A nyár sokak számára a pihenés és a feltöltődés időszakát jelenti, azonban a HR szakemberek és vezetők különleges kihívásokkal szembesülhetnek ilyenkor. Cikkünkben Kispéter Almával, a Profession.hu szenior toborzás-kiválasztási szakértőjével hasznos tanácsokat és bevált gyakorlatokat kínálva járjuk körül a leggyakrabban felmerülő kérdéseket.
A szabadságolások megnövekedett száma, az iskolai szünetek miatti fokozott rugalmassági igények, valamint a toborzás és megtartás változó dinamikája mind olyan tényezők, amelyek alapos tervezést és felkészülést igényelnek a nyári hónapokban. HR-esként, vezetőként a mi felelősségünk, hogy mindezek mellett a vállalatunk továbbra is zökkenőmentesen működjön.
Mindenki nyaralni indul? Tervezzünk előre!
A nyári időszakban a szabadságok megszervezése az egyik legnagyobb kihívás a HR-eseknek, hiszen fontos, hogy a munkavállalóink kipihenjék magukat, de arra is kell figyelnünk, hogy a távollétek ne akadályozzák a mindennapos működést. Ez komplex tervezést, átlátható kommunikációt és hatékony helyettesítési rendszereket igényel.
„A szabadságigények kezelésének kulcsa a transzparens, digitális szabadságnyilvántartó rendszer használata, amelyben minden érintett valós időben látja a kérelmeket és a jóváhagyott szabadságokat. Ezt a legtöbb bért és bérszámfejtést kezelő rendszer tudja. Ennek hiányában a közös excel táblák, csapatmeetingek és levelezések tudnak teret adni arra, hogy vezető és beosztott beszéljenek a témáról. Az év elején (vagy ha ez nem történt meg, a nyaralási szezon elején) érdemes világos szabályrendszert kialakítani erre, például helyettesítési párokat kialakítani, vagy pedig azt meghatározni, hogy a csapat hány százaléka lehet szabadságon, mi az egyeztetés menete. A szabadság előtti tudásátadás, feladatátadás és a helyettesítési rend dokumentálása minden esetben szükséges” – fogalmazott Kispéter Alma, a Profession.hu szenior toborzás-kiválasztási szakértője.
A tervezés során jól láthatóvá válik, mely területeken számíthatunk több kolléga távollétére. Ilyenkor a már említett helyettesítési párok nagy segítséget jelenthetnek, de előfordulhat az is, hogy külsős támogatásra (pl. szabadúszók, diákok bevonására) van szükség. Alma szerint ebben az esetben viszont érdemes mérlegelni a megtérülést: „Ha például a külsős diák vagy beszállító betanítása 2 hét, és 1 hetet kell helyettesítsen, az nem biztos, hogy megéri. Érdemes inkább tömbösíteni a szabadságokat, hogy egybefüggően tudjon nekünk besegíteni pl. egy diák is.”
A másik gyakori kihívás a szabadságkérelmek ütközése, a kulcsfontosságú kollégák azonos időbeli távolléte. A szakértő erre azt javasolja, hogy alkalmazzuk az előre lefektetett, transzparens szabályokat, például rotációs elvet, üzleti prioritásokat vagy családi helyzet figyelembevételét. Ha már késő és az asztalunkon vannak az egymással ütköző kérelmek, akkor leginkább az segít, ha vagy az időrendiséget vesszük figyelembe (ki szólt előbb) vagy bármilyen más szempontot, feltéve hogy azt transzparensen kezeljük.
Kispéter Alma
a Profession.hu szenior toborzás-kiválasztási szakértője
Érdemes megvizsgálni, hogy egyébként mit jelentene, ha ugyanazon a héten két kolléga is kiesne. Nézzük meg a kockázatokat. Elképzelhető, hogy kiderül, hogy például a projektcsapat külsős beszállítói sem dolgoznak azon a héten, így máris mi is rugalmasak tudunk lenni. Vegyük figyelembe az egyéni helyzeteket is. Ha két kolléga egyszerre menne szabadságra – az egyikőjük elutazna, a másik pedig azért lenne szabadságon, mert azon a héten korábban kell elhoznia a gyermekét az oviból – mérlegeljük, hogy melyiket tudjuk támogatni szabadság nélkül is. Például, ha az üzleti prioritások is engedik, egyszerűbb megoldás ebben a helyzetben, ha a kollégát elengedjük hamarabb mindennap, hogy odaérjen a gyermekéért, vagy biztosítunk neki több home office lehetőséget. Ha ilyen helyzet kialakult, és kezeltük, mindenképp az legyen a következő dolgunk, hogy kitaláljuk, hogyan tudjuk elkerülni legközelebb a hasonló esetek előfordulását!
Rugalmasság az iskolai szünetek idején
A nyári szünetek a gyermekes munkavállalók számára is kihívást jelentenek, hiszen a megszokott rutin felborul, és a gyermekfelügyelet kérdése fontos megoldandó feladat lesz. Ilyenkor kulcsszerepünk van abban, hogy támogató környezetet biztosítsunk, amely lehetővé teszi kollégáinknak a munka és a magánélet összehangolását.
