Onboarding, KKV szektor

HR-stratégia

Üdv a fedélzeten – az onboardingban rejlő lehetőség

2019. 06. 17.

Az új kollégák szervezetbe illesztése gyakran hibádzik a kis- és középvállalatok gyakorlatában, sokan mindössze a felvétel napját tervezik meg valamelyest, és úgy vannak vele, hogy a többi úgyis kialakul. Részben igazuk is van, arról azonban elfeledkeznek, hogy az onboarding adta élmény nagy mértékben erősítheti az elköteleződést már a legelső napoktól kezdve, így a megtartásban is fontos szerepe van, nem is beszélve a mellékesen jelentkező munkáltatói márkát építő hatástól, ami akár a későbbi toborzási-kiválasztási folyamatot is pozitívan befolyásolhatja. A témában Szűcs Ágnest, a Femtonics HR vezetőjét kérdeztük, aki bevált onboarding folyamatukba is betekintést engedett.

Hiba a rendszerben

A munkavállalók jellemzően nagyon vegyes tapasztalatokkal bírnak az új munkahelyre való megérkezést, beillesztést tekintve: az elhagyatottság érzése az első munkanapokon gyakori motívum, ahogy a befogadás hiánya, vagy akár az erősebb ellenállás is előfordul az új kollégával szemben. A skála széles, általános érvényű megoldás pedig nem létezik, hiszen mindig az adott cégkultúrától, vezetési stílustól, csapattól függ, hogyan kezelhetőek, és legfőképp előzhetőek meg ezek a problémák.

Szűcs Ágnes

Szűcs Ágnes

a Femtonics HR vezetője

Ha egy adott szervezeten belül nincs az onboardingnak kultúrája, többnyire a HR-esre hárul ez a feladat is, aki a túlterheltség függvényében tud az új belépőkkel foglalkozni. Rendkívül sok múlik annak a középvezetőnek a hozzáállásán, proaktivitásán is, akinek a csapatába az új munkatárs érkezik, sokszor a személyisége, érzékenysége, tapasztalatai és erőforrásai döntik el, mennyi figyelmet szán az érintettre, mindez azonban teljesen ad hoc és kiszámíthatatlan.

Egyik lépést a másik után

Az onboarding egy átgondolt és rendkívül komplex folyamat, ami a megegyezést követően, még akár hetekkel a munkakezdés előtt elkezdődik, és az együttműködés első hónapját is átszőheti. „Nagyon fontos a kölcsönös felkészülés. Miután elfogadta az ajánlatot a pályázó, mihamarabb tájékoztatjuk a következő lépésekről, és írásban is megküldjük számára azt a dokumentumcsomagot, amely segíti őt a cégre hangolódásban, mi munkáltatóként pedig előkészülünk a belépésére, a HR és az IT oldalon egyaránt. Az onboarding alappilléreként a felvételi napon három-négy fix programon vezetek végig minden új munkavállalót: ennek része a kötelező oktatás, üzemorvosi vizsgálat, szerződéskötés, valamint olyan praktikus információk átadása, mint a munkaidőnyilvántartó rendszer működése, a szabadságok, betegszabadságok kezelése. Emellett az IT bevezeti az újoncot a legfőbb rendszerek használatába, a mappastruktúrába és a levelezőrendszerbe, valamint elérést kap a lényeges HR dokumentumokhoz, mint a GDPR vagy cafeteria szabályzat, és a különböző tartalmú oktató videókhoz” – sorolja interjúalanyunk.

Mindez azonban túlzás nélkül a jéghely csúcsa csupán, ugyanis a szakember szerint a szakmai és technikai információk mellett elengedhetetlen az emberi oldalra is nagy hangsúlyt fektetni, hiszen az ismeretlenbe érkező munkavállaló így kaphatja meg a valahova tartozás érzését is. „Ennek jegyében a felvételi napon minden munkatársnak bemutatom az új kollégát, illetve beavatom a szervezeti kultúra jellemzőibe, a házbéli szokásokba, egyfajta térképet adok neki arról, milyen problémával kihez fordulhat, és szó esik a tradicionális vállalati programokról, önszerveződő körökről is. Lényeges, hogy az új munkatárs mihamarabb megtalálja a helyét, ezért mindig megmutatom, hol tud ebédelni, merre van a teakonyha, hogy működik a kávégép, illetve milyen sportolási lehetőségeket kínálunk. Bár ezek apróságnak tűnnek, ahogyan a jegyzetfüzetet, mappát, kártyatartót, egérpadot tartalmazó belépőcsomag is, a visszajelzések szerint mégis sokat hozzáadnak a komfortérzethez.

