Gazdálkodjunk jól az idővel

Vajon hányszor éreztük már úgy, hogy folyamatos időzavarban vagyunk, és nem érünk a számtalan teendőnk végére? Hatékonyan végezni a munkánkat és egyensúlyban tartani a szabadidőnket is gyakran nagy kihívás, de kellő önismerettel, tudatossággal és türelemmel kialakíthatjuk azt a napirendet, amelyben minden, számunkra fontos dologra jut idő. Csontos Timi, coach és tréner osztotta meg velünk tanácsait.

Mit csinálunk rosszul?

„Minél jobban ismerjük magunkat, annál többet tudunk a saját időgazdálkodásunkról is. Azt szoktam javasolni a hozzám fordulóknak, hogy egy hétig naplózzák, hogyan telnek a mindennapjaik, mikor, mivel foglalkoznak, mert ebből előremutató következtetéseket vonhatnak le, és az is kiderül, hogy hol vannak az esetleges buktatók” – mutat rá egy lényeges pontra Csontos Timi.

A szakember szerint napjainkban szinte népbetegséggé vált a fókuszhiány, ami a legnagyobb veszélyt jelenti a hatékonyságra: „túl sok inger ér bennünket, és nagyon nehéz eldöntenünk mire is irányítsuk a figyelmünket. Az üzenetek, az e-mailek, a folyamatosan érkező értesítések, a közösségi oldalak újabb és újabb posztjai, vagy épp a felugró információs ablakok rengetegében teljesen elaprózódik a fókuszunk. További nehezítő tényező, hogy a lehetőségek századát éljük, legyen szó a karrierünkről vagy épp a szabadidőnkről, így pedig csak nagy tudatossággal tehetjük le a voksunkat azok mellett a célok, tevékenységek mellett, amelyek számunkra valóban fontosak.”

Mindezeken túl a leggyakrabban abban is hibázunk, hogy nem megfelelően mérjük fel, mennyi idővel is gazdálkodhatunk. „Ha veszünk egy képzeletbeli naptárat, és elkezdjük feltölteni mindazzal, amit egy-egy nap szeretnénk megtenni, gyorsan kiderülhet, hogy rendszeresen túltervezzük magunkat. Amikor mindezeket már tisztán látjuk, akkor találhatjuk meg a valódi megoldásokat” – vallja a tréner.

Lehet másképp!

Aki nyolc órás munkarendben dolgozik, gyakran megfeledkezik róla, hogy ez a nyolc óra bizony nem kizárólag a munkáról szól. „Számolnunk kell azzal, hogy az egyéb tevékenységek, például kimegyünk mosdóba, iszunk, telefonálunk, kollégákkal egyeztetünk, akár két órát is elvehetnek az időnkből, ráadásul a figyelmi görbénk is húsz percenként leesik. Vagyis nagyjából hatórányi feladatot ajánlott beterveznünk, így túlóra nélkül juthat idő egy-egy váratlan teendőre is” – tanácsolja Timi.   

És hozzáteszi: „ahhoz, hogy ezt meg tudjuk valósítani, nyíltan kell kommunikálnunk a felettesünkkel, kollégáinkkal, és ami talán a legnehezebb, meg kell tanulnunk nemet mondani! Amikor kapunk egy új, nem tervezett feladatot, mérlegeljük, belefér-e a munkaidőnkbe, és ha meghaladja a kapacitásainkat, azt jelezzük a felettesünk felé. Elképzelhető, hogy a határidő módosítható, vagy egy másik teendőnk delegálható egy kevésbé leterhelt munkatársunk felé.”

Akkor fogjuk igazán hatékonynak érezni magunkat, ha képesek vagyunk feladatainkat fontosságuk szerint súlyozni. „Ha a napunk elején a legnagyobb értéket teremtő feladatot elvégezzük, már biztosan eredményesek vagyunk, és ezzel a jóleső érzéssel folytathatjuk a munkát. Amennyiben nem a reggeli órákban vagyunk a legaktívabbak, érdemes bioritmusunk szerint cselekednünk, de amikor elérkeznek a tevékeny órák, semmiképp se halogassuk a tennivalókat! A nyolc órás munkaidő elég tág teret ad ahhoz, hogy egyéni beállítódásunk érvényesülhessen. A kevésbé produktív időszakokban intézzük el az e-maileket, szervezési feladatokat, telefonokat. De ha munkakörünk (pl. programozás, kreatív munkák) kevésbé illeszthető fix munkarendbe, érdeklődjünk a rugalmas munkaidőről és a távmunkáról – ezekre ugyanis egyre több munkahelyen van lehetőség” – fejti ki a szakértő.

Lépésről, lépésre

A fentiek tükrében egyértelmű, hogy az időgazdálkodás elsősorban nem a helyes naptárhasználat függvénye. A saját céljaink ismeretén túl erőforrásainkon is múlik, mit tudunk egy nap teljesíteni, és mennyi pihenésre van szükségünk. „Hatékonyságunkra szellemi, lelki, fizikai állapotunk is nagy hatással van. Ha például nappal folyamatosan fáradtak vagyunk, érdemes felderítenünk az okokat, ami lehet pajzsmirigy probléma, idegrendszeri elváltozás, de akár a túl sok stressz, vagy a nem elegendő pihenés is. Az alvás hiánya hosszú távon nem csak a teljesítményünkre, de az egészségünkre is rányomja a bélyegjét: ha egy hétig naponta csak öt órát alszunk, a szellemi tevékenységünk egy részeg emberével lesz azonos. A különböző formában elfogyasztott koffein egy ideig persze palástolni tudja a jelentkező tüneteket, de a kimerültséget nem fogjuk megúszni. Ahhoz, hogy megőrizzük produktivitásunkat, napi hét-nyolc óra alvásra szükségünk van” – figyelmeztet Timi. 

Tartsuk tehát szem előtt, mennyi idő optimális számunkra a feltöltődéshez, és ehhez igazodva tervezzük meg a napi menetrendünket. A szakember javaslata:„írjuk össze egy listába az összes teendőnket, majd ezeket vezessük be a naptárba, és ragaszkodjunk is a kitűzött célokhoz. Legyünk türelmesek magunkkal, az új szokások kialakításához ugyanis idő kell. Haladjunk kis lépésekben, és egyszerre mindig csak egy dolgon változtassunk. Ha például most a rendszeres mozgás a prioritás számunkra, ennek találjunk helyet a naptárunkban, és csak ezután kezeljük a túlórákat, vagy tervezzünk be több időt a barátainkkal. A változások így nem nőnek túl rajtunk, és tartósan beépülhetnek az életünkbe” 

Gondoljuk át a fentieket, és próbáljuk meg kialakítani a számunkra legjobb rendszert. De ha törekvéseink ellenére továbbra is túlórák, elmaradások és sikertelenség jellemzi a napjainkat, ne riadjunk vissza a munkahelyváltástól! Nézzünk szét itt a legfrissebb lehetőségek között, ide kattintva pedig a jól fizető munkák közül válogathatunk. Személyre szabott beállításainkkal akár más szempont szerint is kereshetünk. Legyünk naprakészek, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is!

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: álláskeresés, munka, karrier, időbeosztás, hatékonyság