„A leggyakoribb és leghatékonyabb megoldások a több home office, a rugalmas munkaidő, talán a legritkább a tömbösített munkavégzés (pl. 4 napos hét). Gondolkodhatunk még abban, hogy támogatjuk a gyermekfelügyeletet (pl. tábor, céges gyermekprogram, extra juttatás a témában), de akár bevezethetjük a szabad péntekeket vagy rövidített munkanapokat, ha ezt a munkakör és az üzleti igények lehetővé teszik. Ezek jó lehetőségek a kezünkben. Azt javaslom, hogy – mint mindig, ha munkavállalói jólét érdekében cselekszünk – vizsgáljuk meg, hogy a munkavállalónak mire van szüksége, és ne próbáljuk meg kitalálni helyette."
Odafigyeléssel nemcsak kollégáinkat támogathatjuk, hanem a vállalat stabilitását és működőképességét is fenntarthatjuk ezekben a mozgalmasabb hónapokban. Alma hangsúlyozta: a munkáltatói elvárások és a munkavállalói igények közti egyensúly megtalálásához elengedhetetlen az üzleti prioritások világos kommunikációja, a munkavállalói igények rendszeres felmérése, valamint a rugalmas, de mérhető teljesítményelvárások kialakítása.
"Itt is azt tudom tanácsolni, hogy tervezzünk előre, kommunikáljunk a dolgozókkal a témában! A HR-nek a vezetőkkel együttműködve kell olyan megoldásokat kidolgoznia, amelyek a munkáltató és a munkavállaló érdekeit is szem előtt tartják, és nem veszélyeztetik a csapat működőképességét. Emellett a HR-nek ki kell hangsúlyoznia, hogy a rugalmasság minden munkavállaló számára elérhető, nem kizárólag a szülők számára. Az intézkedéseket célszerű úgy kialakítani és kommunikálni, hogy azok mindenki számára előnyösek legyenek (pl. home office, rugalmas kezdés/végzés), így elkerülhető a diszkrimináció érzése.”
A Profession.hu szakértője hozzátette: a vezetők figyelmét is fel kell hívni arra, hogy az egyéni élethelyzetek különbözősége mellett is megőrizhető a csapat egysége és motivációja. A kisgyermekes kollégáknak a törvényi keretrendszer biztosít extra szabadságot, a szabadság kivételének időpontjáról pedig együttesen, közösen kell gondolkodni. A kulcs itt is a kommunikáció – mérjük fel a kollégák igényeit, preferenciáit, és dolgozzunk ki egy világos, transzparens rendszert a szabadságok kivételére.
„A szabadság kiadásának rendjét alapvetően a munkáltató határozza meg, ugyanakkor köteles azt a munkavállalóval előzetesen egyeztetni. Ideális esetben, támogató munkahelyi légkörben a szabadság időpontját a felek közösen, egyeztetés útján határozzák meg, hiszen ez mindkét fél érdeke. A jogszabályok értelmében a munkavállaló évente 7 munkanap szabadsággal szabadon rendelkezhet, amelyet legfeljebb két részletben vehet igénybe, feltéve, hogy igényét legalább 15 nappal a tervezett szabadság kezdete előtt jelzi.”
Használjuk ki a versenytársak pihenőjét, és tegyük rugalmassá a toborzásunkat
Bár a nyár hagyományosan lassabb időszaknak tűnhet a toborzásban, ez nem jelenti azt, hogy minden folyamat megáll a szervezetekben. Épp ellenkezőleg, a versenytársak csendesebb időszakait kihasználva, a jelöltekhez alkalmazkodva alakíthatjuk a toborzási folyamatainkat.
„A nyári időszakban előnyös a kiválasztási folyamatokat rugalmasabbá tenni (pl. online interjúk, gyorsított döntéshozatal), és célszerű előre ütemezni a kulcspozíciók toborzását, hogy a szabadságok ne akasszák meg a folyamatot. A döntéshozók, kiválasztásban résztvevő kollégák jelöljenek meg helyettest, aki a távollétük idején beugrik a folyamatba. A jelöltek is lassabban reagálnak, ne lassítsuk azzal tovább a folyamatot, hogy mi is így teszünk. Ha mégis ez történik, és a mi oldalunkról várható lassulás, kommunikáljuk a jelöltnek! Már az első beszélgetéskor mondjuk el, hogy milyen ütemezés várható” – javasolja Alma.
A szakértő azt is elmondta, hogy a nyári időszak jó lehetőség a munkáltató márka építésére, csapatépítésre, informálisabb programokra, valamint a visszajelzések gyűjtésére is, amelyek segítik a következő évi szabadságtervezés és rugalmas munkaszervezés fejlesztését.
A nyár tehát egyáltalán nem a leállást jelenti a HR-eseknek, helyette inkább egy újabb lehetőséget kínál arra, hogy megerősítsük stratégiai szerepünket a vállalat életében és tovább építsük és formáljuk a szervezeti kultúrát.
Készítette: Varsányi Zsófi
