Az új kolléga elveszettnek érzi magát

Néhány közép- és nagyvállalatnál a szervezet új munkavállalói - akik lehetnek pályakezdők és magas vezetői munkakörben lévők egyaránt - találkozhatnak úgynevezett beilleszkedési programmal. A problémamentes beilleszkedés előfeltétele, hogy a cég alaposan felkészüljön az új munkatárs érkezésére. Ez nemcsak adminisztratív és munkaügyi feladatok elvégzését jelenti, hanem az adott munkakörre és az egyénre szabott beilleszkedési terv összeállítása is fontos szerepet kap.

A terv összeállítása nem a HR feladata, hanem a közvetlen felettesé, vezetőé, menedzseré vagy mentoré, aki szakmailag a leginkább kompetens az új munkaerő beillesztésében. A HR abban nyújthat támogatást a vezetőknek, hogy segít felismertetni a valós igényeket, rávilágít a beilleszkedés során felmerülő leggyakoribb nehézségekre, illetve vezetői pozíció esetén összehozza az új dolgozókat olyan külső szakemberekkel, business coachokkal, akik további hatékony segítséget adhatnak.

Mi szerepeljen a tervben?

A beilleszkedési tervben szerepelnie kell a munkaköri elvárásoknak, a követelményeknek, a feladatokhoz szükséges kompetenciáknak, de a vállalati kultúra sajátosságait, illetve a szervezetet vagy a csapatot is be kell mutatni benne. Első hallásra úgy tűnhet, hogy erre minden cég odafigyel az új munkatárs bevezetésekor, de sokszor mindez csak néhány mondatban hangzik el. Kutatások bizonyítják, hogy a humán tőkébe fektetett idő, energia és pénz többszörösen is megtérül. Ezért fontos, hogy a fejvadász és a vállalati HR-szakember a munkavállaló útját ne csak a kiválasztási folyamat során kövesse nyomon, hanem a próbaideje alatt is.

A próbaidő alatt az új munkatársak olyan új helyzetekbe kerülhetnek, amelyekbe addig még nem volt alkalmuk. Sok esetben ezekkel a helyzetekkel nagyon nehezen, vagy egyáltalán nem tudtak megbirkózni külső segítség nélkül. A beilleszkedést segítő módszerek között több trend is napvilágot látott már az évek során. Pár évvel ezelőtt a tanácsadáson, később a beilleszkedési tréningen volt a hangsúly, manapság pedig egyre inkább terjed a business coaching, azaz az üzleti edzés módszere.

Edzővel könnyebb

A munkavállalónak belül "át kell alakulnia", új hozzáállást kell kialakítania. Ahhoz, hogy az effajta alkalmazkodás helyes irányba indulhasson el, és mélyen beépülhessen, a tanácsadásnál eredményesebb módszernek bizonyult a coaching. Ez egyesíti az "on-the-job", vagyis a munkatárs konkrét munkavégzését az "off-the-job" módszerrel, ami a munkatárs képzését, fejlesztését jelenti. Így a munkavállaló úgy fejlődik, hogy közben saját munkahelyi példáit hozza be a folyamatba. Egyénre szabott, nem általános megoldásokra fókuszál, nem mások jól bevált praktikáira épít, hanem a coach segítségével egyedi, saját és működőképes mechanizmusokat fejleszt ki, és gyakorol.

A business coaching lényege a folyamatban részt vevő személy, vagyis coachee belülről fakadó változási igényének az edző által történő kísérése, támogatása. Az ügyfél a saját tempójában tud haladni, ezért a változás akkor következik be, amikor arra készen áll - így az eredmény is tartósabb. Az új megoldások készségszintre emelkednek, beépülnek a komfortzónába, rutinszerűvé válnak és nem felejtődnek el.

Az első három hónap

A legtöbb kiválasztott munkatársat először eltölti a megérdemelt büszkeség, amikor új állást kap, de rá tíz percre enyhe pánikba esik, hogy most mit is kell tennie. Az új munkahely, az új feladatok, az új elvárások és az új szerep megrémíti. Az első hetekben, csak sodródik a feladatokkal, átveszi elődjétől a még folyamatban levő ügyeket és rendszeres heti feladatokat, ezért nagy segítségére lehet egy jó business coach, aki segít látnia a fától az erdőt és az operatív feladatok helyett, mellett kellő időt és energiát fordít majd a hosszabbtávú kérdésekre is.

Az első három hónap - ami gyakran a próbaidő hosszával is egyezik - tele van előre nem tervezhető eseményekkel, ennek ellenére nagyon fontos, hogy gondolkodjunk el már jó előre azon, hosszú távon hogyan szeretnénk karrierpályánkat felépíteni. A sok váratlan esemény miatt ne várjunk el magunktól teljesen részletes órarendet, de legalább nagy vonalaiban jó, ha van egy kilencven napos tervünk. A tudatos tervezés mindenképp jobb, mintha valamiféle túlélési játszmának tekintenénk ezt az időszakot.

Bizalom, kommunikáció, tervezés

Abban, hogy az új kolléga minél hamarabb és minél sikeresebben beilleszkedjen, jelentős szerepe, felelőssége van a vezetőnek és önmagának is. Nincsenek ugyan általánosan érvényes receptek, hiszen mindenki egyedi igényekkel, készségekkel, képességekkel és lehetőségekkel rendelkezik. Ha a cég egyedi vállalati kultúráját is tekintjük, érdemes néhány fontos dologra odafigyelni, mely megkönnyítheti a munkaadók feladatát.

