Így dolgozik egy virtuális asszisztens

Ha azt gondoljuk, ez képtelenség, érdemes tovább olvasnunk! Szabó Ágnes online vállalkozástámogató, a Virtuális Irodaház életre hívója és vezetője mert nagyot álmodni, és arra használta a szülési szabadságát, hogy felkészüljön egy új, a korábbinál szabadabb és önállóbb életre, amelyben a munka-magénélet egyensúlya új értelmet nyer. Ma imádott hivatásának él, és a jövő virtuális asszisztenseinek útját egyengeti, alább pedig nekünk is elmeséli, miért is érdemes mérlegelünk ezt a lehetőséget.

P: Milyen háttérrel, motivációval vágtál bele a ma már hivatásodnak számító új területbe?

Ágnes: Közgazdász-mérnökként az elmúlt 15 évben sok mindennel foglalkoztam: voltam elnöki irodavezető és pénzügyi előadó az ország legnagyobb sportegyesületében, lakossági és kisvállalkozói tanácsadó a bankszektorban, majd egy évtizedet töltöttem a NAV Kiemelt Adózók Adóigazgatóságán. Amikor megszületett a gyermekem, megváltozott az értékrendem, és ennek hatására a fontossági sorrendem is átalakult. Többé nem akartam a munka hőse lenni, elsőként beadni és utolsóként elhozni a kislányomat az óvodából. Mindenképpen a saját lábamra szerettem volna állni, hogy a lehető legtöbb időt tölthessem a családommal. 

P: Tehát a vállalkozói lét mellett tetted le a voksodat. 

Ágnes: Így van. Az ötleteim nagy része azonban jelentős beruházást igényelt volna, és megtakarítás híján ezeket nem tudtam megvalósítani. Olyan irányra volt szükségem, amely enélkül is kivitelezhető. Amikor utánajártam, mely szolgáltatások a legkeresettebbek a piacon, szembesültem vele, hogy milyen sok vállalkozó panaszkodik arra, hogy a fő tevékenysége – például kézműves termékek készítése – mellett nem marad kellő ideje az egyéb olyan üzleti tevékenységekre, mint például az adminisztráció, a beszerzés vagy beszállítók felkutatása.

P: Ekkor döntöttél úgy, hogy Te leszel az, aki minderről gondoskodik…

Ágnes: Igen, kitaláltam, hogy ezzel fogok foglalkozni, majd némi kutatást követően rájöttem, hogy már létezik ilyen szakma: virtuális asszisztenciának hívják.

Ez a kifejezés azonban sokkal kevesebbet sugall, mint ami valójában mögötte van, így én szívesebben hivatkozok rá online vállalkozástámogatásként. A spanyolviaszt tehát nem én találtam fel, de abban biztos voltam, hogy ez lesz a tökéletes választás számomra, hiszen amellett, hogy a segítségével kamatoztathatom az addig megszerzett tudásomat, online, otthonról dolgozhatok. Azt vallom, ez a lehető legjobb időszak erre: a GYES alatt volt időm tudatosan tervezni és tanulni. Amikor összeírtam a lehetséges szolgáltatásaim körét, arra is ráeszméltem, milyen változatos ez a munkakör. 

P: Szükségünk van valamilyen speciális képzettségre, szakmai előismeretekre? 

Ágnes: Nincs. Ez – az előbb említett változatosság mellett – a nagy előnye ennek a hivatásnak. Gyakorlatilag bármilyen múlttal belevághatunk, hiszen elsősorban hozott anyagból dolgozunk: a szolgáltatási palettánkat a korábbi munkáinkra és a tanulmányainkra építhetjük, az érdeklődésünknek megfelelően. Annak ellenére, hogy a specifikus szakmai végzettség nem előfeltétele a munkának, mindig hangsúlyozom, hogy csakis olyan szolgáltatást érdemes nyújtanunk, amelyhez értünk, és amelyet biztosan magas színvonalon tudunk ellátni. A silány minőség ugyanis nemcsak a vállalkozásunk bezárását eredményezheti, hanem a szakma jóhírét is alááshatja.

P: Melyek a főbb területek, jellemző feladatok, amelyek egy virtuális asszisztens hatáskörébe esnek?

