Egy hosszabb szabadság után újra munkába állóknak, például a kisgyermekeseknek, nagy segítséget jelenthet a munkába való fokozatos visszatérés, a korábbi feladatok át- vagy újragondolása. De milyen előnyei vannak munkaadói oldalról a nagyobb rugalmasságnak? Hogyan alakíthatunk ki egy mindenki számára előnyös folyamatot?
Miért érdemes bevezetni a fokozatos visszatérés lehetőségét?
A fokozatos visszatérés abban segíti a kollégákat, hogy például egészségügyi okok vagy szülési szabadság miatti hosszabb távollét után könnyebben tudjanak visszalépni a munka világába. A dolgozók ilyenkor például rövidebb munkaidővel vagy kevesebb feladattal kezdhetnek, amely fokozatosan növekszik, ahogyan alkalmazkodnak az új rutinhoz.
Alkalmazása csökkentheti a túlterheltség érzését, illetve egészségügyi szempontból is kisebb nyomást helyez a munkavállalókra. Időt adhat nekik arra is, hogy a távollétükben történt változásokat is megismerjék, megtanulják.
Azok a vállalatok, amelyek a távollét alatt, illetve a visszatéréskor is támogatják a munkavállalókat, nagyobb valószínűséggel számíthatnak hosszú távon is elkötelezett kollégákra. Tehát egy jól felépített, fokozatos visszatérést biztosító stratégia nemcsak a zökkenőmentes alkalmazkodást, hanem a dolgozók jóllétét is támogatja, illetve a pozitív munkahelyi környezet fenntartásában is nagy szerepet játszhat.
Mikor és milyen eszközökkel tudjuk segíteni a rugalmas visszatérést?
- Szülői szabadság után: A Profession.hu és az UNICEF Magyarország kisgyermekesekre fókuszáló kampányának szakértői azt javasolják, hogy munkaadóként vegyük sorra, mit tudunk felajánlani a visszatérőknek, miben tudunk alkalmazkodni a megváltozott körülményekhez. Érdemes leszögezni már az elején a kizárandó opciókat - például ha az újdonsült szülő nem tudja vállalni a 8 órás munkaidőt vagy eredeti magas beosztását, ami folyamatos rendelkezésre állással jár - és ennek megfelelően összeállítani a visszatérés lépcsőfokait.
- Egy nagyobb műtét vagy sérülés után: Fizikai teljesítőképességet érintő egészségügyi probléma esetén egyeztessünk a munkavállalóval, adott esetben kérjük szakorvos javaslatát arra, hogyan tudjuk biztosítani a visszatérést. Ülőmunka esetén például csökkentett munkaidővel segíthetjük a kollégánkat, fizikai munka esetén szintén csökkentett munkaidőt vagy több pihenőt ajánlhatunk, amit aztán több hét vagy hónap alatt fokozatosan növelhetünk.
- Stressz, kiégés vagy egyéb mentális kihívás után: Kezdetben az érintett munkavállalónak itt is csökkentett munkaidőt, távmunkát biztosíthatunk, a további stressz elkerülése érdekében pedig javasolhatjuk, hogy szigorú határidők nélkül végezhesse a munkáját. Ezután sikerélményt nyújtó feladatokra összpontosítva lassan növelhetjük a felelősséget és a munkaidőt is.
Hogyan kezdjük el kiépíteni a fokozatos visszatérés folyamatát?
A visszatérő kollégák igényei távollétük oka miatt is szerteágazóak, így mindenképpen egyénekre szabott folyamatokat kell kidolgoznunk. Összeállításának legfontosabb lépései és elemei azonban ugyanazok:
A munkavállaló igényeinek felmérése
Mielőtt elkezdjük a visszatérési terv kidolgozását, beszéljünk az érintett kollégával arról, mi az, amit biztosan el tud vállalni, legyen szó akár csökkentett munkaidőről, módosított vagy épp új feladatokról, esetleg rugalmas beosztásról. Emellett gyűjtsük össze a vezetők, és ha szükséges, az érintett egészségügyi szakemberek véleményét is, hogy átfogó képet kapjunk arról a munkavállalónkról, hiszen a cél az, hogy képességeiket fokozatosan összhangba hozzuk a munkakörük elvárásaival.
