E-mailezés: 5 szabály, amit jobb betartani

Az e-mailezés a kapcsolattartás egyik leggyakoribb formája az üzleti életben, ezért az, hogy képesek legyünk jól megírni egy levelet, ma már egy jogosan elvárható alapkészség. 

Egyetlen e-mail is sokat elárul rólunk

Cikkünkben segítünk, hogyan legyen még hatékonyabb az online kommunikáció!

„Az e-mailezést általában rutinfeladatként kezeljük, hiszen az üzleti életben a kapcsolattartás egyik leggyakoribb formája. Érdemes azonban tudatosítani, hogy az általunk küldött levél akár az álláskeresésnél, akár más munkahelyi helyzetben az első benyomást alakítja ki rólunk, ha a kapcsolatfelvételnek ez az első formája. Hasonlóan az udvarias telefonálás szabályaihoz, az e-mailes kapcsolattartásnak is megvannak a maga szabályai. Nem is gondolnánk, hogy egyetlen e-mailből mennyi mindenre tud a munkaadó következtetni velünk kapcsolatban: a szövegértéstől kezdve a szókincsünkön át a vállalati kultúrára való érzékenységig nagyon sok információt rejt egy-egy levél”– véli Noémi, aki senior kommunikációs trénerként dolgozik egy kereskedelmi nagyvállalatnál.

A Profession.hu-nak az e-mailezés 5 részletét, és annak alapszabályait elemezte.

A feladó

Sok vállalatnál a feladó, mint névjegy, az egyszerűség kedvéért automatikusan be van állítva, ez azonban nem jelenti azt, hogy nem kell aláírnunk egy e-mailt. Arra is figyeljünk, hogy kinek milyen névjeggyel küldünk ki levelet. Ha többféle munkakörben dolgozunk, esetleg szabadúszóként más-más titulusban ismernek minket, akkor mindig olyan aláírást használjunk, ami a címzettnek megfelelő.

A címzett

Ez az a része az e-mailezésnek, amellyel kapcsolatban a legtöbb a félreértés és a következetlenség.
A Titkos másolatot, más néven (Bcc vagy Blind CarbonCopy) akkor használjuk, ha olyanoknak küldünk levelet, akik nem ismerik egymást. Ez fontos, hiszen ha mindenki megkap egy hosszú, ismeretlen e-mail címeket tartalmazó címlistát, az nem csak annak kellemetlen, akinek a tudtán kívül megosztottuk a címét. Ránk sem vet jó fényt, hiszen felvetődik, hogy vajon mennyire tiszteljük mások személyiségi jogait és privát szféráját. Gondoljunk csak bele, hogy nekünk jól esne-e, ha másoknak valaki kiadná az e-mail címünket, a tudtunk nélkül.

A Másolatot kap mezőt óvatosan használjuk. Ide azok címét írjuk, akik ismerik egymást, vagy logikus a levelezésből, hogy egy felettes vagy kolléga is értesülni fog az információkról. A válasz mindenkinek gombot ne nyomjuk meg automatikusan. Fölösleges levélforgalmat hoz létre, így csak akkor használjuk, ha valóban minden érintettnek szüksége van az információra. Ha felelőtlenül használjuk, akkor „spam”-ként fogják értelmezni és szakmaiatlannak fognak tartani.

Megszólítás

Amikor olyannak írunk, akivel eddig még nem álltunk kapcsolatban, nem mindegy, hogyan szólítjuk meg. Fontos, hogy a lehető legudvariasabb módon kezdjük, például „Tisztelt Nagy Károly!”. Ha hölgy a megszólított, írhatjuk azt is, hogy "Kedves…", de ilyenkor is írjuk ki az illető teljes nevét. Ha a válaszlevélben az illető már csak a keresztnevét írja alá, akkor feljogosítva érezhetjük magunkat arra, hogy legközelebb mi is a keresztnevén szólítsuk meg. Ez a közvetlen hangnem azonban bizalmaskodónak tűnik, ha egyből így indítunk.

Tárgy

Az e-mail tárgya kulcsfontosságú, ugyanis sokan meg sem nyitják azokat a leveleket, amelyekből nem derül ki egyértelműen, hogy fontosak lehetnek, vagy konkrétan nekik szólnak. Ha már levelezésben állunk valakivel, de nem egy korábbi téma folytatásaként küldünk e-mailt, akkor nyissunk új e-mailt, ne pedig a legutóbbi levélre nyomjunk egy „válasz” gombot. Az is fontos, hogy minden alkalommal töröljük ki a kilométer hosszú levél aljáról a már nem oda vonatkozó üzeneteket.

Csatolmány

Figyeljünk arra, hogy a csatolmányaink gyorsan letöltődő, egyszerűen kezelhető dokumentumok legyenek. Ha nem vagyunk benne biztosak, hogy az illető levelezőrendszere képes-e fogadni az adott méretű fájlt, akkor inkább használjunk fájl     küldő programokat, amelyekről aztán könnyen letölthetik a küldeményt egy link megnyitásának a segítségével, vagy küldjünk internetes linket, ahonnan letölthetők az anyagok. Ez azért is figyelmes megoldás, mert sok cégnél nem engedélyezett a nagy méretű csatolmányok fogadása, így e-mailünk lehet, hogy nem is ér célba.

Fontoljuk meg a fenti tanácsokat és kamatoztassuk sikerrel a munkahelyi kommunikációban! Még nem találtuk meg álmaink munkahelyét? Folyamatosan figyeljük a legfrissebb álláslehetőségeket, vagy keressünk személyre szabott beállításaink szerint!  

Készítette: Fogas Krisztina