Az időmenedzsmenttel kapcsolatos készségek elengedhetetlenek a gördülékeny munkához. Valaki könnyen elsajátítja ezeket, sokaknak azonban segítség kell ahhoz, hogy megfelelő rutint tudjanak kialakítani. C. Szabó Helga időmenedzsment tanácsadót kérdeztük a hatékony időbeosztásról és arról, hogyan támogathatjuk kollégáinkat HR-esként a kapcsolódó nehézségekben.
A munkahelyünkön általában egymással versengő prioritások és különböző fizikai vagy épp a fejünkben dolgozó tényezők küzdenek a figyelmünkért, épp ezért az időgazdálkodás egyre fontosabb szempont a produktivitás, a flow élmény és a hatékonyság szempontjából a munkavállalók és a munkáltatók számára egyaránt. A hatékony időmenedzsment lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy jobban rangsorolják a feladatokat, betartsák a határidőket és könnyebben elérjék céljaikat.
Azonban ha a dolgozók nem tanulják meg, hogyan gazdálkodjanak hatékonyan az idejükkel, a struktúra és a megfelelő tervezés hiánya miatt számos negatív hatás is megjelenhet. „A leginkább felismerhető következmények: stressz, szorongás és csökkenő teljesítmény a kollégáknál” – emelte ki C. Szabó Helga, időmenedzsment tanácsadó, business coach.
A rossz időmenedzsment a munkahelyen nemcsak az egyénekre van hatással, hanem a csapatdinamikára és az általános céges működésre is. Ha a munkavállalóink – például túlterheltség miatt – nehezen tudják rangsorolni és koordinálni a feladataikat, az akadályozhatja az együttműködést, az egymásra épülő feladatok előrehaladását. Ez hosszabb távon a munkával való elégedettség és a munkamorál csökkenéséhez is vezethet, mivel az alkalmazottak folyamatosan úgy érezhetik, hogy sietnek, szervezetlenek.
Vezetőként, HR-esként azonban megvan a lehetőségünk arra, hogy odafigyeljünk a vállalat egészében és a munkavállalók hozzáállásában történő változásokra. Olyan eszközökkel és rendszerekkel segíthetjük csapatainkat az időgazdálkodási készségeik javításában, amelyek egyszerűsíthetik a folyamatokat, javíthatják a hatékonyságot, és a nap végén több lehetőséget hagynak a pihenésre is.
Hogyan ismerhető fel (és előzhető meg) a túlterheltség, szorongás, kiégés?
„A legkönnyebben észrevehető jel a motiválatlanság. Ha a dolgozó korábban lelkesen és nagy odaadással vetette bele magát a munkába, és ez egyszer csak szépen lassan megváltozik, akkor ott lehet az egyik ok a kiégés, túlterheltség. Ha azt szeretnénk, hogy a dolgozó hosszú távon kiegyensúlyozottan teljesítsen, már az első tünetekre érdemes reagálni. Ilyenek például, ha a munkavállaló visszahúzódik, igyekszik minél kevesebb megbeszélésen megjelenni, kerüli a rendezvényeket, csapatépítőket, illetve romlik a teljesítménye.”
Ezt megelőzendő érdemes már az alapoknál, vagyis a munkabeosztásnál, munkaszervezésnél kezdeni a stratégia átgondolását. Ha egy szervezetlen, de mégis teljesítményen alapuló rendszerbe kerül bele egy új kolléga, hamar elveszítheti az irányítást a munkája, korábbi rutinja felett. A szakember tanácsa erre az esetre az egyensúly megtalálása: "Szerintem ez az egyik legfontosabb dolog, és talán a legnehezebb is. A vezetők hajlamosak több feladatot osztani azokra a munkatársakra, akik jobban teljesítenek, és ez hosszú távon visszaüthet, kiégéshez vezethet."
C. Szabó Helga
Időmenedzsment tanácsadó, business coach
Inkább arra érdemes figyelni, hogy mindenki olyan munkát végezzen (már amennyiben erre van lehetőség), ami a képességeihez a legjobban passzol. Egy kreatív szakembert excel táblázatok vezetésével terhelni kontraproduktív lehet, ugyanígy egy precíz, elmélyülős embert prezentáció készítésre kérni valószínű, hogy nem a legcélravezetőbb dolog. Érdemes figyelembe venni az egyes emberek és csapatok energiáit is. Mikor tudnak a leghatékonyabban dolgozni? Ha vannak ilyen időszakok, akkor jobb azokra nem szervezni megbeszéléseket. Sőt akár hozhatunk olyan szabályt, hogy a hét bizonyos napjain egyáltalán nem megengedett a meeting, így a kollégák az elmélyülősebb feladatokkal foglalkozhatnak.
Mivel segíthetjük azokat a kollégáinkat, akik láthatóan küzdenek az időmenedzsmenttel?
A vállalati stratégiáink áttekintése mellett Helga szerint attól függően, hogy az adott kolléga mennyire nyitott a külső beavatkozásra, két lehetőség van:
- Részt vehet egy időmenedzsment tréningen, illetve felkérhetünk egy coachot, hogy segítse ezen a területen az adott munkavállaló fejlődését. Szerinte ez utóbbi azért lehet célravezetőbb, mert egy hosszabb folyamatról van szó, így folyamatosan van lehetőség módosításra, és a szokások is jobban be tudnak épülni.
- Másrészt a kollégával közösen heti/havi rendszerességgel összeállíthatjuk a célokat, segíthetünk neki priorizálni a feladatait és nyitott kérdéssel megtudhatjuk, hogy hol csúszik el a feladatok teljesítésekor, melyek azok a pontok, ahol hajlamos elúszni.
A priorizálás fontos eleme a hatékony időbeosztásnak, azonban nem mehetünk el a pihenés fontossága mellett sem, hiszen a közhiedelemmel ellentétben nagyon is fontos szerepe van a produktivitásban és a kiégés megelőzésében. De mit tegyünk, ha valaki rendszeresen túlórázik vagy szünet nélkül dolgozik napközben? Hogyan motiválhatjuk őket hatékonyabb, pihenést is priorizáló munkarendre?
„A legfontosabb, amit vezetőként tehetünk az a kommunikáció. Érdemes beszélgetni azzal a kollégával, aki nem tud szünetet tartani. Kideríteni, hogy mi állhat a dolgok hátterében, és mi az, amiben mi vezetőként segíthetjük őt. Hiszen a túlóra hátterében állhatnak személyes okok, vagy éppen maximalizmus, kudarctól való félelem. Mindegyik eset más és más eszközöket és segítséget kíván a vezető részéről. Lehet hozni szabályokat a túlórára vagy a szünetekre is, de ez nem mindig vezet célra. A legjobb megoldás ilyenkor a személyes támogatás lehet tréning vagy coaching keretében” – foglalta össze tanácsait Helga.
Emellett szintén fontos és hosszú távon is előnyös lehet, ha a vezetők olyan mintát mutatnak, amik az elhangzott értékeket, határokat erősítik. A munka és a magánélet egészséges egyensúlyának előtérbe helyezése és annak biztosítása, hogy a csapattagoknak legyen idejük a családjukra, barátaikra, hobbikra a munkán kívül, hozzájárulhat a munkával való kapcsolatuk javulásához. Az alkalmazottaknak azt is tudniuk kell, hogy mikor kell – és mikor lehet – visszautasítani egy olyan feladatot, amely rontaná a koncentrációs képességüket és a priorizált munka elvégzését, ehhez pedig fontos egy olyan szervezeti kultúra kialakítása, ahol negatív következmények nélkül visszajelezhetnek kollégáink.
Készítette: Varsányi Zsófi