Fokozatos visszatérési terv kidolgozása
A strukturált és hatékony átmenet biztosítása érdekében a tervnek tartalmaznia kell a munkavállaló időbeosztását, feladatait, a felé támasztott elvárásokat. Ebben az érintett kollégával és a vezetőkkel közösen felvázolhatjuk, hogy hétről hétre miként fog változni a feladatainak típusa, mennyisége, illetve szerepeltethetjük az engedményeket (pl. távmunka, több pihenő, ülőmunka) is.
A visszatérés első heteiben szenteljük külön figyelmet az orientációra, hiszen a távol töltött idő alatt számos változás bekövetkezhetett a cég életében - legyen szó akár a struktúráról, a folyamatokról, a célokról vagy új kollégákról - amelyekről érdemes minél előbb beszámolni a visszatérő munkatársunknak is, illetve kikérni a véleményét is ezekről. Ehhez a társosztályokkal is egyeztessünk megbeszéléseket, hogy minden területen első kézből kaphasson információkat a munkavállalónk.
- A feladatok és felelősségi körök módosítása: Fontos, hogy a munkavállaló visszatérésekor felmérjük a helyzetét, és nyíltan beszéljünk vele a lehetőségeiről, hiszen az új élethelyzetében nem biztos, hogy az eredeti feladatköre fogja kielégíteni az igényeit. Fel kell készülnünk arra, ha esetleg kisebb felelősséggel járó munkakörrel szeretne visszatérni a csapatba vagy több időre van szüksége ahhoz, hogy a korábbi feladatait visszavegye. Sokan azonban új kihívásokat keresnek ilyenkor, nagyobb lendülettel térnek vissza a munka világába. Ha kollégánk ebbe a csoportba tartozik, akkor olyan új feladatkörökbe is bevonhatjuk, ahol előny lehet egy új nézőpont, egy régóta a szektorban dolgozó tapasztalata.
- Célok meghatározása: Közösen határozzunk meg mérhető célokat és ehhez egy ütemtervet, hogy mindannyian követhessük az előrehaladást a visszatérési időszak alatt. Ebben konkrét számokkal fokozatosan felépíthetjük a munkaidő és a feladatok mennyiségének növelését, illetve a felelősségi kör bővülését is, valamint figyelhetjük, hogy ezek időről időre hogyan teljesülnek. Ha esetleg egy kitűzött célt nem sikerül elérni, vagy kollégánk túlteljesíti a korábban meghatározott számokat, mindig időben módosíthatunk a következő lépcsőfokon alkalmazkodva a kapacitásához.
Fontos, hogy a fentieket írásban is dokumentáljuk, amit minden érintett követhet, hiszen ez biztosítja majd az átláthatóságot.
Rendszeres beszélgetések ütemezése
Hetente egyszer szervezzünk találkozót a visszatérő munkavállalóval, hogy megbeszéljük, hogyan halad a visszatérési tervvel, célokkal, és teret adjunk az esetleges kihívások, új meglátások felvetésének is. A megbeszélések során bevonhatjuk a csapattagokat és a vezetőket is, hogy mindenki elmondhassa tapasztalatait és szükség esetén módosíthassuk a visszatérés ütemtervét.
Összefoglalva a fokozatos visszatérés ideális módja lehet annak, hogy segítsük kollégáink újbóli beilleszkedését, csökkentsük a fluktuációt és hosszú távon hozzájáruljunk egy támogató vállalati kultúra fenntartásához. Fontos azonban, hogy a visszatérés módját minden esetben személyre szabottan, az adott munkavállaló élethelyzetének megfelelően, folyamatos kommunikáció mellett határozzuk meg, ezzel is segítve az új rutin kialakítását.
Készítette: Varsányi Zsófi
