Vigyünk rendszert a napjainkba

Vigyünk rendszert a napjainkba

Tervezni nem csupán év elején hasznos, érdemes élnünk ezzel az egyszerű de nagyszerű eszközzel havi, heti, sőt napi szinten is!

Önnek ajánljuk!

Nyitott pozíciók, amik érdekesek lehetnek az Ön számára!

Bár a tervezéshez sokan sokféleképpen állunk hozzá, egy azonban biztos: bárminek, amit papírra, naptárba vetünk, akár a valóságban, akár virtuálisan, sokkal nagyobb súlya és ösztönző ereje van, mintha csak a gondolatainkban listáznánk az előttünk álló feladatokat, célokat, kötelező vagy vágyott eseményeket. A tervezés lehetőségeiről és módjairól következzenek Danyi István, időgazdálkodási szakember gondolatai. 

A nagy totál

Akár teljes munkaidőben dolgozunk egy vállalatnál, akár a részmunkaidős feladatinkat igyekszünk összekoordinálni a családi teendőinkkel, akár saját vállalkozást építünk, ajánlott egy-egy hónapra előre néznünk.

A havi tervezéssel a tágabb perspektívára fókuszálhatunk: fejlődési irányokat jelölhetünk ki magunknak, vagyis nem a konkrét teendőinken van ilyenkor a hangsúly, hanem azon, hogy merre tartunk, milyen mérföldköveket szeretnénk elérni, mondjuk az évtervezés során meghatározott céljainkkal kapcsolatban” – ragadja meg a hótervezés lényegét Danyi István. 

Bizonyos munkakörökben érdemes egy-egy hónapot a felettes bevonásával megtervezni, különös tekintettel az aktuális képzési lehetőségekre, a várható projektekre és az esetleges szakmai eseményekre, hiszen ezek a hónap alakulását nagyban befolyásolhatják. „A teljesítményünkkel kapcsolatos elvárások tisztázása is a hótervezés lényeges pontja, ezért ezekre is ajánlott kitérnünk a vezetőnkkel folytatott beszélgetés során, illetve azzal is fontos előre kalkulálnunk, ha szabadságot tervezünk, nem pusztán a helyettesítés megszervezése miatt, hanem azért is, hogy lássuk, milyen teendőinkkel kell addig feltétlenül végeznünk” – fejti ki a szakember. 

Majd egy következő aspektussal folytatja: „Ahogy a munkánkban hasznos lehet az előrelátás, úgy aknázhatjuk ki ennek potenciálját a magánéletünkben is: hogy melyek az épp legfontosabb céljaink, azokat a havi tervezés során megvizsgálhatjuk, priorizálhatjuk, majd dönthetünk arról, hogy melyikre fogunk kiemelten fókuszálni a következő négy hétben. Azt is meghatározhatjuk magunknak, hogy milyen könyvet szeretnénk az adott hónapban elolvasni, vagy milyen, akár rég tervezett workshopon veszünk majd részt, de egyéb programokat, találkozókat is rögzíthetünk magunknak, hogy biztosan ne merüljenek feledésbe a mindennapok gyorsan pörgő ritmusában.”   

A biztos pontok

Míg a szakember tapasztalata azt mutatja, hogy a havi tervezéssel kevesebben élnek, addig a heti tervezés már egy sokkal gyakrabban alkalmazott eszköz, sőt úgy is fogalmazhatnánk, hogy nagyon sok esetben egyenesen nélkülözhetetlen. De hogy mitől is válik tarthatóvá egy heti terv, arra talán már kevesebben tudják a választ. 

