Az exit interjú egy rendkívül hatékony, ráadásul ingyenes diagnosztikai eszköz minden munkáltató kezében, amennyiben jól él vele. Szakértői iránymutatás a mai posztban.

Egyetlen munkaadó számára sem kérdés, hogy felvételi beszélgetésre minden potenciális munkavállaló esetén szükség van, hiszen ekkor derül ki, hogy az illető passzol-e az adott cég kultúrájához és beleillik-e a megpályázott munkakörbe. A kilépő beszélgetés ezzel szemben jóval kevesebb vállalat gyakorlatában kap helyett, pedig számos értékes információ forrása lehet. Persze ezek befogadásához az őszinte érdeklődésen túl valódi nyitottságra is szükség van a vezetőség részéről, és mindez még csak a jéghegy csúcsa. Az exit interjúról, az eredményességét befolyásoló tényezőkről Hoffmann Gábor Csabával a Munkaviszony.hu HR tanácsadójával beszélgettünk.

A kiaknázatlan lehetőség

Az exit interjúban rendkívüli potenciál rejlik: a fluktuáció okainak felderítésén túl folyamatos élő képet ad a szervezet egészéről, a munkavállalói hatékonyságról, a folyamatokról és a versenyképességről, teljesen ingyenesen.

Az exit interjú ugyanis tükröt tart, vagyis olyan információkra is fényt derít, amelyek – az intézményesült visszajelző rendszer hiányában – rejtve maradnak a munkáltatók előtt. A struccpolitika persze lehet tudatos választás, de semmiképp nem előremutató stratégia, hiszen a munkavállalók végül a lábukkal szavaznak, akár tudomást szerez a vezetőség a döntés hátteréről, akár nem.

Bizalmi alapon

De mit is takar pontosan az exit interjú? „Ez nem más, mint egy irányított beszélgetés, amit az utolsó napokban vezet le egy HR-es. Mindez egyszerűnek hangzik, azonban a bizalom hiánya, és a munkavállalókkal távolságot tartó vezetés az eredményesség komoly gátja lehet” – szögezi le interjúalanyunk.

És folytatja az egyik leglényegesebb aspektussal: „Egyáltalán nem mindegy, kire hárul a kilépő beszélgetés lebonyolítása. Amennyiben a belső HR-es kapja a feladatot, nagy eséllyel nem tud majd független maradni, és nem tudja megteremteni azt az őszinte légkört, ami az exit interjú elengedhetetlen feltétele. Nagyon fontos tehát, hogy olyan HR-es vezesse a beszélgetést, akinek az objektivitásában az adott munkavállaló nem kételkedik, lehet például egy másik részleg vagy telephely HR-ese, esetleg egy alacsonyabb beosztású HR-es kolléga, aki nem vett részt a döntési folyamatokban, vagy akár egy külsős szakember.”

Természetesen nemcsak a beszélgetés kívánja meg a bizalmi légkört, de a kapott információkat is bizalmasan szükséges kezelni. „Kizárólag a személyes adatoktól mentes, az egyedi véleményekhez nem kötött információkat és következtetéseket kell a vezetőség felé továbbítani – és ez egy további nélkülözhetetlen összetevőt is magában foglal, mégpedig a vezetők bizalmát a HR-es személye felé” – hangsúlyozza Gábor.

Döntő kérdések

Az exit interjú az employer branding alapvető eleme – költséges kampányok helyett érdemes ezzel kezdeni munkáltatói márka építését, ugyanis a jól felépített kilépő beszélgetésekből feketén-fehéren kiderül, hogyan is látják a céget, a közép- és alsóbb szintű vezetőket, a mindennapokat, a feladatokat a dolgozók.

„Ahhoz, hogy egy munkáltató a lehető legtöbbet profitálhassa a kilépő beszélgetésekből, annak kérdéseit tudatosan, a munkavállaló értékláncban betöltött helyére tekintettel szükséges összeállítani, lefedve a teljes működési spektrumot. Lényeges, hogy a kapott információk összehasonlíthatók legyenek, ezért a kifejtős kérdéseken túl skálázást is érdemes alkalmazni, például a közvetlen felettes értékelésére” – részletezi a szakember.

A távozás okát javasolt mélyebben is megvizsgálni interjúalanyunk szerint, mivel a döntésnek számos gyökere lehet: „Elképzelhető, hogy a távozó egy beszállítóval, vagy egy alapanyaggal, vagyis egy külső tényezővel volt elégedetlen, de a felmondásnak belső katalizátora is lehet, mint például a munkaszervezés problémái, vagy a művezető személye. A válaszokat, különösen az egybe hangzókat pedig ajánlott górcső alá venni, ugyanis ily módon deríthetők fel a működés hiányosságai.”

Van értelme?

Mindent egybevetve azt mondhatjuk: vétek lenne kihagyni az exit interjút, mint kézenfekvő eszközt a szervezeti működés monitorozására, ugyanis sokkal gyorsabban bevezethető, kivitelezhető, mint bármilyen egyéb szervezetfejlesztési módszer, és kétségtelenül költséghatékony is, hiszen csupán időt és energiát szükséges rászánni.

„Amennyiben egy cég most tervezi a kilépő beszélgetés bevezetését, mindenekelőtt a visszajelzés kultúráját kell megteremtenie, hogy a munkavállalók azt lássák, van értelme, vagyis következménye annak, amit elmondanak. Ha mindez valódi figyelemmel is párosul a távozók felé, garantáltan szívesen osztják majd meg a gondolataikat, hiszen ily módon egyúttal az évek óta cipelt terheket, rossz tapasztalatokat, nehéz érzéseket is letehetik, a szálakat elvarrva nyithatnak új fejezetet a karrierjükben” – fejti ki Gábor.

Végezetül pedig hozzáteszi: „A kilépő beszélgetések ereje nem magában az információgyűjtésben rejlik, hanem a számszerű, és szöveges értékelésekkel is alátámasztott eredmények kiértékelésében, majd konkrét cselekvési tervbe fordításában, az adatok ugyanis kijelölik majd a fejlesztési irányokat, ahogy rávilágítanak azokra az erősségekre is, amelyekre a jövőben célzottan is érdemes az adott vállalatnak építenie.”

Készítette: Istók Nikoletta