6 tipp, hogyan érjük utol magunkat a munkában!

Az időbeosztás-időgazdálkodás olyan kulcsfontosságú kérdés, mely alapvetően meghatározza, milyen hatékonyan dolgozunk. Négy szakértőnek tettük fel a kérdést: Hogyan osszuk be a leghatékonyabban munkanapunkat?

1. Fontosság alapú sorrendiség meghatározása

Sipos Sándor, tréner, fejlesztési szakember, az időgazdálkodás témakörének specialistája szerint sokan félreértik az időgazdálkodást, amelyet "száraz", technikai készségként, gyakorlati tanácsok gyűjteményeként értelmeznek. Azonban néhány praktikus módszer gyors elsajátítása legfeljebb rövid távon csökkentheti kissé a feladatok áradatát: önmagában ezek nem elegendők arra, hogy lényegi változást érjünk el az időnkkel való eredményes gazdálkodásban.

Sipos Sándor szerint a praktikus időszervezési eszközökre nagy szükség van, ezek azonban csupán a felszínt érintik, ha nem alapozzuk meg őket a fontosság alapú priorizálás eredményorientált szemléletmódjával. Ha minden, munka során felmerülő feladatot megpróbálunk "a leghatékonyabban" megoldani, akkor épp a lényegét hagyjuk figyelmen kívül az eredményes időgazdálkodásnak. Ez pedig az, hogy nem a feladatokra, hanem az elérendő eredményekre kell koncentrálnunk. 

Tegyük fel a kérdést: Mi a célunk? Milyen eredményeket várnak tőlünk?Mit akarunk elérni ezen a napon/héten/hónapban/évben?Vajon a felmerülő feladat közelebb visz ezekhez?

A szakember szerint, ha tudatosítjuk magunkban az elérendő céljainkat, akkor folyamatosan ezekhez mérhetjük a felmerülő feladatokat, feltéve a kérdést: mennyire visz közelebb ennek a feladatnak az elvégzése a céljaimhoz, összehasonlítva azzal az energiával, amit az elvégzése igényelne?

2. Készítsünk heti időtervet

Sipos Sándor szerint az időgazdálkodási eszközöket a fontosság alapú sorrendállítás szellemében érdemes alkalmazni. Például a heti időtervezés - ami egy lényeges, mégis sokak által elhanyagolt időgazdálkodási eszköz - akkor lehet eredményes, ha először a legfontosabb elérendő céljaink érdekében elvégzendő feladatokat tervezzük be a következő hetünkbe. 

Ezek lesznek azok az oszlopok, amelyekhez igyekszünk ragaszkodni, és keveset módosítani rajtuk. Ha ugyanis a kevésbé fontos, "apró" feladatokkal kezdenénk a tervezést, hamar elárasztanánk az egész hetünket jelentéktelen tevékenységek tömegével, és azt vennénk észre, hogy nem maradt hely a fontosaknak. 

3. Adjunk azonnali választ! 

Szevetelszky Zsuzsanna szociológus, szociálpszichológus azt tanácsolja, hogy ha levelet kapunk, ha csak tehetjük, adjunk azonnali választ. Ha nem tudunk azonnal válaszolni, akkor arról értesítsük a levélírót, hogy az érdemi válasz később jön és még egy kis türelmét kérjük. Ezzel a módszerrel meggátoljuk a feladattorlódást.

Nagyon fontos az is, hogy az írásbeli kommunikáció során is válasszuk el a munkát és a magánéletet, különben egybefolyik, és mindkettő sérül. "Bocs, dolgozom" helyett írjuk azt: "5 óra után érek rá!" Minden esetben vegyük figyelembe a saját bioritmust a priorizálásnál: mindenki tudhatja, mi a "holtideje", és ha megoldható, a rutinfeladatokat érdemes ide csoportosítani - tanácsolja Szevetelszky Zsuzsanna. 

4. Iktassuk ki a közbülső lépéseket! 

A szociálpszichológus szerint, ha hatékonyabbá szeretnénk tenni az időbeosztásunkat, törekedjünk arra, hogy minimalizáljuk a közvetítést. A feladatot mindig egy lépésben adjuk ki és ellenőrizzük, különben az átadás, a transzformáció során torzulni fog az üzenet, és ez forrásigényes, dupla munkával (idő, energia stb.) jár a későbbiekben. A forward és cc minden esetben meggondolandó, csak akkor használjuk, ha szükséges - hangsúlyozza a szakértő.

Szvetelszky Zsuzsanna szerint fontos figyelembe venni, hogy öt perc a legkisebb egység, ami alatt már feladat megoldható (van, akinek kevesebb is elég). Ez lehet egy válasz egy e-mailre, ellenőrzés vagy egyéb apróbb feladat. 

5. Vessünk véget a "tűzoltás jellegű" munkavégzésnek

Sipos Sándor felhívta a figyelmet: az emberek többsége a fontosság helyett a sürgősség alapján igyekszik kategorizálni a feladatokat, mely első ránézésre logikusnak és jól védhetőnek tűnik. A nem fontos feladatoknak azonban akkor sem szabad prioritást adnunk, ha azok épp sürgősek.