1. Bizalom kiépítése.
Kissé talán elcsépelten hangzik, de a bizalom mindennek az alapja. Ha az új kolléga olyan környezetbe érkezik, ahol mind a vezetők, mind a munkatársak, mind a beosztottak részéről is megelőlegezett elfogadást és támogatást érez, akkor ez automatikusan bizalom kiépülését váltja ki a legtöbb emberből. Érdemes a program részeként kidolgozni erre egy mechanizmust, és a szervezet munkatársait is felkészíteni az új kolléga érkezésére.

2. Tiszta, egyértelmű kommunikáció.
A bizalomépítő beszélgetést tisztázó beszélgetéssel érdemes folytatni, ahol a közvetlen felettes és az új munkatárs is megoszthatja a másikkal, hogy mit miért tesz, egyes cselekvései, megszokott frázisai mit jelentenek, és mik azok a hosszú idő alatt kialakult megszokásai, amelyek jellemzik a mindennapjait. Erre azért van szükség, hogy a másik számára idegen rutin ne adjon okot félreértésre, ne vonják el a figyelmet és az energiát a fontos feladatoktól.

3. Bemutatási, körbevezetési terv.
Fontos előre megtervezni, hogy kik azok a kulcsszereplők a szervezetben, akikkel már a próbaidő alatt együtt fog működni az új kolléga, akikkel a személyes találkozás mindenképpen szükséges. Idő- és költséghatékonyság szempontjából érdemes ezeket a munkatársakat is felkészíteni a bemutatásra, és előre megbeszélni velük egy fix időpontot. Így mindenki előre tervezhet, nincs feleslegesen kieső idő, és a munka sem áll meg. Esetleg egy csoportos találkozót is lehet szervezni.

4. A szervezet kulcsértékei.
Az új munkatárs valószínűleg minimális információval rendelkezik a cég küldetéséről, missziójáról, céljairól, így a szervezet kulcsértékei sem ismertek a számára. Amennyiben létezik olyan kézikönyv, mely ezeket tartalmazza, akkor érdemes azt mielőbb az új kolléga rendelkezésére bocsátani. Ha ilyen nem létezik, akkor minél hamarabb érdemes készíteni egyet.

5. Szabályzatban nem szereplő, ám fontos tudnivalók.
A szabályzatok irányadók, ám nem minden esetben tartalmazzák a legfontosabb információkat. Itt azokra a mindennapi jelenségekre kell gondolni, amelyek nem hivatalos módon láttak napvilágot, viszont az idő során beépültek a szervezetbe és meghatározzák annak működését. Ilyen például, ha a kis csoportok minden egyes névnapot megünnepelnek, és a hölgyek virágot, az urak pedig egy üveg bort kapnak, de ugyanígy az is lehet bevett szokás, hogy névnapot tilos munkahelyen munkaidőben ünnepelni.

6. Próbaidős teljesítményterv.
A vezető előre határozza meg, hogy az első kilencven nap alatt konkrétan milyen teljesítményt és milyen eredményeket vár el az új kollégától, és ezt egyértelműen tisztázzák. Nemcsak az elvárásokról kell ilyenkor beszélni, hanem a teljesítmény méréséről is.

7. Visszacsatolás tisztázása.
Nagyon fontos a próbaidő alatt és a végén is a visszajelzés adása. Ha a vezető magától ezt nem teszi meg, akkor az új kollégának kell kérni. Ezzel a felek egyértelműbben tudnak kommunikálni, és képesek lesznek a kitűzött cél irányába haladni.

8. Számonkérés módja.
A vezetőnek érdemes kidolgoznia a számonkérés módját, értékeket rendelni az elvárásokhoz, határidőket szabni, azokat ellenőrizni és betartatni. Amennyiben ez hiányzik, úgy az új munkatárs valószínűleg az addig megszokott rutinjai szerint fog teljesíteni, ami nem minden esetben értékelhető ugyanúgy az új szervezetnél. Érdemes elkerülni az ilyen jellegű félreértést. Sokkal jobb lesz az új kolléga teljesítménye, ha nem aggódik, nem tartják bizonytalanságban.

Nincs kőbe vésve

A Business Coach Akadémia hallgatója Bölcskei Mónika, a Be Wise HR Tanácsadó ügyvezetője és Komócsin Laura, az International Coach Federation magyar tagozatának elnöke elmondták, hogy a beilleszkedési coachingnak nincs kőbe vésett menete, nincs kötelező eleme.

A folyamat során meg kell határozni a konkrét mérhető célokat, szükség van feladatokra, amelyek segítségével a coachee, vagyis a munkatárs először biztonságos környezetben, majd éles helyzetben is kipróbálhatja az új megoldásoka. A folyamatot megfelelő módon le is kell zárni. A coachok azt javasolják, hogy érdemes az utolsó alkalom után egy közös megbeszélést szervezni az új munkatárs közvetlen felettesével és a beilleszkedési coaching kezdeményezőjével, aki leggyakoribb esetben a HR- vagy a cégvezető vagy a vezető.