A jelen helyzetben a munkavállalók biztonsága mindenek előtt áll, ezért nincs idő késlekedni. Megmutatjuk, mit jelent ez egy több ezer fős cég esetében.

A Telekom központi irodaházában több mint ötezer kolléga dolgozik együtt, legalábbis békeidőben, ugyanis március 16. óta mindössze a nélkülözhetetlen pozíciókat betöltő 30-40 munkatárs tartózkodik az épületben. A gyors változások gyors reakciókat kívántak, így egyetlen tesztnap után, néhány előkészítő napot követően át is állt a vállalat irodai részlege a távmunkára. A helyzet adta kihívásokról és azok kezeléséről Kutas István, a cég kommunikációs igazgatója mesélt nekünk.

Az elmúlt hetek változásai mindenkit váratlanul értek, ráadásul egy teljesen ismeretlen helyzettel találták szembe magukat a munkáltatók. Abban cégmérettől függetlenül mindenki egyetért, hogy most a kollégák egészsége az első, és különösen akkor nem ajánlott kockáztatni, ha több száz vagy több ezer munkavállaló dolgozik együtt nap mint nap. Azok a vállalatok, amelyek cégkultúrájának az otthoni munkavégzés már hosszú ideje része, némi előnyt élveznek, azonban az új szituáció még így is számos kihívást teremt.  

„Nálunk egy átlagos napon körülbelül ötszáz kolléga dolgozott otthonról, sőt voltak olyan csúcsnapok, amikor ez a szám az ezret is elérte. Sokak számára tehát ismerős munkaformáról van szó, ahogy abban is van gyakorlatunk, mire szükséges odafigyelnünk, ha egy-egy munkatárs online csatlakozik egy megbeszéléshez, hiszen erre is rendszeresen akadt példa. A távmunkában akadály nélkül végezhető munkakörök mellett viszont akadnak olyanok is, ahol korábban ez a lehetőség fel sem merült, de most nem volt kérdés, hogy ezeket is újra kell gondolnunk” – vázolja a kiindulópontot Kutas István.

Az ügyfélszolgálat tipikusan olyan feladatkört fed le, amelyet a szükséges szoftverek és a bizalmas adatok okán jellemzően helyhez, vagyis irodához kötötten láttak el az illetékes kollégák, legalábbis eddig. Most a szituáció egyik pozitív hozadékát is megosztja a szakember:

A jelen helyzet sok tekintetben olyan, mintha egy tesztet kellene teljesítenie a cégeknek, a tét azonban sokkal nagyobb, mintha csupán próbáról lenne szó, és ennek megfelelően komoly és gyors megoldásokra van szükség.

„Míg normál esetben lépésről lépésre felépítettük volna a folyamatokat, most erre nem volt lehetőségünk. Összesen három napunk volt arra, hogy a VPN hálózatot kibővítsük, hiszen ez a zökkenőmentes munkavégzés alapja. Ugyanilyen sebességgel kellett gondoskodnunk az eszközökről, főleg azokban a munkakörökben, ahol korábban nem laptopon dolgoztak a kollégák, és arról is, hogy minden szükséges szoftver mihamarabb felkerüljön a gépekre. A tesztnap március 13-án zajlott, és miután minden megfelelően működött online, március 16-tól már mindenki, akinek a feladatköre arra alkalmas volt, átállt az otthoni munkára” – részletezi interjúalanyunk.

Persze mindez még csak a történet technikai része, hiszen számos munkakörben annak jellegéből adódóan a terveket is felül kellett írni. „Az értékesítőknek teljes mértékben át kell szervezniük a munkájukat, ahogy a marketingeseknek, rendezvényfelelősöknek is újra kell gondolniuk a következő hónapokat. Amivel pedig mindannyian szembesülünk, hogy egy egészen új rendszerbe kell helyeznünk az életünket, a munka és a magánélet relációi is átalakulnak” – osztja meg István.

