A láthatatlan munka: amikor az adminisztráció elveszi az időt a valódi feladatoktól
Sok szakmában a munkanap jelentős része nem a tényleges feladatokkal, hanem adminisztrációval telik, ami komolyan befolyásolja a hatékonyságot és a motivációt is.
Önnek ajánljuk!
Elvégzed a munkád, majd leülsz dokumentálni, hogy elvégezted. Kitöltöd a papírokat, megírod a jelentést, elküldöd az e-mailt, frissíted a táblázatot, és mire mindezzel végzel, nem csoda, ha azt érzed, a napod jelentős része nem is a valódi feladatokról szólt. Sok szakmában az adminisztráció a munkavégzés szerves része, ami érhető, hiszen dokumentáció nélkül sok cég egyszerűen nem működne. Ugyanakkor egyre több dolgozó tapasztalja, hogy az adminisztratív feladatok aránya túl nagyra nőtt, ami nemcsak időt vesz el a tényleges munkától, hanem a motivációra és a hatékonyságra is negatív hatással lehet. Érdemes megnézni, mely területeken a legnagyobb az adminisztrációs terhelés, és miért érezzük sokszor úgy, hogy a munkanap felét a láthatatlan feladatok viszik el.
Amikor minden feladat mögött még egy feladat van
Egy tanár megtartja az órát, majd beírja az elektronikus naplóba a hiányzásokat és a jegyeket. Egy orvos megvizsgálja a beteget, majd hosszú perceket tölt azzal, hogy rögzítse az adatokat a rendszerben. Egy projektmenedzser a megbeszélés közben végig jegyzetel, majd feladatlistát készít és frissíti a projektkezelő szoftvert. Számodra is ismerős a forgatókönyv?
A digitális rendszerek sok szempontból megkönnyítették a munkát, de egyben új adminisztrációs rétegeket is létrehoztak. Ma már gyakran nem egy, hanem több platformon kell ugyanazokat az információkat rögzíteni. Egy e-mail után jön egy bejegyzés a céges rendszerben, majd egy rövid jelentés a csapat felé, így a dolgozók sokszor azt érzik, hogy nemcsak el kell végezniük a munkát, hanem folyamatosan bizonyítaniuk is kell, hogy elvégezték. Ez az a láthatatlan munka, amit kívülről ritkán látunk, mégis rengeteg időt emészt fel.
Szakmák, ahol a papírmunka a mindennapok része
Az adminisztráció természetesen nem mindenhol jelenik meg ugyanakkora mértékben. Vannak szakmák, ahol a dokumentáció szinte ugyanannyira fontos, mint maga a munka. Egy HR szakember például nemcsak interjúkat szervez és jelöltekkel beszél, hanem minden jelentkezőt rögzítenie kell a rendszerben, frissítenie kell az adatokat, jegyzetelnie kell az interjúk után, és sokszor riportokat is készít a kiválasztási folyamatról. Mire ezekkel végez, könnyen azt érezheti, hogy a nap jelentős része adminisztrációval telt.
Az oktatásban a tanárok nemcsak tanítanak: naplót vezetnek, értékeléseket írnak, adminisztrálják a hiányzásokat és különböző jelentéseket is készítenek. A logisztikában minden szállítmányhoz dokumentáció tartozik, a diszpécserek és koordinátorok folyamatosan adatokat rögzítenek és ellenőriznek. Az irodai munkakörökben pedig sokszor az e-mailek és riportok teszik ki a nap jelentős részét.
Tipikusan sok adminisztrációval járó munkakör például:
- egészségügyi dolgozó
- pedagógus
- HR szakember
- logisztikai koordinátor
- ügyfélszolgálati munkatárs
- projektmenedzser
- könyvelő
Ezekben a szakmákban az adminisztráció elengedhetetlen a pontos működéshez, de könnyen túl nagyra nőhet.
Az adminisztráció és a háttérmunka sok kreatív vagy szabadúszó munkában is jelentős időt vesz igénybe. Erről beszél Patai Mercédesz nyelvtanár és tartalomkészítő is a #professionhu_mutasdamunkad sorozatunkban, aki online tanít, előadásokat tart és kulturális programokat szervez: „Mivel vállalkozóként több lábon állok, elengedhetetlen a tudatos energia- és időbeosztás, hogy hosszú távon is fenntartható legyen, amit csinálok. Az online jelenlét, a tananyagfejlesztés, a blogírás, a marketing és az előadások mind sok háttérmunkát igényelnek, amelyek kívülről gyakran láthatatlanok.”
