Hogyan tegyünk hatékonnyá a megbeszéléseket?
Megbeszélést tartani nem egyszerű feladat, hiszen általában senki nem lelkesedik értük. A kérdés, hogyan tehetjük őket egy kicsit élvezetesebbé és hasznosabbá?
Önnek ajánljuk!
Talán meglepő lehet, pedig igaz: ha irodában dolgozunk, munkaidőnk 30-45%-át ötleteléseken, megbeszéléseken, riportokon ülve töltjük. Ha visszagondolunk, őszintén, mennyit tartottunk belőlük igazán hasznosnak? Nyugodtan bevallhatjuk magunknak, hogy nem sokat, és ezen nem is kell csodálkozni. A Tökéletes Meeting olyan ritka, mint a fehér holló. Általában vagy túl hosszúra nyúlnak, vagy túl rövidek, és pont a lényegre nem jut idő, de az is gyakran megesik, hogy olyan zavaros és kusza a munkatársunk mondandója, hogy a felét sem értjük az előadásának.
Mindezek után, teljesen érthető, hogy nem jelentkezünk lelkesen a következő megbeszélés megtartására. Azonban előbb, vagy utóbb, elkerülhetetlen lesz, hogy ne mi kerüljünk a kereszttűzbe. Tegyük fel magunknak a következő kérdéseket, hogy a mi meetingünk a lehető legjobban sikerüljön.
A meeting előtt
Felkészültek vagyunk?
A lényeg, hogy meglegyen minden olyan anyagunk, segédeszközünk, ami ahhoz kell, hogy gyorsan és hatékonyan megtartsuk a megbeszélést. A legjobb barátaink ilyen esetben a napirendi pontok.
Írjuk össze, hogy milyen témákat szeretnénk mindenképpen végigvenni és milyen célt szeretnénk elérni a meeting végén. Lehet ez egy apróság is, mint például tájékoztatni a csapatot egy folyamatban lévő projekt állásáról, de lehet egy negyedéves stratégia megalkotása is. A lényeg, hogy határozottan e felé a kitűzött cél felé haladjunk.
Mások is felkészültek?
Fontos, hogy minden résztvevő tisztában legyen vele előre, hogy miért is ül be a megbeszélésre, illetve, ha van bármilyen olyan anyag, amire szükségük van, kapják meg napokkal a meeting előtt!
Olyan apróságoknak tűnő dolgokba is gondoljunk bele, hogy mindenki ismer e mindenkit a találkozón, vagy szükség lesz bemutatásokra is? Vannak-e feszültségek esetleg munkatársak között, amiket jó lenne még a megbeszélés előtt tisztázni?
Milyen a munkatársak hozzáállása?
Nehéz lenne elvárni bárkitől is, hogy kitörő örömmel üljön be egy megbeszélésre, de jobb esetben azért inkább a semleges, vagy diszkréten várakozó hozzáállás dominál, semmint a morgolódás és szájhúzás. Ha mégis úgy érezzük, negatív a hangulat, igyekezzünk még a meeting előtt kideríteni, hogy ez pontosan minek is köszönhető, és próbáljuk meg mielőbb orvosolni a problémát!
A meeting közben
Minden fontos pontot érintünk?
A megbeszélés elején foglaljuk össze, hogy milyen témákat szeretnénk végigbeszélni, és milyen döntést szeretnénk elérni a végén. Minden 5-10 perc után pillantsunk rá a napirendi pontjainkra, hogy nem tértünk-e el nagyon tőlük. Ha véltelen másfelé kalandoztunk, igyekezzünk mihamarabb visszaterelni a mederbe a beszélgetés folyamát.
Legyünk lényegre törőek, és semmiképpen ne csússzunk túl a megadott időkereten, hacsak nem egyezik bele mindenki, hogy még tud egy kicsit maradni.
Mindenki ránk figyel?
Azt sajnos nem lehet elvárni, hogy 100%-ban minden szempár ránk szegeződjön, senki rá se pillantson a telefonjára, és néma csend legyen. De, jobb esetben, a jelenlévők többsége figyel ránk, és figyelemmel követi a beszélgetést, akár még interaktívan részt is vesz benne.
Ha rövidek, lényegretörőek, de közben szellemesen lazák vagyunk, a kivetített vizuális elemeket nem zsúfoljuk tele apróbetűs szöveggel, jó esélyünk van rá, hogy nem fognak elkalandozni a többiek gondolatai.
Szintén érdemes különös figyelmet fordítanunk a kérdésekre. Ha látjuk, hogy valaki nem feltétlenül érti, miről is van szó éppen, vagy elvesztette a fonalat, ne féljünk visszaugrani kicsit és megismételni az adott pontot. Érdemes a kérdésekre egyből válaszolni, de toljuk el őket a megbeszélés végére, hiszen egyrészt könnyen elfeledkezhetünk róluk, másrészt, lehet, hogy nem is jutna már rájuk idő.
A meeting után
Mindenki megértette az üzenetet?
Ha a megbeszélés után mindenki szó nélkül visszaül a helyére és az elkövetkező napokban mindent ugyanúgy csinál, ahogy a megbeszélés előtt, és ahogy kértük, hogy NE csinálja, akkor sajnos nem jártunk sikerrel.
Hogy ezt elkerüljük, a meeting legvégén még egyszer tisztázzuk le az alábbi kérdéseket:
- Milyen lépéseknek kell megtörténnie?
- Hogyan kell ezeknek megtörténnie?
- Mi a határidejük?
- Ki a felelős azért, hogy mindez megtörténjen?
- Kinek kell riportolni?
Változott-e a többiek hozzáállása?
Ha azt látjuk, hogy munkatársaink motiváltabbak lettek a megbeszélés után, illetve változtatnak a kért dolgokon, sikeresnek könyvelhetjük el a találkozót! Nyugodtan kérjük ki a véleményüket is, kérdezzük meg, hogy érezték magukat, maradt-e hiányérzetük, minden érthető volt-e számukra.
Készítette: Profession.hu
