Mire jók az ATS-rendszerek?
Az ATS (Applicant Tracking System, azaz jelöltkezelő rendszer) célja, hogy a HR munkáját segítse azzal, hogy nyilvántartja: milyen pozíciók vannak nyitva a cégen belül, milyen kvalitásokra lenne szükség, milyen jelentkezések érkeznek be és így tovább.
Ilyen rendszerekből komplexebb fizetős szoftverek és online alkalmazások egyaránt elérhetőek.
Hogyan működnek az ilyen rendszerek?
A rendszer a beérkező jelentkezésekből először eltávolít minden formázást, majd a kapott szövegtömböt feldolgozza: az általa felismert kulcsszavak alapján a tartalmat adott kategóriákba sorolja (például tanulmányok, tapasztalat, korábbi munkahelyek, kompetenciák). A végeredmény így egy könnyen szűrhető, a jelentkezéseket egymással összevetni képes, átlátható felület.
Ajánljuk figyelmébe a HR Feed-en: Mi az az ATS és honnan tudod hogy szükséged van-e rá?
Bár az ATS rendszerek jól működnek, érdemes szem előtt tartani egy ilyen rendszer használatánál, hogy az Y generáció tagjai már tisztában lehetnek azzal, hogyan lehet meghackelni, vagy szebben mondva előnyükre fordítani az automatizmusokat. Az interneten találunk útmutatókat szép számmal, amelyek leírják, hogyan kell „rávenni” egy ilyen automatarendszert, hogy minket válasszon.
Hogyan lehetséges ez? Az ATS szoftverek arra adnak lehetőséget, hogy az önéletrajzokban szereplő szövegekben kulcsszavak, képességek, végzettség alapján szűrjünk: ha egy jelentkező teletűzdeli önéletrajzát a hirdetésben megadott kulcsszavakkal és annak szinonimáival, akkor nagy eséllyel kerül bele az ígéretes kupacba.
Ezért is elkerülhetetlen nem csak az, hogy manuálisan is válogassunk a leszűrt jelentkezők között, hanem az is, hogy folyamatosan ellenőrizzük, a rendszer milyen hatékonysággal szűr, és ha szükséges, lazább paramétereket adjunk meg.
Ez persze nehezíti a folyamatot, de adott esetben hatékonyabban kiszűrhetjük azokat a jelentkezőket, akik a pozíció betöltésére ugyan nyilvánvalóan alkalmatlanok, de mégis átcsúsztak az automatikusan beállított szűrőkön.
Érdemes ATS-t használni?
Olyan pozíciók esetében, ahol több száz vagy ezer jelentkezés is várható, mindenképpen. A statisztikák szerint egy toborzó átlagosan 6 másodpercet szán egyetlen önéletrajz kiértékelésére az első körben.
Ez azonban, ha a legjobb jelentkezőket akarjuk kiválasztani, értelemszerűen túlságosan kevés. Lehet, hogy valaki nem rendelkezik a megadott számú évnyi tapasztalattal vagy nem dolgozott korábban pontosan a megjelölt területen, ettől függetlenül azonban egy kapcsolódó területen még mindig szerezhetett olyan tapasztalatokat, amelyek ideálissá teszik a pozíció betöltésére.
Ezért érdemes az egyes önéletrajzokra több időt is szánni. Meg kell tehát találni az egyensúlyt: kellően tág kritériumokat meghatározni ahhoz, hogy a mesterséges intelligencia se tévedhessen túl nagyot, és a folyamat mögött álló embernek se kerüljön túlságosan sok idejébe, hogy a jelentkezőket értékeli.
Nemcsak az előszűrésben segíthet az ATS: kezelhetjük benne az egyes jelöltek státuszát (pl. interjúra vár, ajánlat kiküldve), megjegyzéseket fűzhetünk hozzájuk kollégáink számára, de még a gyors tömeges visszajelzésben is segítenek. Néhány mozdulattal értesíthetjük azokat, akikkel nem kívánunk tovább haladni, és azokat is, akiket kiválasztottunk például személyes interjúra.
Összefoglalva: közép és nagyvállalatok leterhelt HR-osztályának szinte kötelező, nagy fluktuáció mellett szintén óriási segítség, kisebb, növekedés előtt álló cégeknek pedig jó eszköz lehet a fejlődés támogatására.
