A toborzási folyamat legfontosabb lépései
Törekedjünk a lehető legegyszerűbb folyamat megtervezésére: az a célunk, hogy a legrövidebb időn belül egy az elképzeléseinknek megfelelő munkavállalóval töltsük be a pozíciót.
Milyen lépéseink lesznek?
- Megszületik az igény egy új munkatárs felvételére:
ennek oka lehet az, hogy távozik tőlünk valaki, de az is, hogy a munkamennyiség növekedése miatt bővítenünk kell egy csapatot, vagy éppen szervezeti átalakulás folytán egy területre specialistát kell felvennünk. - Döntünk a toborzási folyamatról:
ha körvonalazódott az új munkatárs helye és szerepe, döntsük el, hogy milyen csatornákon fogjuk meghirdetni a pozíciót, milyen lesz a jelentkezési folyamat, és hogyan fog kinézni a kiválasztás, kivel kell a jelölteknek és milyen sorrendben interjúznia. - Készítsük el a munkaköri leírást:
írjuk össze a szükséges kompetenciákat és végzettségeket, munkatapasztalatot. Itt döntsünk már előzetesen a bérezésről és egyéb juttatásokról is. - Hirdessük meg az állást:
válasszuk ki a megfelelő csatornákat, hogy álláshirdetésünk eljusson a számunkra ideális potenciális munkavállalókhoz. - Az aktív keresők mellett foglalkozzunk a passzívakkal is:
különösen speciális szakterületeken vagy kompetitív szegmensekben nem elég, ha ölbe tett kézzel várjuk a jelentkezőket. Ezeken a területeken nemcsak a munkakeresőket, de a jelenleg más munkahelyeken aktív dolgozókat is meg kell szólítanunk. Keressünk meg olyanokat, akik talán mozdíthatók és átcsábíthatók egy jó ajánlattal. - Nézzük át a beérkezett jelentkezéseket:
ha nagyobb mennyiségről van szó, érdemes első körben egy ATS rendszerrel (applicant tracking system) szortírozni, az automatizálással máris felgyorsítható a kiválasztási folyamat anélkül, hogy ezzel a HR-es szakembernek a paraméterek beállításán túl bármilyen dolga volna. Ezt követheti a manuális válogatás: az automata rendszerben érdemes lazább kritériumokat beállítani, hiszen olyan jelentkezőket is kiszűrhet, akik egyébként alkalmasak volnának. - Telefonos előszűrés:
ebben a körben rövid telefonos interjúkkal szűkítjük a lehetséges jelöltek körét. Kiderülhet, hogy van, aki már nem keres munkát, vagy valamilyen oknál fogva mégis kiesik, például a munkahely távolsága vagy a munkaidő miatt. - Tesztek:
ha a munkakör szükségessé teszi, csoportos vagy online teszteken is mérjük fel a jelentkezők alkalmasságát. - Interjúk:
a kiválasztási folyamat végéhez közeledve egy- vagy többkörös személyes (esetleg videós online) interjún vesz részt az a néhány jelölt, aki már kifejezetten esélyesnek tűnik a pozícióra. Nagyobb szervezetek esetén a hiring manager találkozik először a jelölttel, majd a leendő közvetlen felettessel és/vagy csapattagokkal, esetleg a cégvezetés egyik tagjával ismerkedik meg az a néhány jelentkező, akik közül végül választani fogunk. - Döntés:
a személyes interjúk után ideális esetben van legalább két jó jelöltünk, egy befutó és egy tartalék. - Ajánlat:
ha megegyeztünk abban, hogy kinek szeretnénk ajánlatot küldeni, akkor értesítsük telefonon és küldjünk e-mailben is egy formális ajánlatot. Itt elképzelhető, hogy alkudozás veszi kezdetét: ha jól terveztünk a toborzási folyamatunk elején, akkor hagytunk magunknak némi mozgásteret, és gyorsan sikerül megegyeznünk.
Ajánljuk figyelmébe a HR Feed-en: 13 toborzási hiba, amit jobb elkerülni
Abban is már előre állapodjunk meg a cégen belül, hogy a próbaidő leteltekor pontosan milyen kritériumok alapján értékeljük az új munkatárs munkáját, és hogyan követjük ezeket.
Az utánkövetés ugyanúgy létfontosságú feladata a HR-nek, mert csak ezáltal finomíthat folyamatain, teheti a jövőbeni toborzási folyamatokat hatékonyabbá.
Az elvárások reális megfogalmazása
Már többször szó esett róla, de gyakran ezen áll vagy bukik a toborzásunk sikere.
Sokszor láthatunk olyan álláshirdetéseket, ahol a szükséges képzettségek, feladatok listája olyan hosszúra nyúlik, hogy már az olvasásba belefáradunk. Ilyenkor valószínűleg olyasvalaki írja a hirdetést, akinek legfeljebb általános elképzelése van arról, hogy pontosan milyen tudásra is lesz szükség, s igyekszik semmit sem kihagyni a listából – a végeredmény pedig az, hogy egyetlen embert tulajdonképpen 2-3 különböző munkakör teljes feladatlistájával keres a cég.
Igen fontos, hogy olyan ember fogalmazza az elvárások listáját, aki pontosan tisztában van azzal, hogy mihez kell értenie a jövendőbeli munkatársnak.
Ellenkező esetben a következőkre számíthatunk:
- A rengeteg elvárt képzettség és feladat sok olyan jelentkezőt elriaszt, aki a tényleges feladatokra tökéletesen megfelelő volna.
- Olyanok jelentkeznek az állásra, akik csak részlegesen értenek a felsoroltakhoz – és jó eséllyel ez nem vág egybe a ténylegesen szükséges tudással.
- A cég brandje sérül, mivel a munkakeresők látni fogják, hogy még azt sem tudják pontosan, milyen emberre is volna szükségük – vajon milyen hatékonysággal folyhat akkor a munka?
Az ilyen alapos megértés természetesen akkor is fontos, amikor már az interjúztatásra, a személyes találkozók kiértékelésére kerül a sor.
Valaki, aki nem ért egy speciális szakterülethez, kis eséllyel képes felmérni egy jelentkező tudását e téren, míg egy másik szakember néhány kérdéssel tisztázhatja a tényleges tudást.