Meglepődünk, ha átgondoljuk, hány ilyen feladatot végzünk egy nap: azonnalinak érezzük a határidejét, ugyanakkor alapos vizsgálat után rájöhetünk, hogy szinte semmilyen kézzelfogható eredményük nincs. A szellemi munkák többségében jelentős mennyiségű feladatról derülhet ki, hogy egész egyszerűen semmi szükség nincs az elvégzésükre, illetve sokkal könnyebb, értelmesebb, olcsóbb, rövidebb alternatívákkal kiválthatók.

6. Kerüljük a "multitasking" alkalmazását

A multitasking az eredményes időgazdálkodás egyik legnagyobb ellensége - különösképp, ha gondolkodás nélkül, "gátlástalanul" végzik. Sipos Sándor felhívta a figyelmet: az ember agya nem ügyes a feladatváltásokban, egész egyszerűen sok energiába és elég sok időbe telik neki, hogy egyik feladatról a másikra hangolódjon. Ez a váltás egy teljesen felesleges tranzakciós költség, veszteség. Ha belekezdünk egy dologba, fejezzük is be, vagy legalább egy értelmes mérföldkőig jussunk el, egy kézzelfogható részeredményt elérve.

Ha belekezdünk egy e-mailbe, majd félbehagyjuk egy telefon miatt, azt letesszük egy személyes megkeresésért, amire nem figyelünk oda, mert egy beérkező sms megzavarja. Vajon melyik ezek közül az a feladat, amelyikben olyan eredményt értünk el, ami elvezet a kívánt célunkhoz?

A megkezdett e-mailhez visszatérve időbe telik, mire megértjük, mit is írtunk eddig, miközben nagy valószínűséggel hibát fogunk ejteni az írás közben. A telefonban kötött megegyezésre nem emlékszünk, mert nem volt időnk átgondolni és felírni, míg a személyes beszélgetőpartnerünk megsértődik, hogy nem figyeltünk rá az sms miatt. Eközben pedig sürgetve érezzük magunkat, és figyelmetlenül válaszolunk az sms-re, mely további megoldandó feladatokat fog okozni a későbbiekben. 

Sipos Sándor kiemelte: az ész nélküli multitasking egyes irodai munkák esetében az egyik legnagyobb időgazdálkodási csapda. Meg kell teremteni magunknak a nyugodt körülményeket még nyitott irodai környezetben is, például fülhallgatós zenehallgatás segítségével, és rá kell vennünk magunkat elkezdett feladataink befejezésére. A telefont nem kell azonnal felvenni. Az e-mailre nem kell azonnal válaszolni. Az sms-re nem kell mindjárt reagálni. És a kollégánk is megérti, ha arra kérjük, jöjjön vissza egy óra múlva, és akkor 15 perc teljes figyelmünket fogjuk neki ajándékozni.

A szakértő hozzátette: a teljes értékű figyelem összességében az egyik legfontosabb feltétele nemcsak az eredményes időgazdálkodásnak, hanem az eredményes, és nem utolsósorban boldog életnek.

A hatékony irodai munkavégzés során alkalmazandó 5 alapelvet pedig pedig Baktay Zelka és Baktay Miklós pszichológusok osztották meg velünk:

1. Indítsuk újra a rendszert 50 percenként. Lépjünk ki a programból, a helyzetből és tegyünk rövid sétát, bambuljunk, kerüljünk autonóm állapotba!

2. Fogalmazzuk meg, éppen mit teszünk, és tegyük fel az "Addig?" kérdést. Például előfordulhat olyan helyzet, amikor az ügyfél újra elmondja, amit kívülről tudunk már, látszik, hogy ez valójában szereplés nála, éppen ezért tartanunk kell a telefont. Ezalatt azonban megkereshetjük az útvonaltervezőben, hogyan jutunk el például az új lerakathoz.

3. Figyeljünk arra, milyennek tűnünk a munkatársak szemében! Egy embernek egyetlen vezető tulajdonsága lehet, ahogy egy brandnek, márkának is. Lehetőleg olyan brandet válasszunk magunknak, ami illik a többiekéhez. Ha munkatársunk például egy focicsapat drukkere, akkor gondoljunk utána, hogy mi az, ami iránt mi is szenvedélyesen elköteleződtünk. 

4. Bármit kér a főnök, gondolatban kezdjük a válaszunkat egy "Azért jó" kezdetű mondattal, aminek a második része egy pozitív állítás. Például: "Azért jó, hogy ma az ellenkezőjét kéri, mint tegnap, mert ő is belátta végre a tévedését."

5. Keressünk olyan modell-területet, ahol jól osztjuk be az időnket és melyben örömünket is leljük. Terápiás tapasztalatok szerint jó játék a tevékenység-szőttes összehozása: találjuk meg azt a területet, mely valóban hordozza számunkra az örömteli élményt és tegyük át a munka keretébe!

Címkék: munkahely, karrier, időgazdálkodás, határidő, multitasking

Készítette: Fogas Krisztina