A céges levelezés 5 buktatója

Első számú tabu: a magánlevél

Vállalati, munkahelyi környezetben a céges e-mail cím használata során számolnunk kell azzal, hogy a levél tartalma, függetlenül a levélíró szándékától, képviseli a vállalatot - hívta fel a figyelmet lapunknak nyilatkozva Bódi Zoltán, a Kodolányi János Főiskola Kommunikáció és Médiatudományi Intézetének tanára.

Ügyeljünk arra, hogy magánjellegű tartalmakat ne küldjünk a céges címünkről, hiszen ez nemcsak a vállalatnak lehet kellemetlen adott esetben, hanem az e-mail küldőjének is - tette hozzá.

Az e-mail technológiájából adódik, hogy viszonylag könnyen láthatja a címzetten kívül más személy is, vállalati környezetben például a rendszer-adminisztrátor.

A munkahelyi e-mail használat mindig bizalmas és hivatalos, hiszen ha betartjuk azt a szabályt, hogy nem küldünk magánjellegű levelet céges e-mailről senkinek, (még a munkatársunknak sem), akkor minden ilyen levél céges, hivatalos ügy, és be kell tartanunk a vállalati kultúra hagyományait. Ez kiterjed az elfogadott megszólításformákra, a szakterülethez tartozó szakkifejezésekre, és pontosságra törekvő stílusra, formára is - emelte ki Bódi Zoltán.

Megszólítás: ,,formális" tegeződés

A szakember szerint célszerű arra is figyelni, hogy ha a munkahelyen kötetlen, laza, tegeződő megszólítási formákat használunk élőszóban, akkor ezt a levelezésben, különösen a megszólításban kezeljük formálisabban. Sok helyen bevált gyakorlat egy céges e-mail megszólításban a címzett titulusát vagy beosztását, majd a kötetlenebb, tegeződésre utaló keresztnévi megszólítást is használni, persze csak akkor, ha amúgy is tegeződő viszonyban vagyunk (pl. Tisztelt Igazgató Úr, kedves Laci!).

Bódi Zoltán arra is felhívta a figyelmet, hogy a megszólításban ne használjuk a "szia" és az ehhez hasonló kötetlen köszönésformákat, inkább törekedjünk a "tisztelt" és a "kedves" alakok használatára. Az elköszönés során pedig ha lehet, ne mindig az ,,üdvözlettel" fordulattal fejezzük be a levelünket. Minden esetben kerüljük az ,,üdv" és a ,,szép napot" fordulatokat is, mert visszatetsző és semmilyen szituációban nem mutat jól - hívta fel a figyelmet a szakember.

Veszélyes fegyver: a BCC

Az e-mail ügyfél programok technikai lehetőségeiből adódik, hogy nagyon könnyű egy levelet több címzettnek, az összes érintettnek egyszerre elküldeni, továbbítani, akár nyíltan akár rejtett módon.

A Reply, magyarul Válasz funkció egyszerűen a feladónak küldi vissza a válaszlevelet, ami világos, egyszerű és átlátható. Bódi Zoltán szerint a Reply to all, vagyis a Válasz mindenkinek funkció használatával már nagyon vigyázzunk, mert amennyire praktikus, annyira veszélyes is lehet.

Ha olyan levelet válaszolunk meg, amelynek több címzettje is van, akkor mielőtt a Válasz mindenkinek funkciót használva gyakorlatilag körlevelet küldünk mindenkinek, nézzük át a címzettek névsorát, hogy minden érintett benne van-e, illetve van-e a listában esetleg olyan címzett, akire nem tartozik a válaszunk.

Könnyen kellemetlen helyzetbe kerülhetünk, ha olyas valakivel is megosztunk egy információt a vállalaton belül, akire ez nem tartozik - figyelmeztet a szakértő.

Különösen a BCC, azaz Blind Carbon Copy, magyarul Titkos másolat használata során érdemes körültekintőnek lennünk. Jobb, etikusabb munkahelyi környezetben nincs funkciója a titkolózásnak, ám ne kergessünk illúziókat.

,,Tapasztalatom szerint nagyon általános az a helyzet, amikor két beosztott vitázik egymással e-mailben, és minderről az egyik vagy mindkét vitázó fél titkosan tájékoztatja a főnököt." - számolt be Bódi Zoltán.

Vállalati listák: ,,konzervatív küldés, liberális fogadás"

Györffy Kinga retorikai szakértő szerint különösen fontos, hogy tisztában legyünk a vállalati listák sajátosságaival és az ezekhez kapcsolódó szabályokkal.
A szakember szerint a vállalati listák használata során érdemes az alábbiakról meggyőződni:

- ismerjük a listát, amelyre küldjük az e-mailt,

- lévén, hogy többen/sokan olvassák az e-mailt, nagyon fontoljuk meg, hogy mit írunk (csak azt, amit egy levelezőlapra is írnánk!),

- ha az üzenet a lista valamely tagjához kiemelten szól, őt tegyük be külön cc-be,

- ne keveredjünk flame war-ba: azaz ne írjunk indulatos, heves leveleket (még akkor sem, ha provokálnak), és ne válaszoljunk rájuk. Az ilyen levelekre; az ökölszabály: "legyünk konzervatívak a küldésben, és liberálisak a fogadásban"

- ne küldjünk automata üzeneteket listákra (több vállalatnál nem is lehet ilyeneket küldeni)

- a subject-sor, sok helyen, valamilyen osztályozó információt tartalmaz -- ha ez hiányzik, akkor előfordulhat, hogy pont azokhoz az emberekhez nem jut el az üzenet, akiknek szánjuk.

- ha továbbküldünk (forward) egy üzenetet, ne változtassunk rajta (például a szóhasználaton)

"Cuki" levelek tiltólistán

A vállalati környezet eleve hivatalos és bizalmas, tehát elvárható, hogy ezzel a retorikai alaphelyzettel mindenki tisztában legyen.

Bódi Zoltán nyelvész szerint nem számít túlzott keménykedésnek, ha a főnök megtiltja, hogy a vállalati levelezést rendszeresen édi, cuki és jópofi levelek küldésére használjuk.

Ha valakinek számítunk a kiemelt bizalmára, akkor ezt írjuk bele a levélbe, kérjük meg rá, hogy kezelje ezt a levelet különösen bizalmasan és véletlenül se küldje tovább másoknak - tanácsolja a szakértő. Ha így teszünk, akkor pusztán reménykedhetünk abban, hogy kérésünk meghallgatásra talál, biztosak sohasem lehetünk ebben - tette hozzá.

Sose felejtsük el, hogy egy e-mail, különösen egy vállalati e-mail mindig megmarad, írásos és digitális jellegénél fogva könnyen archiválható és továbbítható másoknak, akik illetékesek vagy érintettek az ügyben. Mindebből az következik, hogy a céges levelezés során érdemes nagyon óvatosnak lenni, sosem lehet tudni ugyanis, hogy egy ártatlan ügyről szóló levelünk melyik főnöknél fog kikötni, nem is beszélve a nagyobb horderejű ügyekről - hívja fel figyelmünket Bódi Zoltán.

Készítette: Fogas Krisztina