Ágnes: Elsődleges célunk az adminisztrációs terhek átvállalása, például a nyilvántartások, a beszerzések, illetve a számlázás kezelése, de gyakran foglalkozunk például termékek webshopokba töltésével, árajánlatok kidolgozásával, ügyfélszolgálati teendőkkel, sőt, események megszervezésével is. Lényegében minden olyan folyamatban részt vehetünk, amely a vállalkozói tevékenység kapcsán felmerül, és amely a vállalkozónak nem erőssége, illetve  idő vagy energia híján nem megy gördülékenyen. 

P: Kinek való az említett feladatkör, azaz milyen személyes kompetenciák nélkülözhetetlenek ebben a szakmában?

Ágnes: Elengedhetetlen a precizitás, a jó helyesírás és az igényes munkavégzés, valamint az is, hogy otthonosan mozogjunk a virtuális térben. Fontos azt is tudatosítanunk magunkban, hogy minden egyes feladatunknak határidői vannak, és mivel vállalkozóként tevékenykedünk, teljes mértékben mi vagyunk felelősek ezek betartásáért, az időnk hatékony beosztásáért. Lényeges az is, hogy kitartóak, elhivatottak és céltudatosak legyünk, mivel az üzleti életben lavírozva mélypontokat is megélünk majd, amelyeken át kell lendülnünk. Nem árt továbbá arra is felkészülnünk, hogy rengeteg időt és energiát kell majd fordítanunk az ügyfélszerzésre.

P: És, ha jól sejtem, az önmenedzselésre.

Ágnes: Ez szerencsére nemcsak tanulható, hanem kiszervezhető is!

Ha az énmárkánk építése nehézséget okoz számunkra, akkor sem kell lemondanunk erről az útról. Úgy gondolom, senki sem úgy született, hogy ez csípőből menjen. A márkaépítéssel egy erre szakosodott profit is megbízhatunk, és mi foglalkozhatunk a munkavégzéssel – egy jó marketing szakember éppen úgy támogathat minket, virtuális asszisztenseket, ahogyan mi támogatjuk a vállalkozásokat a számukra nem testhezálló feladatokban. 

P: Mit tanácsolnál azoknak, akik kedvet kaptak ehhez a területhez? 

Ágnes: Bár a virtuális asszisztencia a lehető legkisebb beruházásigényű tevékenységek közé tartozik, valamennyi indulótőkére azért szükségünk lesz, és a vállalkozással járó havi költségek kitermelésére már az elindulás napjától képesnek kell lennünk vagy tartalékkal kell rendelkeznünk a fedezetére. A legjobb, ha másodállású vállalkozóként tudjuk elkezdeni felépíteni az üzletünket.. Muszáj megemlítenem az önbizalmat is, ugyanis sok, általam mentorált édesanya azért fél az önállósodástól, mert azt gondolja, semmiben sem kiemelkedően tehetséges, pedig számtalan, magától értetődőnek vett készség és ismeret – például egy közösségi oldal magas szintű felhasználói ismerete vagy a gyorsírás – kiaknázható online vállalkozástámogatóként. Továbbá azt tanácsolom, hogy ne vállaljunk el nemszeretem teendőket – legyen szívügyünk a munkánk, élvezzük és használjuk ki azt, hogy ez a szakma azokról a feladatokról szól, amelyeket örömmel és lelkesedéssel végzünk. A nem kedvelt feladatok elvállalása akár a teljesítményünk csökkenéséhez, vagy minőségi romláshoz is vezethet, nem beszélve arról, hogy kedvünket is veheti nap mint nap az örömteli munkától.

Ha mi is régóta dédelgetünk vállalkozói álmokat, Ágnes példáját követve gondoljuk végig, mi mindenhez értünk, és mivel töltenénk a legszívesebben a munkaóráinkat. Nem muszáj azonban egyből ekkorát ugranunk, hiszen alkalmazottként is van lehetőségünk olyan munkakörben elhelyezkedni, amelyben a számunkra legkedvesebb tevékenységekért felelünk. Ehhez csak annyit kell tennünk, hogy tudatosan és aktívan keresünk az álláslehetőségek között, személyes prioritásaink szerint. Igénybe vehetünk továbbá  kifejezetten nekünk szánt segítséget, ha a járvány miatt veszítettük el a munkánkat. Frissítsük önéletrajzunkat és töltsük fel ide, és a mielőbbi elhelyezkedés érdekében kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is!

Készítette: Profession.hu

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, karrier, hivatás, vállalkozás, virtuális asszisztens