Időbeosztás felsőfokon

Bár már csütörtök van, sokan csak ilyenkor döbbennek rá, hogy úgy szaladt el három napjuk, hogy szinte semmit nem csináltak. A felismeréssel együtt jellemzően a belső feszültség is nő, és valamiféle átgondolt stratégia helyett a kapkodás lép életbe. Talán akadnak olyanok, akiknél ez beválik, ha azonban nem ebbe a táborba tartozunk, ajánlott mihamarabb felülvizsgálnunk időgazdálkodási technikáinkat, és bevezetnünk néhány új, valóban működő módszert. Ehhez hoztunk segítséget.

ABC-teszt

Ez a technika jó alapot ad az időmenedzsmenthez, mégpedig teendőink megfelelő rangsorolása által. Gyűjtsük össze valamennyi feladatunkat, és rendszerezzük őket a következők szerint:

• A – Ezek azok a fontos és/vagy sürgős teendők, amelyeket kizárólag mi tudunk elvégezni, mivel mi rendelkezünk a szükséges információkkal, tudással, kompetenciákkal.

• B – Ebbe a kategóriába azok a feladatok sorolandók, amelyek lényegesek, de nem igénylik feltétlenül a mi szakértelmünket, ezért konkrét utasítások mellett akár delegálhatóak is.

• C – Ide tartoznak a lényegtelennek minősíthető, de például adminisztratív szempontból nem elhagyható elintézendők, amelyeknek tág a határideje, és könnyedén átadhatóak másnak.

Bizonyos munkakörökben természetesen a feladatokat nem bízhatjuk egy kollégánkra, végighaladva a fentieken azonban könnyedén átláthatjuk, melyek a legfontosabb projektjeink, és melyek azok az akár rutinfeladatok, amelyekkel ráérünk később foglalkozni. Figyeljük meg azt is, melyik teendőre mennyi időt szánunk, gyakran ugyanis a lényegtelen apróságokra összességében több órát fordítunk, mint arra a néhány kulcsfeladatra, amely az eredményeinket hozza.

Néma óra

Egyes cégek már alkalmazzák az ún. zavartalan órát, amelynek lényege, hogy egy arra kijelölt hatvan perces (vagy esetenként hosszabb) idősávban kizárólag a feladatainkkal foglalkozunk, anélkül, hogy a figyelmünket egyszerre több dolog között kellene megosztanunk. Az elmélyült, koncentrált munka jegyében ilyenkor tilos a telefonálás, vagy a váratlan kérdések, kérések közlése a többiek felé. Ha a munkahelyünkre még nem gyűrűzött be ez a felfogás, vessük fel egy megbeszélésen munkatársainknak, vezetőnknek, heti 2-3 ilyen alkalmat javasolva. Amennyiben nem számíthatunk pozitív fogadtatásra, tehetünk egy egyéni próbát is: foglaljunk be a naptárban egy órát, hogy a többiek lássák, épp nem vagyunk elérhetőek, és némítsuk le a telefonunkat. Ha szükségesnek érezzük, egy hozzánk közel álló kollégánkat avassuk be, és kérjük meg, hogy halaszthatatlan esetben kezelje a hívásainkat. Meg fogunk lepődni, mennyi minden belefér hatvan percbe!

60-60-30 módszer

Aki jellemzően maga osztja be a teendőit, és ritkábban kell számolnia ad hoc feladatokkal, annál ez a technika igazi befutó lehet, mégpedig a nagyobb lélegzetvételű, több időt és nagyobb fókuszáltságot igénylő esetekben. Ha a figyelmünk könnyen elkalandozik, elsőre ugyan nehéznek tűnhet ez a módszer, de érdemes gyakorolnunk! A három lépés a következő:

• Dolgozzunk ötven percig, megszakítás nélkül. Vagyis lépjünk ki az e-mailfiókunkból, és állítsuk repülő üzemmódba a telefonunkat is. Amikor lejárt ez az idő, tartsunk tíz perc szünetet. Álljunk fel a számítógéptől, nyissuk ki az ablakot, nyújtózzunk ki és igyunk egy pohár vizet.

• Ismételjük meg a tevékeny blokkot.

• Majd következhet félórányi pihenés: ez lehet olvasás, séta, bármi, amivel kikapcsolhatunk, és felfrissíthetjük az agyunkat a fokozott igénybevétel után.

Nem kell megvárnunk a hétfőt, hogy javíthassunk produktivitásunkon! Találjuk meg a számunkra leginkább hasznos időgazdálkodási trükköt, és ha szükséges, csapat szinten is tehetünk javaslatot néhány újításra, de akár a főnökünkkel is érdemes egyeztetnünk, ha úgy érezzük, a ránk bízott feladatok mennyisége okozza az állandó túlórákat.  Amennyiben nem kapjuk meg a kellő támogatást a változtatáshoz, lehetséges, hogy a munkahelyváltás jelenti számunkra a megoldást. Számtalan friss lehetőség vár ránk, amelyek közül személyes preferenciáink szerint válogathatunk. Váljunk láthatóvá a munkaadók számára, frissítsük önéletrajzunkat, és töltsük fel ide. Legyünk naprakészek, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is.

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, munkaidő, időbeosztás, hatékonyság, eredmény