Félig otthonról - félig az irodából dolgozunk. Hogyan tehető zökkenőmentessé a hibrid munkavégzés? Hogyan tartsunk hibrid munkanapot hatékonyan?

A koronavírus miatt több cég kényszerült arra, hogy home office-ban foglalkoztassa a munkavállalóit. A visszatérés azonban nem történik meg egyik napról a másikra, és gyakran nem is elvárás, hogy teljes munkaidőben visszamenjenek a dolgozók az irodába. Egyre több vállalat vezeti be a hibrid munkavégzést, ami azt jelenti, hogy a kollégák dolgozhatnak otthonról is és az irodából is, vagy akár a kettőt váltogatva. Ahhoz azonban, hogy ez a rendszer működőképes legyen, újfajta gyakorlatok, megoldások bevezetésére van szükség. A témában Gungl Ágoston, az Infosector Kft. és a Sinaptive Kft. ügyvezetője segít eligazodni, ugyanis a két cég közös együttműködéseként hoztak létre egy kampányt Hibrid Iroda néven. A kezdeményezés a pandémiára való válaszként kíván segítséget nyújtani azoknak a cégeknek, akik szeretnének átállni a hibrid foglalkoztatásra.

Az otthoni munkavégzés szabadsága ötvözve a munkahelyi légkör pezsgésével

Az elmúlt évben a cégeknek nyilvánvalóvá vált, hogy a munkahelytől távol történő munkavégzés – ami lehet akár egy kávézóban vagy egy coworking irodában is – ugyanolyan hatékony lehet, mint amikor a dolgozók beülnek az irodába, és sokan a koronavírus enyhülésével továbbra is ezt a munkavégzési formát preferálják. Egy amerikai kutatás szerint a munkavállalók 34%-a felmondana a munkahelyén, ha újból be kéne járnia, 49%-uk pedig a hibrid munkavégzést szorgalmazza. A vállalatok nagyrészt egyetértenek ezzel: 79%-uk megengedné a munkavállalóinak a hibrid munkavégzést, amennyiben a munkakörük ezt lehetővé teszi, hiszen ez mindkét fél számára tartogathat előnyöket. Bár sok cégnél – főleg a szolgáltató szektorban – a teljes home office is kivitelezhető, Ágoston szerint érdemes megtalálni az arany középutat az otthoni és az irodai munkavégzés között. Az otthoni munka egyik legnagyobb előnye az a szabadság, hogy bármikor fel lehet állni a gép elől és be lehet iktatni egy-egy ügy elintézését vagy egy kisebb takarítást, illetve a munkahelyre való beutazással töltött időt is megspórolhatjuk. Az irodai környezet viszont olyan eszközöket kínál, amelyek nem feltétlenül találhatóak meg az otthonunkban: van infrastruktúra, tárgyalótermek és természetesen a munkahelyi közösség, amire szükség van a dolgozók mentális jólléte és az összetartozás érzése miatt egyaránt.

Ki kell alakítani a megfelelő környezetet

Ahhoz, hogy egy cég eredményesen tudjon működni hibrid munkavégzéssel, bizonyos feltételeknek kell teljesülnie, melyek hiányában akadozhat a kommunikáció és a feladatok kiadásával és ellenőrzésével is lehetnek problémák. Fontos, hogy a munkavállalók érezzék a céghez való tartozásukat és képesek legyenek kötődni a csapatukhoz vagy a felettesükhöz, ne érezzék azt, hogy kimaradnak a csapatmunkából. A Google-nél például korábban sem volt ritka a home office vagy a hibrid munkavégzés, az egyensúly eltolódása miatt azonban most olyan új munkaterületekkel kísérleteznek, amelyek egyszerre több igényt is képesek kiszolgálni és megkönnyítik az irodából és a bárhonnan máshonnan dolgozók kommunikációját. Ezek a terek olyan fejlett videótechnológiával vannak ellátva, amelyek szinte eltüntetik a különbséget a virtuális és a valós jelenlét között, így azok, akik távolról kapcsolódnak be, is ugyanúgy a csapat részének érezhetik magukat.

Hibrid videókonferencia – hogyan?

Létezhet-e olyan megoldás, hogy egy videómegbeszélésre többen otthonról csatlakoznak be, míg többen az irodából? Amire a leginkább oda kell figyelnünk, az az, hogy minél inkább segítsük a kommunikációt, és minél inkább közelítsük a valósághoz az élményt, hogy a túloldalon lévő személy azt érezze, hogy tényleg az adott emberrel beszélget.

A Google egyik megoldása például egy tábortűzi összejövetelt modellez: egy kerek helyiségben körben ülnek az irodából bejelentkező dolgozók, és ebben a körben kapnak helyet a kijelzők is, amelyeken az online bejelentkezők életnagyságban látszódnak. Nem csak arról van szó tehát, hogy beruházunk a technológiai eszközökre, hanem szükséges az egész munkahelyi környezet radikális újragondolása, hogy a digitális és a fizikai világ összefonódhasson.

Tudjuk, mit szeretnénk elérni

Mielőtt nagybevásárlásba kezdenénk, fontos tisztában lennünk azzal, pontosan mi is a célunk, mi az elképzelésünk, mit szeretnénk elérni.

„Ha pontosan nem is tudja ezt egy cég, legalább azt érdemes átgondolni, hogy milyen munkamenetre, milyen munkafolyamatokra akarja használni ezeket a megoldásokat, hogyan dolgozik, miben látja a lehetőségét ezeknek az eszközöknek” – tanácsolja az ügyvezető. – „Emellett érdemes azzal is tisztában lenni, hogy egy komolyabb megoldást nem lehet fillérekért megvásárolni. Bele kell rakni valamennyi pénzt, de nyilván ezt az ember nem két hétre veszi, hanem hosszabb időszakra, és az az élmény, amihez ezáltal hozzájut, többszörösen meg tud térülni.”

Érdemes körülnézni és ár-érték arányban a legmegfelelőbb eszközökre beruházni. Ha például egyéni, otthoni felszerelésről van szó, arra kell koncentrálni, hogy a másik fél milyen élményt kap, megfelelő minőségben lát és hall-e bennünket. „Otthon nem feltétlenül érzékeljük a gyengébb minőséget, ugyanakkor a partnerek számára óriási különbséget tud jelenteni egy minőségibb audiovizuális megoldás.” És ha már beruháztunk ezekre az eszközökre, használjuk is őket! „Láttunk olyan példákat is, hogy az ügyfél nem nagyon használta a gyönyörűen kiépített tárgyalótermeket vagy az irodákba felszerelt videókonferenciás eszközöket. Ennek nincs értelme, ezeket megfelelően be kell illeszteni az ökoszisztémába és a vállalati kultúrába, és a felhasználókat is be kell integrálni ebbe az újfajta világba.

Készítette: Kövecses Evelin