A meetingek 3+1 aranyszabálya

Megint egy meeting – sóhajtanak fel sokan, amikor megnyitják az épp aktuális meghívót a naptárukban. A negatív érzések gyakran nem alaptalanok: a rendszeresen beidőzített céltalan megbeszélések rendkívül időpazarlóak. Összegyűjtöttük, hogyan válhatnak hatékonnyá, sőt akár érdekessé ezek az alkalmak. Lássuk, mire ajánlott odafigyelni!

1. Pontos tematika, időkeretbe helyezve

A legjellemzőbb hiba, amit a megbeszélések szervezői véteni szoktak, hogy nem határozzák meg pontosan az okot, amiért szükség van a közös ötletelésre, döntéshozatalra, mégis akár órákra is elhúzódik a program. Mindezt elkerülendő, érdemes egy átlátható programtervet kidolgozni, kiemelve a legfőbb témákat, de legfeljebb öt pontban maximalizálva azokat, hogy láthatóvá váljon a résztvevők számára, honnan hová szeretne eljutni a meeting vezetője, vagyis mi is a megbeszélés konkrét célja. Az áttekintés azért is hasznos elkészíteni, mert akár az is kiderülhet, hogy a téma nem kíván részletes megtárgyalást, vagy épp ellenkezőleg, a felvetések komolyabbak annál, minthogy egyetlen alkalommal mindenre sor kerüljön. És hogy a meetingnek egyszer vége is legyen, ajánlott az egyes blokkokat időben is meghatározni, így egyrészt mindenki számára tervezhető lesz az esemény, másrészt a hozzászólók is motiváltak lesznek, hogy mondandójukat röviden, lényegre törően foglalják össze.  

2. Az értékes felkészülés

A megbeszélés tematikáját legalább egy nappal az esemény előtt javasolt kiküldeni a meghívottaknak, de ha egy fontos döntés előkészítéséről, esetleg egy nagy tender megtárgyalásáról van szó, nem árt több időt is adni a felkészülésre. Ezzel függ szorosan össze a tény, miért is fulladnak gyakorta érdektelenségbe a spontán értekezletek: felborítják a napirendet, és a résztvevők bevonódása is jellemzően minimális ilyen esetekben. Amennyiben kézhez kaptuk az agendát, vegyük komolyan a felkészülést: azért kaptunk meghívást, mert számít a véleményünk, amit kizárólag akkor tudunk hitelesen képviselni, ha összegyűjtöttük a háttér-információkat, elkészítettük a szükséges kimutatást. Kölcsönös érdek, hogy minden érintett így tegyen, ily módon ugyanis jelentősen növelhető egy meeting hatékonysága.  

3. Rendhagyó forma

Azoknál a cégeknél, ahol a munkamenet gyakori megbeszéléseket kíván, javasolt újraértelmezni azok kivitelezését. Akár a tér, akár az idő tekintetében bevezethetők újítások, a gyakorlat megmutatja majd, mi válik be a legjobban. A klasszikus, asztalt körülülős formát érdemes megtartani a nagyobb lélegzetvételű, összegző vagy stratégiai jellegű értekezletekre, amikor azonban nincs szükség feltétlenül projektorra, laptopra, lazíthatóak a keretek. A rövidebb, nagyjából harminc perces villámegyeztetések élénkítően hathatnak a csapatra, különösen akkor, ha a helyszín is rendhagyó: téma függvényében a kert, a teakonyha, a kreatív sarok vagy épp a pihenőszoba is alkalmas lehet egy gyors ötletelésre, esetleg egy probléma megoldására. A változatosság jótékonyan hat a produktivitásra, a kreativitásra, és garantáltan megtöri a napi rutin is.  

+1 Kölcsönös tisztelet

Ahhoz, hogy a meetingek tényleges eredménnyel záruljanak, szükség van a résztvevők fegyelmére és aktivitására.  Érdemes tisztázni, mit is jelent ez: a megbeszélést mindig kezdjük pontosan, és ez igaz a befejezésre is. A késés rendkívül zavaró, ahogy az is, ha a mellettünk ülővel beszéljük meg a témával kapcsolatos gondolatainkat, esetleg a telefonunkat nyomkodjuk, vagy a bejövő hívások miatt többször is elhagyjuk a tárgyalót. Mivel a megbeszélések lényege a kölcsönös együttműködés és az akár eltérő nézőpontok összevetése, használjuk ki ezeket az alkalmakat. Lehetséges, hogy épp a mi ötletünk lesz a befutó, vagy olyan összefüggést látunk meg, amellyel szakmaiságunkat is igazolhatjuk, esetleg valami újat tanulunk, amit munkánk során mi is hasznosíthatunk

Gondoljuk át a fentieket, és használjuk jól a meetinget, mint eszközt. Amennyiben nincs még gyakorlatunk, hogyan is állítsuk össze a megfelelő tematikát, vagy nem tudjuk biztosan, ki is kompetens az adott kérdésekben, bátran kérjünk segítséget tapasztaltabb kollégáinktól! Ha pedig még keressük a hozzánk illő munkakört, frissítsük önéletrajzunkat, és töltsük fel ide, hogy a munkáltatók ránk találhassanak! Nézzünk szét a legfrissebb lehetőségek között, vagy keressünk személyre szabott beállításaink alapján. Legyünk naprakészek, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is.

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, karrier, meeting, együttműködés, hatékonyság