A szokatlan és ismeretlen szituáció hatalmas pszichés megterhelést is jelent, amit munkáltatóként szintén kezelni szükséges. „Míg a távmunkára való átállás technikailag gyakorlatilag senkinek nem okozott gondot, addig az új napirend kialakítása vagy a személytelenebb kapcsolattartás már sokkal több kihívást rejt magában. Mindenkinek más miatt nehéz ez a váratlan fordulat, aki egyedül éli át, annak azért, aki pedig a családjával van összezárva, annak azért. Különösen nagy nyomást ró ez a változás azokra, akik tizennégy év alatti gyermekeket nevelnek, ezért azokban a munkakörökben, ahol nem lehetséges a távmunka, számukra március végéig távolléti díjat biztosítunk” – fejti ki a szakember.

És folytatja: „Saját magamon is tapasztalom, hogy az otthoni munka egyáltalán nem kedvez a munka-magánélet egyensúlyának, hiszen jelenleg azt az időt is a feladataimra fordítom, amit korábban utazással töltöttem. Éppen ezért úgy gondolom, hogy vezetői felelősség is, hogy mi hogyan reagálunk erre a teljesen új helyzetre és hogyan támogatjuk a változások során a munkatársainkat.”

Az információ és annak az érzése, hogy a munkavállalók nincsenek egyedül a kihívásokkal, kiemelt értékkel bír napjainkban. „A belső kommunikációs felületünk, az intranet jelentősen átalakult az elmúlt hetekben, ugyanis ezen keresztül igyekszünk minél több hasznos tanácsot, megoldást megosztani a kollégáinkkal a távmunkával kapcsolatban, valamint egy közös fórumot is létrehoztunk a tapasztalatcserére” – tudjuk meg interjúalanyunktól.

A szakember szerint egyszerű, de nagyszerű gesztus lehet felsővezetői részről egy kis virtuális biztatás is a kollégák felé: „Nagyon pozitívak a visszajelzések a felsővezetőségünk tagjai által készített és az intraneten elérhető rövid videóüzenetekről, amelyekben mindenki az otthoni munkahelyéről bejelentkezve mondta el pár szóban, hogy hogy van, hogy dolgozik, mit üzen a munkatársaknak. Motivál és közelebb is hoz az ilyen jellegű kommunikáció, amire krízishelyzetben igazán nagy szükség van.”

Persze nem csupán a távmunkában lévő kollégákra kell fókuszálni, extra figyelmet érdemelnek azok a munkatársak, akik most sem tudnak a biztonságos falak közül dolgozni: „A fentieken túl számunkra most a legfontosabb, hogy amennyire csak lehet, biztonságban tudjuk azokat a dolgozókat, akik jelenleg is ügyfeleket fogadnak, vagy ügyfelekhez mennek ki a megnövekedett hálózati igények miatt. Ez nem csak a fizikai egészség védelmét jelenti, hanem a mentális támogatást is, vagyis tartanunk kell bennük a lelket, segíteni őket, amiben csak tudunk” – vallja a szakember.

A számos nehézség mellett interjúalanyunk arra is felhívja a figyelmet, hogy ennek az éremnek is van egy másik oldala: „Ma, amikor az életünk egésze szinte pillanatok alatt költözött át a digitális térbe, a kollégáink sokkal jobban látják a munkájuk értelmét, szükségességét, mint az átlagos hétköznapokon, ami most plusz erőforrásként mozgósítható is.”

Amennyiben képesek vagyunk a figyelmünket a lehetőségek, és bár bizarrul hangzik, de az esetleges nyereségek felé fordítani, valamint a kényhelyzet szülte hatékony megoldásokat ténylegesen kiaknázni, akkor számunkra ez az időszak is az építkezésé lehet, ami később, amikor minden visszaáll a megszokott kerékvágásba, amolyan ugródeszkaként szolgálhat a folytatáshoz.

Készítette: Istók Nikoletta