A papíron jól mutató heti terv legnagyobb buktatója a hiányzó keretrendszer, mindenekelőtt tehát ezt kell lefektetnünk. A legalapvetőbb keretet az adja, ha meghatározzuk, mikor fogunk felkelni, illetve lefeküdni a következő napokban, hiszen így kapjuk meg, hogy mennyi időt tudunk alvásra fordítani, és hány aktív órával tervezhetünk. Ha járunk valamilyen tanfolyamra, vagy minden héten ugyanakkor szoktunk edzeni, az szintén a keretrendszerünk része, ahogy az is, ha minden nap szeretnénk egy órát olvasásra, nyelvtanulásra vagy relaxálásra fordítani. Mindezeket hétről hétre szükséges átvezetnünk a naptárunkba, hiszen ezek jelentik az időbeosztásunk vázát, a viszonyítási alapot, így amikor összecsapnak a hullámok felettünk, és úgy érezzük, elcsúsztunk a feladatainkkal, van hová visszanyúlnunk, ami által könnyebb az időbeosztásunkat is visszaterelnünk a számunkra megfelelő mederbe” – hangsúlyozza István. 

Ha a kereteink adottak, áttérhetünk azokra az ismétlődő pontokra, amelyeknek nincs előre megszabott, fix helye az időbeosztásunkban: „Ilyenek a heti munkahelyi megbeszélések, bizonyos munkakörökben az ügyféltalálkozók, de hasonlóan terveznünk kell a bevásárlással is, viszont ez utóbbival már rugalmasabban bánhatuk. Ha a fentiekkel megvagyunk, már könnyen átlátjuk, mikor, mennyi idővel gazdálkodhatunk, amit aztán a napi feladatinkra fordíthatunk” – osztja meg interjúalanyunk.  

Az apró részletek

A napunk tervezése annál könnyebb, minél alaposabb munkát végeztünk a hónap- és a héttervezés során, nem érdemes tehát megspórolnunk ezeket a lépéseket.

A naptervezésnek többféle módja is lehetséges, habitus és munkakör szerint. Van, aki a nyolc órányi munkaidejét osztja szét az aktuális feladatai között, ami éppúgy járható út, mintha egy adott hétre kijelölnénk magunknak, hova is szeretnénk eljutni a munkánkban, majd a célt fordítjuk át tevékenyégekbe, és ezekkel töltjük fel az egyes napjainkat. Ez utóbbi azonban akkor működik igazán, ha a cég, ahol dolgozunk, illetve a felettesünk is kellő bizalommal van felénk, vagyis magunk dönthetünk a munkánkról, amennyiben viszont a feladataink nagy része a befolyásolási körünkön kívül esik, sokkal több ad hoc teendővel kell kalkulálnunk” – vallja a szakértő. 

Talán sokak azonosulni tudnak az állítással, miszerint a napok hatékony tervezése és menedzselése gyakran nem megy zökkenőmentesen, a szakértő szerint azonban nem létezik általánosan bevethető recept, mindenkinek a saját rendszerét kell kialakítania. „Univerzális szabályok nincsenek, vagyis kizárólag a gyakorlatban dől el, számunkra mely időgazdálkodási módszerek válnak be, és melyek nem. Próbálgatnunk kell a nekünk megtetsző metódusokat, és az se riasszon vissza minket, ha épp kudarcot vallunk, hiszen így is közelebb kerülünk a hozzánk illő megoldásokhoz. Amikor tehát úgy érezzük, nincs időnk valamire, amit nagyon szeretnénk, kezdjünk el kísérletezni új szokások kialakításával, folyamatoptimalizálással, hagyjunk fel a multitaskinggal, és még megannyi lehetőség nyitva áll előttünk, viszont azt is vegyük észre, ha a törekvéseink ellenére sem sikerül megtalálnunk a hiányzó órákat, ez ugyanis annak a jele, hogy túltervezzük a napjainkat.

Kövessük a szakember útmutatását: ismerjük meg önmagunkat, a saját szükségleteinket, a körülöttünk élők igényeit, a szokásainkat, a számunkra fontos kereteket, és ezekhez igazodva szabjuk magunkra a havi, heti és napi terveinket. Ha azonban újra és újra akadályokba ütközünk, mert a munkánk, a váratlan kérések és a rendszeres túlórák keresztül húzzák az időbeosztásunkat, ne habozzunk váltani! Keressünk személyes prioritásainknak megfelelően a folyamatosan frissülő hirdetések között, gondolkodhatunk akár részmunkaidős állásban vagy távmunkában is. Legyünk naprakészek, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is!

 

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, munkaidő, időbeosztás, tervezés, önismeret 

További cikkek a karrierépítésről