Kezdjük a békával!

A figyelem-menedzsmentről szóló cikkünkben már részletesen írtunk arról, hogy a nap bizonyos időszakaiban hogyan alakul a figyelmünk, mikor tudunk a legjobban összepontossítani a feladatainkra és mikor a legkevésbé, illetve levontuk a lényeges tanulságot is, vagyis hogy teendőinket ajánlott ennek mentén beosztanunk. Amikor tehát a legkoncentráltabbak vagyunk, akkora érdemes a legnehezebb feladatunkat időzítenünk, azonban a több odafigyelést és nagy precizitást igénylő elintéznivalókat priorizálásával aknázhatjuk ki legjobban saját erőforrásainkat. Próbáljuk ki Brian Tracy híres „Nyeld le a békát!” című könyvében ismertetett módszerét, ha új szintre lépnénk hatékonyságunkban! 

Ha le kell nyelni a keserű pirulát, időzítsük jól

Ahhoz, hogy tudjuk, melyek a legnehezebb, vagy számunkra legmegerőltetőbb feladatok, mindenekelőtt egy pontos tervre és listára van szükségünk, amely tartalmazza a fő céljainkat, illetve részfeladatokra lebontva, az odáig vezető utat. Vagyis mindennek a kulcsa az, hogy előre tervezünk. Ez nem csak azért előnyös, mert mindig tudjuk majd, hogy éppen hol tartunk, de a tervezés, annak ellenére, hogy időt vesz el, valójában időt spórol nekünk akkor, amikor a megvalósításon van a sor, hiszen csak a csekklistánkat kell ellenőriznünk.

Kiindulásképp alkalmazzuk a Pareto elvet, amely szerint tevékenységeink húsz százaléka hozza eredményeink nyolcvan százalékát, ezért erőfeszítéseink nyolcvan százalékát erre a húsz százalékra összpontosítsuk! Tracy azt vallja, hogy ha a lényeges tevékenységeinkre koncentrálunk, vagyis arra, hogy mielőbb lenyeljük a békát, az biztosíték arra, hogy a húsz százalékba tartozó, az adott pillanatban legfontosabb feladatainkat mindig megoldjuk.

És hogy honnan tudhatjuk, hogy az éppen megoldásra váró ügy valóban a legfontosabb húsz százalék közé tartozik? A válasz sokkal készenfekvőbb, mint hinnénk: egyszerűen csak vizsgáljuk meg, milyen következményekkel járhat az adott tennivaló elvégzése vagy elmulasztása.

Halogassunk kreatívan

Tracy azt írja, és bizony egyet kell értenünk vele, hogy gyakran vagyunk hajlamosak arra, hogy halogassunk valamit. Jellemzően a nehezebb és egyúttal fontos feladatokkal tesszük ezt, amelyek elvégzéséhez több energiát kell mozgósítanunk, helyettük olyan tevékenységeket veszünk előre a sorban és pazaroljuk rá az értékes időnket, amelyeket könnyedén megoldunk, vagy igazából megoldódnának nélkülünk is.

Vegyünk hát erőt magunkon, összpontosítsunk a céljaink szempontjából valóban lényeges tennivalóinkra, és halogassuk inkább például a kevésbé fontos e-mailek megválaszolását! Ezzel a levélírónak is megadjuk a lehetőséget, hogy saját maga találja meg a megoldást nélkülünk, mi pedig a saját békáinkkal foglalkozhatunk, amelyek sikerre visznek minket. 

Tervezzünk, elemezzünk, összpontosítsunk

Az ABCDE prioritási módszer nagy segítségünkre lesz a fontossági sorrendünk felállításában: A jelet kapjanak azok a feladatok, amelyeket mindenképpen, kötelezően meg kell tennünk (ha több is van belőle A1, A2 stb. jelölést használhatunk), ezek lesznek a mi békáink. A B betűt írjunk azon teendők mellé, amelyeket szintén meg kell tennünk, de kevésbé fontosak. C jelezze azokat, amelyeket könnyen elvégzünk, de nincs különösebb következménye annak sem, ha nem. D betűvel használjunk azoknál, amelyek átruházhatók másra, annak érdekében, hogy többet tudjunk az A jelű feladatainkkal foglalkozni. E betűvel pedig azokat a csupán időrabló tevékenységeket jelezzük, amelyeket gyakorlati hasznuk híján ideje felszámolnunk.

Még egy jó tanács zárásképp: koncentráljunk mindig a tőlünk telhető legmagasabb fokon az előttünk álló feladatra, és egyszerre csak egy dologgal foglalkozzunk – egészen addig ne álljunk neki másnak, amíg azt el nem végeztük. Mindössze ennyi a hatékony teljesítmény és a személyes produktivitás maximalizálásának titka.

Ha éppen állást keresünk, az a legfontosabb feladatunk, hogy ne maradjunk le a nekünk való lehetőségekről: tisztázzuk le magunkban a személyes prioritásainkat, és válogassunk a több ezer lehetőség között! Maradjunk naprakészek, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is, és akkor se csüggedjünk, ha az első próbálkozásunk nem úgy sikerül, ahogy szeretnénk, hiszen ezzel a békával is közelebb kerültünk a számunkra testhezálló munkához!

Készítette: Profession.hu

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, munkavégzés, hatékonyság, feladat, prioritás