Sokaknál az onboarding itt lezárul, pedig a folytatásra kétségtelenül szükség van. „Minden új belépőnek készítünk egy két-négy hétre szóló onboarding tervet. Vezetői munkakör esetén én állítom össze ennek pontjait, szervezem le az onboarding meetingeket az adott terület vezetőivel, minden más esetben a középvezetők gondoskodnak a tervről és kísérik végig a folyamatot, mentorálva, támogatva a kollégát. Ennek részei természetesen a közös ebédek, vagy akár a munka utáni kötetlenebb összejövetelek is. A bemutató mérések, vagyis amikor működés közben láthatnak egy-egy mikroszkópot az új munkatársak, különösen nagy népszerűségnek örvendnek – az ilyen jellegű termékbemutatók vagy gyárlátogatások szélesítik a tudást a cégről, segítik kontextusba helyezni a dolgozók szerepét, sőt, az elköteleződést is fokozzák. A próbaidő végén egy beszélgetésre kerül sor az új munkaerő és felettese között, amely lehetőséget ad a kölcsönös visszajelzésre, majd ezt egy vidám meglepetés rituálénk, a "Femtonics-lovaggá" ütés követ. Ténylegesen elővesszük a nagy kardunkat, és szűk körben, a próbaidőt túlélő kollégákat pár jó szó mellett lovaggá üti az ügyvezető, "pertut" iszunk, majd folytatódik a munka. Az onboarding folyamat végső lezárásának – azt hiszem – ez tekinthető” – avat be a részletekbe Ágnes. 

Mi a helyzet a csapattal?

Az új munkatárs szervezetbe, csapatba illesztése kizárólag a csapat bevonásával valósulhat meg. „Az onboarding mindig kétpólusú folyamat, és kihagyhatatlanok belőle azok a kollégák, akik közé az új csapattag érkezik. Éppen ezért már nagyon korán, még a kiválasztás fázisában lehetőséget adunk az első kapcsolatfelvételre: azokat a potenciális jelölteket, akiknek ajánlatot tervezünk tenni, még a megegyezés előtt bemutatjuk leendő munkatársainak, sőt, azt is megmutatjuk nekik, hol is található a megüresedett munkahely, ezzel ugyanis nem csak személyes kapcsolódásuk lesz a céggel, de egy kézzel fogható élménnyel is gazdagodnak, ami igazán értékes a mai munkaerőpiacon. Arra is akad példa, amikor a konkrét kiválasztási folyamatba vonjuk be a dolgozókat, hiszen az állásinterjún a munkanapokról, a kihívásokról, vagy a csapatról, egy kolléga tud a leghitelesebben mesélni” – osztja meg a szakértő.

És hozzáteszi: „Mielőtt megérkezik a kiválasztott munkavállaló, e-mailben tájékoztatjuk a dolgozókat, leendő munkatársukról, eddigi szakmai pályájáról, és arról, hogy milyen feladatot lát majd el a cégben. Mindig nagy várakozás előzi meg az újonc belépését, ami egyben befogadóvá, segítőkésszé is teszi a közeget. Persze a csapat kontextusában nemcsak erre kell figyelni, hanem arra is, ami kis létszámú vállalatoknál könnyen előfordulhat, vagyis hogy pont az első napokon mindenki házon kívül van, külföldi kiküldetés, vidéki munka, szabadság vagy családi ok miatt. Ilyenkor bizony vészforgatókönyvet kell életbe léptetni, ellenkező esetben ugyanis az új munkavállaló szó szerint magára marad.

Osztott felelősség

Ahhoz, hogy az onboarding zökkenőmentesen és eredményesen valósuljon meg, a KKV-k esetén a teljes szervezet kooperációjára, szerepvállalására szükség van.

A HR vezető példamutatása lényeges, de valójában ő is csak egy láncszem a rendszerben, éppen ezért megkerülhetetlen a középvezetők felelősségvállalása is: rajtuk múlik, milyen első benyomása lesz az új munkavállalónak és hogyan is érzi magát a csapatban. De ami még ennél is többet nyom a latban, az az első számú vezető, hiszen amilyen a cég első embere, olyan lesz maga a szervezet is

Ágnes így összegzi a fentieket: „Közös érdek, hogy a valódi odafigyelés légköre valósuljon meg az onboarding során, és az átlagos hétköznapokon is, ez ugyanis akár versenyelőny is lehet a multinacionális cégekkel szemben, különösen akkor, ha a kis- vagy középvállalat képes a családias hangulatot is megőrizni. Persze erre időt és nem kevés energiát kell szánni, de a jelöltek akár még a bérből is hajlandóak valamennyit engedni, ha úgy érzik, ténylegesen fontos a hogylétük a munkáltató szemében.” 

Készítette: Istók Nikoletta

1 csillag2 csillag3 csillag4 csillag5 csillag - 5.00 / 5
Betöltés...

Értesítést kérek az új bejegyzésekről

Kapcsolódó cikkek