5 perces feladatból 20 perces munka
Az adminisztráció egyik problémája, hogy megszakítja a munkafolyamatokat. Ha valaki egy feladat közepén kénytelen átállni dokumentációra, majd később visszatérni a tényleges munkához, az komolyan lassíthatja a tempót. Sokan ismerik azt az érzést is, amikor egy rövid feladat után hosszabb ideig tart az adminisztráció, mint maga a munka. Egy gyors ügyfélhívás után például jön a jegyzetelés, a rendszer frissítése, majd egy rövid összefoglaló e-mail – és mire mindez elkészül, az ötperces beszélgetésből húszperces feladat lesz. A folyamatos rendszerhasználat, adatbevitel és e-mail-kezelés ráadásul mentálisan is fárasztó lehet, mert könnyen széttöredezi a koncentrációt. Emiatt sok dolgozó úgy érzi, hogy a munkanap végére rengeteget dolgozott, mégis kevés valódi feladattal haladt előre.
A túlzott adminisztráció nemcsak a hatékonyságot, hanem a motivációt is rombolhatja. A legtöbben nem azért választanak egy szakmát, hogy dokumentációt készítsenek: egy pedagógust a tanítás motivál, egy kreatív szakembert az alkotás, egy értékesítőt pedig az ügyfelekkel való kapcsolatépítés. Ha azonban a munkanap jelentős része adminisztrációval telik, könnyen kialakulhat egy állandó frusztráció. Sokan számolnak be arról, hogy estére azt érzik, egész nap dolgoztak, mégis alig foglalkoztak azzal, amiért eredetileg ezt a szakmát választották. Ez hosszabb távon akár kiégéshez is vezethet, különösen akkor, ha a dolgozók nem látják az adminisztráció közvetlen hasznát. Nem véletlen, hogy sok szervezet ma már tudatosan próbálja csökkenteni az adminisztratív terheket, így az automatizáció, az integrált rendszerek és az egyszerűbb folyamatok mind segíthetnek abban, hogy több idő maradjon a valódi szakmai munkára.
Így maradhat fókuszban a valódi munka
Ha a munkád része az adminisztráció, teljesen megszabadulni tőle valószínűleg nem lehet, az viszont sokat segíthet, ha tudatosan kezeled ezeket a feladatokat. Sokan például külön időblokkokat jelölnek ki az adminisztrációra, így nem kell folyamatosan megszakítaniuk a tényleges munkát egy-egy rövid dokumentáció miatt. Az is segíthet, ha egyszerűsíted a saját folyamataidat, például sablonokat használsz e-mailekhez, jegyzetekhez vagy jelentésekhez, így kevesebb idő megy el az ismétlődő feladatokra.
Fontos az is, hogy ne az adminisztráció határozza meg a munkád egészéről alkotott képet. A legtöbb szakmában a papírmunka csak egy része a feladatoknak, még ha néha túl nagynak is tűnik. Ha sikerül tudatosan időt hagyni a valódi szakmai feladatokra, az sokat segíthet a motiváció megőrzésében. Sokak számára már az is megkönnyebbülést jelent, ha felismeri, hogy az adminisztráció nem felesleges munka, hanem a munkafolyamat egyik része, amelynek a célja a rendszerek működésének támogatása.
Ha kíváncsi vagy, egy adott munkakör pontosan milyen feladatokkal jár, érdemes megnézni az aktuális álláshirdetéseket a Profession.hu oldalán. Ha éppen új lehetőségek után nézel, érdemes időt szánni az önéletrajzod frissítésére is. Egy jól átlátható, naprakész CV sokat segíthet abban, hogy a munkáltatók gyorsan átlássák a tapasztalataidat és készségeidet. A Profession.hu Önéletrajz-készítője lépésről lépésre segít összeállítani egy profi önéletrajzot, amelyet azonnal felhasználhatsz az álláspályázatokhoz.
Készítette: Kövecses Evelin
