük a jelölteket. Az ATS tehát teljes egészében nem tudja helyettünk elvégezni a felvételiztetést, de segít abban, hogy átugorhassunk néhány lépést, aminek köszönhetően gyorsabban érhetünk a folyamat végére.
Minél több szűrőt állítunk be, annál jobban leszűkíthetjük a kört, így hatékonyabb a kiválasztás. Ez elméletileg igaz lehetne, de ennyire azért nem egyszerű a dolgunk. A szűrőket úgy kell beállítani, hogy megadunk kifejezéseket, amiknek szerepelniük kell az önéletrajzokban. Értelemszerűen minél többet adunk meg, annál több önéletrajz fog kiesni, amikben nem szerepel valamelyik kifejezés.
Mondhatnánk, hogy ez a cél, de gondoljuk ezt végig kicsit alaposabban: kiejthetünk így olyan CV-ket is, amelyek tulajdonosai alkalmasak lennének az állásra, csak épp az adott készséget nem írták be az önéletrajzukba. Nem mindenki gondol például olyasmire, hogy külön odaírja, hogy jó csapatjátékos, illetve az olyan tulajdonságokra sem biztos, hogy kitér valaki, hogy alapos és precíz – legalábbis nem biztos, hogy ugyanezekkel a szavakkal. Ha pedig a szűrő ezeket a kifejezéseket nem találja, kiszórja az adott önéletrajzot.
Nem kell levelezgetnünk a jelöltekkel. Ez is csak részben igaz. Valóban be lehet állítani, hogy bizonyos sablonleveleket a rendszer automatikusan küldjön ki a jelentkezőknek. Ilyen például az, amikor az önéletrajzra érkezik egy válasz, amiben megköszönjük a jelentkezést. Az is beállítható, hogy a szűrést követően azoknak, akik kiestek, szintén küldjön a rendszer egy levelet, melyben megköszönjük a jelentkezést, és közöljük, hogy most másra esett a választásuk.
Teljesen ugyanakkor nem lehet kiiktatni a kommunikációt, ugyanis a továbbjutó pályázókkal nem lehet a végtelenségig sablonlevekkel tartani a kapcsolatot. Előbb-utóbb külön-külön egyeztetni kell velük időpontot egy személyes interjúra, ami miatt akár telefonbeszélgetésre is sor kerülhet. Értelemszerűen ezeket a rendszer nem tudja helyettünk megcsinálni, tehát bizonyos szinten muszáj lesz magunknak intézni a kommunikációt. A sok időt elvevő részét azonban bízhatjuk az ATS-re.
Nem kell többet állást meghirdetni. De igen, azonban vannak már állásportálok, ahol biztosítják az ATS funkcióit is. Az ATS-nek valóban van egy olyan szerepe, hogy tárolja a beérkezett jelentkezéseket, és így létre tudunk hozni egy adatbázist olyan emberek önéletrajzával, akik alkalmasak lehetnek bizonyos munkakörök betöltésére a cégnél. Ezzel lehetőséget nyerünk arra, hogy ha megüresedik egy pozíció, először próbáljunk a rendszerben keresni jelölteket, hátha akad valaki, akit felvennénk. Így persze sok időt, energiát és pénzt takaríthatunk meg.
Ugyanakkor ez nem feltétlenül jelenti, hogy többet nem kell felvételiztetni: lehet, hogy nem találunk alkalmas jelöltet, vagy olyan munkakörre keresünk embert, amire korábban, az ATS segítségével még nem, ezért nem lesznek ehhez kapcsolódó önéletrajzok az adatbázisban. Van rá tehát esély, hogy valóban megússzuk a felvételiztető folyamatot, de az is előfordulhat, hogy az ATS ellenére is rá kell szánnunk az időt – ez mindig az adott helyzettől függ.
