Házon kívül vagyok - az adu ász üzenet egész évben

A szabadság és az azt jelző automatikus üzenetek kéz a kézben járnak. Valószínűleg jó pár ilyen landolt a mi postaládánkban is az elmúlt hónapokban, sőt mi is éltünk a levelezőrendszerünk ezen funkciójával, vagy épp most készülünk erre. A tapasztalat azt mutatja, hogy sokan nem szentelnek kellő figyelmet erre a fontos üzenetre, és nem is képesek elszakadni a céges levelezéstől a szabadságuk alatt, vagy épp arra buzdítják a türelmetlen levélírót, hogy telefonon zaklassa őket. A leggyakoribb hibákból okulva arra a kérdésre keressük a választ mai cikkünkben, vajon milyen automata választ szövegezzünk ahhoz, hogy elérjük a célunkat és valóban eszébe se jusson egyetlen kollégának vagy ügyfélnek sem felhívni, vagy további üzenetekkel bombázni minket.

Jogunk van szabadulni a „hálóból”

Ha nem vagyunk olyan szerencsések, hogy Franciaországban dolgozunk, ahol minden munkavállalónak joga van ahhoz, hogy a szabadidejében, a magánélete rovására ne vegyen részt munkával kapcsolatos elektronikus kommunikációban, akkor meg kell fogalmaznunk egy olyan automata választ, amellyel világosan meghúzzuk a határainkat.

Nézzük milyenek is általában ezek az automata OOO (out of office) üzenetek: többségükben sablonosak és arra szorítkoznak, hogy közöljék, mikor fogja olvasni levelünket a címzett. De miért is ne vihetnénk bele az ilyen üzenetünkbe egy kis humort, és a saját személyiségünket? Vagy miért ne használhatnánk akár marketing célokra is a szabadságunkat? Írjunk egyértelműen, de egyedien, ezzel nyomot hagyva abban, aki megkapja az OOO üzenetünket!

Kreatívak előnyben

Fontos: az alábbi példák alkalmazása előtt nem szabad figyelmen kívül hagynunk azt a tényt, hogy nem minden munkakörben és ágazatban elfogadhatóak ezek az üzenetek. Ha egy ital-nagykereskedésben dolgozunk, a partnerek valószínűleg nem veszik zokon az efféle automata választ, míg, ha a pénzügyi szektorban termeljük a GDP-t, nem feltétlenül számíthatunk kedvező fogadtatásra és akár üzleteket is elbukhatunk miatta. Mérlegeljünk tehát körültekintően!

Paul Woods, a Hogyan lehet nagyszerű munkát végezni, anélkül, hogy seggfej lennél? című (egyelőre csak angol és német nyelven megjelent) könyv szerzője azt javasolja, írjunk valami ilyesmit: „Kedves Feladó! Mint már tudja, vakáción vagyok! Mivel azonban úgy tűnik, figyelmen kívül hagyta az elmúlt héten elküldött számos e-mailt, beszélgetést és személyes üzenetet, az alábbiakban felsorolom, hogy mit NEM fogok tenni, amíg vissza nem térek a szabadságomról: ruhát viselni, mértéktartóan alkoholizálni és levelekre válaszolni.”

Ha szeretjük a GIF-eket, vagy hangulatjeleket, ezekkel is helyettesíthetünk szavakat. Ha ennél is kreatívabbak vagyunk, próbálkozhatunk képvers írásával is. Hiszen mi is lehetne kifejezőbb annál, ha a válaszunk sorai egy koktélt ábrázolnak, nem igaz?

A humor mellett, vihetünk egy kis személyességet is az üzenetünkbe, például azzal, ha elmondjuk, hol töltjük a vakációnkat és mit csinálunk. Ez azért is jó megoldás, mert így partnerünk kezébe is adu ászt adunk azzal, hogy következő személyes kapcsolatfelvételkor, milyen kérdéssel, témával indítsa a beszélgetést. Íme egy példa: „Éppen a testtömeg indexem feltornászásával vagyok elfoglalva egy Gelatoban!  Hála az égnek a wifi elérés nem a legjobb az olasz strandokon, így valószínűleg több nap is eltelik, mire elolvasom az üzenetét.”

A tökéletes marketingfegyver

Akár marketingeszközként is tekinthetünk az automatikus e-mailekre, hiszen semmi akadálya annak, hogy felhívjuk partnereink, vásárlóink figyelmét egy új termékünkre, szolgáltatásunkra. Átirányíthatjuk őket egy linkkel a weboldalunkra, vagy webshopunkba néhány sor kíséretében, melyben megköszönjük a megkeresést és figyelmükbe ajánljuk aktuális akcióinkat, újdonságainkat. Ilyen egyszerű az egész.

Ne felejtsük, mindenképp a levél feladójának tudtára kell hoznunk, miért késik a válaszunk! Ha már adott a technikai lehetőség, hogy levelezőrendszerünk automatikusan küld választ egy e-mailre, éljünk vele jól: ne legyünk a munkánk rabszolgái, hiszen a pihenésre, feltöltődésre mindenkinek szüksége van. Ha pedig olyan munkahelyen dolgozunk, ahol elvárják a folyamatos online elérhetőséget, ideje elgondolkodnunk a váltáson. Rengeteg álláslehetőség várja, hogy rátaláljunk és a szabadságunk alatt akkor böngészhetünk köztük, vagy nézhetünk rá a friss állásokról szóló értesítésekre, amikor csak szeretnénk.

Készítette: Profession.hu

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, munkahely, szabadság, távollét, pihenés